Zadania, które powinieneś znać, niezależnie od kariery

Pracodawcy zakładają, że osoby, które zatrudniają, wiedzą, jak wykonywać określone zadania. Na przykład twój szef oczekuje, że będziesz wiedział, jak napisać profesjonalny e-mail i poprawnie odebrać telefon. Zadania te są dość proste, ale inne są nieco bardziej skomplikowane - na przykład przepraszanie za pomyłkę. Nie wszyscy wiedzą, jak to zrobić. Oto osiem zadań, niektóre proste, a inne nie, które każdy musi opanować:

1. Wysyłanie profesjonalnego e-maila: Jeśli masz mniej niż 30 lat, bardzo prawdopodobne jest, że używasz poczty e-mail od czasu, gdy wiesz, jak pisać. To, czego możesz nie wiedzieć, to duża różnica między wysyłaniem wiadomości e-mail do znajomych i korzystaniem z tego medium do korespondencji związanej z pracą. Pisząc do znajomych, możesz pisać małymi literami, używać slangu i skrótów, a może nawet pomijać błędy ortograficzne i złą gramatykę. Kontrastuj z profesjonalnym adresem e-mail, gdzie te same rzeczy należą do „not nots”, na które powinieneś zwracać uwagę, gdy korespondujesz ze współpracownikami, szefem lub klientami.

1. Pisanie notatki lub listu służbowego: Trudno sobie wyobrazić wysyłanie papierowej kopii notatki lub listu zamiast e-maila, ale może się zdarzyć. W przypadku gdyby tak się stało, powinieneś wiedzieć, jak to zrobić poprawnie.
2. Odbieranie telefonu i wykonywanie połączeń telefonicznych: Tworzyłeś i odbierałeś telefony przez całe życie. Oczywiście wiesz, jak wykonać to bardzo proste zadanie: podnosisz słuchawkę i witasz się (lub w przypadku połączenia telefonicznego pytasz o osobę, z którą chcesz rozmawiać). To jest dobre dla osobistych połączeń telefonicznych, ale nie dla połączeń biznesowych. Kiedy odbierasz połączenie, zawsze identyfikuj się i podaj nazwę swojego działu lub firmy. Podaj swoje imię osobie, która odbiera telefon, gdy jesteś dzwoniącym, a następnie powiedz mu, do kogo próbujesz dotrzeć.

1. Wprowadzanie prezentacji: Kiedy spotykasz kogoś nowego, grzecznie jest przedstawić się mu. Dobrze jest również wprowadzać ludzi do siebie. W sytuacji związanej z pracą zawsze najlepiej jest używać imion i nazwisk. Na przykład powiedz „Hello. I'm Mary Smith”, gdy spotykasz kogoś po raz pierwszy. Możesz to zrobić również wtedy, gdy natkniesz się na kogoś, kogo spotkałeś wcześniej, ale którego imienia nie pamiętasz. W takim przypadku możesz dodać „Wiem, że spotkaliśmy się wcześniej, ale obawiam się, że zapomniałem twojego imienia”. Są szanse, że oni też nie pamiętają twojego! Przedstawiając innych, powiedzmy na przykład: „John Jones, chciałbym, żebyś poznał Petera Smitha”.

1. Protokół na spotkaniu: Wiele zawodów wymaga uczestniczenia w spotkaniach, przynajmniej od czasu do czasu. Często wymagane jest przechowywanie zapisów, zwanych protokołami, z tych spotkań. W pewnym momencie osoba prowadząca spotkanie może poprosić o przyjęcie tych minut. Robiąc to, musisz nagrać nazwiska obecnych uczestników i uważnie robić notatki podsumowujące wszystko, co dyskutują. Będziesz także musiał wpisać minuty po spotkaniu.
2. Pisanie listy „Do zrobienia”: Często lub sporadycznie może być konieczne żonglowanie wieloma zadaniami. Najlepszym sposobem śledzenia wszystkich z nich jest prowadzenie listy „do zrobienia”. Zapisz wszystkie zadania, za które jesteś odpowiedzialny, ustalając priorytety według terminów. Niezależnie od tego, czy korzystasz z aplikacji telefonicznej, oprogramowania komputerowego czy kartki papieru, upewnij się, że możesz je wyrejestrować lub skreślić w miarę ich wypełniania. Zwróć również uwagę na datę. Nie usuwaj elementów, ponieważ chcesz mieć możliwość śledzenia tych, które ukończyłeś.

1. Przepraszam za błąd: Aby przeprosić za błąd, musisz przyznać, że go popełniłeś. To trudna rzecz, ale jest konieczna. Konieczne jest, abyś działał szybko - jak tylko zdasz sobie sprawę z błędu, porozmawiaj ze swoim szefem lub kimkolwiek, kto to zrobi. Staraj się mieć plan, aby poprawić błąd.
2. Dzwonienie w chorobie: Nikt nie lubi zachorować, ale nawet bardziej, większość ludzi nienawidzi dzwonienia do pracy. Niepewny rynek pracy doprowadził nas do przekonania, że ​​nasza obecność w biurze (lub gdziekolwiek jest to miejsce pracy) ma ogromne znaczenie. Chociaż prawdą jest, że nie powinieneś niepotrzebnie brać dni chorobowych, powinieneś unikać infekowania swoich współpracowników. Zostań w domu, jeśli masz coś, co mogą złapać! Pamiętaj, aby postępować zgodnie z procedurami powiadamiania pracodawcy.