Jakie są koszty podróży płacone przez pracodawców?

Koszty podróży to wydatki, które pracownik ponosi podczas podróży służbowej. Działalność firmy może obejmować na przykład konferencje, wystawy, spotkania biznesowe, spotkania z klientami i klientami, targi pracy, szkolenia i zaproszenia do sprzedaży.

Wydatki mogą obejmować zakwaterowanie, zwrot kosztów za przejazd samochodem osobowym, loty, transport naziemny, porady dla dzwoniących, posiłki, porady dla kelnerów, obsługę pokoju i inne koszty dodatkowe, których pracownik może doświadczyć podczas podróży.

Wydatki, które organizacja zwróci, znajdują się w polityce firmy dotyczącej podróży służbowych. Zapoznaj się z polityką firmy, ponieważ wydatki, tak różne, jak pralnia chemiczna i członkostwo w siłowni, mogą być pokrywane przez pracowników podczas dłuższych podróży oprócz oczekiwanych kosztów podróży, zakwaterowania i posiłków.

Wydatki na podróże dla pracowników w związku z długoterminowymi zadaniami

Korzystając z długoterminowych obiektów mieszkaniowych dla podróżujących pracowników, wielu pracodawców zapewnia również rodzinie pracownika możliwość odwiedzenia, gdy pracownik dużo podróżuje w interesach dla swojego pracodawcy. Kiedy pracownik jest tymczasowo przydzielany do innej lokalizacji firmy, pracodawcy czasami płacą za wizytę rodziny pracownika w określonych odstępach czasu.

Pracodawcy starają się zapewnić opcje wartości dla pracowników, którzy są poza domem i rodziną przez dłuższy czas. Musisz skorzystać z wszelkich przywilejów podróżniczych oferowanych przez pracodawcę, aby budować morale i poświęcenie pracowników.

Rozrywka dla klientów na konferencjach, w rozmowach handlowych i wizytach na miejscu jest kolejnym zwrotnym wydatkiem, ale znać zasady swojej firmy, więc nie przekroczysz limitów nałożonych na koszty rozrywki.

Poznaj także politykę swojej firmy w zakresie przyznawania kredytów lotniczych. To się zmienia. Niektóre firmy pozwalają pracownikom gromadzić mile podróży lotniczych, które mogą następnie wykorzystać do osobistych podróży rodzinnych. Inni gromadzą milę podróży, którą wykorzystują na pokrycie dodatkowych podróży służbowych pracowników. Ponownie, znajomość zasad firmy jest kluczowa.

Jak pracodawcy płacą za koszty podróży pracowników?

Zazwyczaj organizacje pokrywają koszty podróży pracowników na trzy sposoby.

Karty kredytowe firmy

Karty kredytowe wydawane są pracownikom, którzy muszą często podróżować w interesach. Pracownicy mogą pobierać większość wydatków, które ponoszą w podróży służbowej na kartę kredytową firmy. W przypadku zwrotu kosztów dodatkowych, takich jak napiwki i fast foody, pracownicy będą musieli wypełnić raport wydatków, gdy wrócą z podróży.

Karty opłat są wygodne dla pracowników, ponieważ nie muszą wpłacać gotówki na pokrycie kosztów działalności przed zwrotem kosztów. Poznaj wiedzę na temat polityki swojej firmy; nadal możesz potrzebować pokwitowań i innych dokumentów potwierdzających, nawet jeśli obciążasz te wydatki kartą kredytową.

Gotówkowy

Organizacje bez kart kredytowych firmy pracowniczej wymagają od pracowników wypełnienia raportu zwrotu kosztów dla każdego wydatku, gdy pracownik jest w drodze. Zwykle wymagają wpływów i pewnego poziomu uzasadnienia dla każdego wydatku.

Rzadko organizacja prosiłaby pracowników o zapłatę za przedmioty o dużych biletach, takie jak przelot i późniejsze zwrócenie się o zwrot kosztów. Firmowe zamówienie zakupu lub firmowa karta kredytowa zapłaci za duże wydatki z góry. Jednak pracownicy są często zobowiązani do zapłaty gotówki z własnej kieszeni na codzienne koszty podróży, które są następnie zwracane.

Dziennie

Dzienna dieta to dzienna porcja określonej kwoty pieniędzy, którą pracownik otrzymuje na pokrycie wszystkich wydatków. Pracownik jest odpowiedzialny za dokonywanie prawidłowych wyborów dotyczących kosztów podróży w ramach parametrów kwoty, którą jest codziennie przydzielany.

Niektóre firmy płacą bezpośrednio za transport i zakwaterowanie, ale dają pracownikom podróżującym dietę za wszystkie inne wydatki, w tym posiłki i transport naziemny. Wiadomo, że pracownicy ponoszą wydatki na utrzymanie dodatkowej gotówki z diet. Firmy na ogół na to pozwalają.

Wiedza na temat zasad dotyczących kosztów podróży pracowników jest odpowiedzialnością pracownika

Pracownicy, którzy podróżują w interesach, powinni być na bieżąco z zasadami podróży służbowych i pokrytymi kosztami w celu uzyskania zwrotu kosztów. Wydatki wykraczające poza zasady nie są zazwyczaj zwracane ani pokrywane.

Większość firm wymaga wpływów z wyjątkiem tych, które płacą dietę. Twoja firma prawdopodobnie ma również formę, której oczekują od pracowników do zwrotu kosztów podróży.

Aby pozostać na bieżąco z wydatkami zwrotnymi, pracownikom często podaje się termin, w którym muszą złożyć raport o wydatkach i włączyć odpowiednie rachunki. Dział finansowy będzie miał wytyczne, które pomogą mu pozostać na bieżąco.

Jeśli masz pytania dotyczące tego, co stanowi odpowiednie koszty podróży w Twojej organizacji, skontaktuj się z przełożonym i działem zasobów ludzkich. Nie chcesz wydawać pieniędzy i otrzymywać niespodzianki później.

Więcej związane z podróżami służbowymi i wydatkami pracowników

• 10 porad na temat obniżenia kosztów podróży służbowych
• Czy pracownicy powinni dzielić pokoje?