Know How, Why i When to Document Employee Performance

W świecie zasobów ludzkich i zatrudnienia dokumentacja dotycząca wydajności pracownika może spowodować lub złamać twoją zdolność do dyscyplinowania, rozwiązywania lub uczciwego promowania, nagradzania i rozpoznawania pracowników.

Dokumentacja jest niezbędna dla menedżerów i pracowników działu kadr, ponieważ musisz podjąć poważne wysiłki, aby zarejestrować wszystkie wydarzenia w historii zatrudnienia swoich pracowników - zarówno pozytywne, jak i negatywne przypadki wydajności.

Oto wszystko, co menedżerowie i pracownicy działu kadr muszą dokładnie dokumentować wydajność pracowników.

Dlaczego warto dokumentować wydajność pracowników

• Dokumentacja stanowi dowód, że problemy z wydajnością zostały omówione z pracownikiem w sposób terminowy i zwięzły.
• Dokumentacja zawiera historię poprawy lub niepowodzenia pracownika w poprawie wydajności w czasie. Jest to chronologiczny i precyzyjny opis działań pracownika, działań menedżera i zdarzeń w miarę ich występowania.
• Dokumentacja dostarcza dowodów, które wspierają decyzje kierownictwa o podjęciu niekorzystnych działań, takich jak dyscyplina lub rozwiązanie umowy z pracownikiem.
• Dokumentacja stanowi dowód na to, że pracownik zasługuje na dostępną promocję lub szansę na innych pracowników, którzy również są uprawnieni.

• Dokumentacja zawiera dowody uzasadniające podwyżki, obniżki lub dlaczego pracownik nie otrzymał podwyżki.
• W przypadku pozwu pełna i dokładna dokumentacja chroni interesy pracodawcy. Dokumentacja może wspierać działania kierownictwa w rozwiązaniu nieudanego pracownika. Może również udowodnić, że pracownik został rozwiązany z powodów legalnych w przeciwieństwie do innych, takich jak nielegalna dyskryminacja.

Co dokumentować

Menedżerowie muszą udokumentować wydajność pracowników, zarówno pozytywny wkład, jak i niepowodzenia wydajności. Muszą dokładnie udokumentować, co zrobił i powiedział pracownik oraz co zrobił i co powiedział menedżer w trakcie spotkania lub rozmowy.

Musisz udokumentować wszelkie umowy zawarte w trakcie rozmowy, wyznaczone cele, wymagane i oczekiwane ulepszenia oraz harmonogram poprawy. Dokumentacja powinna również zawierać zobowiązania, które kierownik podejmuje w celu pomocy pracownikowi.

Jak dokumentować

Dokumentacja powinna być napisana podczas lub bezpośrednio po spotkaniu lub rozmowie z pracownikiem. W żadnym momencie nie możesz pominąć zapisywania rozmowy w dniu, w którym rzeczywiście miała miejsce. Czekanie na później wpływa na jakość dokumentacji, ponieważ opiera się na pamięci.

Jednym z najgorszych błędów popełnianych przez menedżerów jest przekonanie, że w razie potrzeby mogą zrekonstruować historię poradnictwa pracowniczego. Żaden pracownik działu HR, który ma doświadczenie w zakresie przyzwoitej, aktualnej dokumentacji, nigdy nie zostanie oszukany przez zrekonstruowany rekord. Menedżerowie, którzy rekonstruują z pamięci, niosą ze sobą niepotrzebne i niedopuszczalne ryzyko dla swojej firmy, ponieważ wymyślona historia nie wytrzyma potencjalnego procesu.

Potrzebujesz dokumentacji, aby wyglądała profesjonalnie, schludnie i zorganizowanie. Napisz dokumentację, jakbyś mówił o historii osobie trzeciej. Nigdy nie wiadomo, kto pewnego dnia może przeczytać twoją dokumentację, więc upewnij się, że odzwierciedla to Twój profesjonalizm. (Tył serwetki, koperty lub karteczki nie kwalifikuje się jako profesjonalna dokumentacja).

Twoja dokumentacja powinna zostać przekazana nowemu kierownikowi pracownika, jeśli pracownik otrzyma nową pracę - lub zrobisz to - w swojej organizacji. Dla twojej pamięci i aby poinformować nowego menedżera pracownika, musisz umieścić imię i nazwisko pracownika, swoje imię i nazwisko oraz pełną datę na każdym dokumencie.

Napisz dokumentację, która jest rzeczowa, uczciwa, legalna, obiektywna, kompletna i spójna. Unikaj opinii (Mike jest niechlujny. Alicja jest leniwa. Tom kłamał mi.), Nazwanie, redagowanie (John jest palantem. Mark ma problem z postawą.) I etykietowanie (Mary jest nieodpowiedzialna. George nie jest zespołem gracz.).

Unikaj również interpretowania zachowania pracownika. (Marsha nie może lubić tego zadania. Paula wydaje się być nad głową.) Zminimalizuj użycie opisowych słów, takich jak przymiotniki i przysłówki (powoli, niechlujnie, nieszczęśliwy, nastrojowy, niegrzeczny). Podaj konkretne zachowanie i działania pracownika, a nie twoją opinię lub jego interpretację.

W dokumentacji niezbędny jest dokładny zapis rozmowy. Trzymaj się faktów i zapisz to, co powiedziałeś i co powiedział pracownik. Upewnij się, że twoja dokumentacja jest jednoznaczna, a fakty są proste. (W każdej potencjalnej sytuacji prawnej błędy w którymkolwiek z udokumentowanych wydarzeń powodują podejrzenie całej dokumentacji).

Na koniec udokumentuj wszelkie umowy, zobowiązania, terminy, niezbędne ulepszenia, punkty odprawy i inne szczegóły, które mogą zniknąć z pamięci. Upewnij się, że ustawiłeś datę i godzinę terminów i terminów, aby nie doszło do nieporozumienia.

Zapoznaj się z polityką dokumentacyjną działu kadr, która powie Ci, jaka dokumentacja wymaga umieszczenia w aktach personalnych pracownika. Z pewnością należy uwzględnić wszelką dokumentację działań dyscyplinarnych.

Gdzie dokumentować i przechowywać

Ponieważ dokumentacja dotycząca pracowników jest poufna i prywatna dla pracownika, należy zadbać o to, aby wszelka dokumentacja pozostała poufna dla menedżera, HR i potencjalnie następnego kierownika pracownika. Dlatego nie zaleca się umieszczania dokumentacji na dysku z udostępnionym komputerem. Odręczna dokumentacja i wydrukowana dokumentacja menedżera najlepiej przechowywać w zamkniętym magazynie.

Jeśli zastosujesz się do tych wytycznych, kiedy udasz się do HR, aby poprosić o pomoc w dyscyplinowaniu, rozwiązaniu lub przeniesieniu pracownika do pracy o lepszym potencjalnym dopasowaniu, HR pomoże Ci rozwiązać problem lub poprawić sytuację. Gdy HR powie Ci, aby udokumentować, udokumentować, udokumentować lub nie może ci pomóc; będziesz miał wszystkie swoje bazy pokryte.

Zrzeczenie się: Należy pamiętać, że podane informacje, choć autorytatywne, nie są gwarantowane pod względem dokładności i legalności. Strona jest czytana przez światową publiczność, a przepisy i regulacje dotyczące zatrudnienia różnią się w zależności od stanu i kraju. Poszukaj pomocy prawnej lub pomocy ze strony państwowych, federalnych lub międzynarodowych zasobów rządowych, aby upewnić się, że Twoja interpretacja prawna i decyzje są poprawne dla Twojej lokalizacji. Informacje te służą jako wskazówki, pomysły i pomoc.