Jak zmniejszyć koszty podróży służbowych pracowników

Z pewnym współczuciem dla pracodawców, którzy próbują kontrolować koszty podróży, proszenie pracowników o udostępnianie pokoi nie jest, od czego zacząć - lub dokończyć.

Te pomysły są mniej stresujące i obraźliwe dla przeciętnego pracownika, który podróżuje w interesach dla swojego pracodawcy. Pracownicy to normalni ludzie, którzy chcą mieć trochę prywatności i dystansu wobec współpracowników podczas podróży służbowej, zwłaszcza jeśli spędzili dzień ze współpracownikami. Pracodawcy nie muszą prosić pracowników o udostępnianie pokoi.

Inne sposoby oszczędzania na kosztach podróży służbowych pracowników

• Wymagaj, aby pracownicy podróżowali tego samego dnia, gdy tylko jest to możliwe.
• Opracowanie i wdrożenie solidnej polityki podróży, która zawiera szczegółowe informacje na temat diet dziennych w różnych miejscach, preferowanych sieciach hoteli, w których pracodawca mógł ustalić stopę dyskontową, zwrotów kosztów i limitów, które wymagają podpisu menedżera z wyprzedzeniem, jeśli zostanie przekroczony.
• Trzymaj pracowników zgodnie z prawem określonym w polityce podróży bez uprzedniej zgody na wyjątki. Nie zwracaj kosztów, które nie były dozwolone przez politykę lub wyjątek.

• Renegocjuj lub negocjuj stawki korporacyjne z sieciami hotelowymi wspólnymi dla twoich miejsc docelowych. Szukaj hoteli, które oferują udogodnienia, takie jak bezpłatne śniadanie, bezpłatna godzina koktajlowa, popołudniowe przekąski i przekąski oraz lodówki i ekspresy do kawy w pokojach. Wymagaj od pracowników korzystania z tych hoteli i udogodnień, gdy są one dostępne.
• Podczas dokonywania rezerwacji korzystaj z tańszej sieci hoteli. Większość pracowników oddaje gwiazdę na prywatny pokój. Nie oczekuj niższych standardów w obszarach takich jak czystość i inne udogodnienia zapewniające komfort pracownikom z hoteli, które mają mniej gwiazdek. Okresowo przeprowadzaj ankiety wśród podróżujących pracowników, aby upewnić się, że wybrane lokalizacje spełniają ich potrzeby.

• Użyj spójnej usługi rezerwacji podróży, takiej jak American Express Global Business Travel, aby pomóc w kontrolowaniu kosztów. Pomogą Ci zaplanować, przyjąć zasady, zaoszczędzić koszty i ograniczyć wydatki pracowników. Nawet lokalne usługi turystyczne mogą pomóc Ci zaoszczędzić na podróżach służbowych, ale korzyścią dla firmy American Express jest ich zasięg krajowy i międzynarodowy oraz ich usługi online.
• Dokonaj ustaleń z jedną linią lotniczą, aby korzystać z ich usług, gdy tylko jest to możliwe, aby otrzymać rabat korporacyjny na każdy lot. Wymagaj od pracowników korzystania z usługi rezerwacji linii lotniczej, na przykład Southwest Airlines Corporate Travel. Pracodawcy mogą również oszczędzać, gdy samoloty są rezerwowane z dużym wyprzedzeniem.

• Spraw, aby pracownicy podejmujący decyzje dotyczące podróży w ostatniej chwili uzyskali autoryzację. W jednym przypadku w firmie klienta bilet lotniczy, który kosztowałby 300 USD, gdyby był zarezerwowany z kilkutygodniowym wyprzedzeniem, kosztował ponad 1200 USD, gdy pracownik dokonał rezerwacji na dwa dni przed imprezą. Powinno to mieć miejsce tylko w sytuacji awaryjnej, ponieważ większość biletów jest transferowalna, nawet jeśli nie podlegają zwrotowi.
• Zmniejsz koszty podróży w innych obszarach, takich jak posiłki i napoje alkoholowe i transport. Zmieniaj diety według lokalizacji. Nowy Jork jest na przykład drogi w porównaniu z Las Vegas. Mniejsze obszary poza kurortem są jeszcze bardziej przystępne. Zasady podróży powinny odzwierciedlać koszty, jakie będą ponosić pracownicy podczas podróży do różnych stanów i lokalizacji.

• Eksperymentuj z wirtualnymi spotkaniami, usługami takimi jak Skype dla firm i filmami. Choć początkowo niewygodne spotkania nieosobowe są nabytą umiejętnością. Pracownicy stają się bardziej komfortowi, gdy z czasem korzystają z tych usług. Seminaria internetowe dobrze sprawdzają się w różnego rodzaju szkoleniach, zwłaszcza seminariach, które umożliwiają uczestnictwo wielu pracownikom.
• Wymagaj od swoich pracowników korzystania z tańszych środków transportu publicznego i usług wahadłowych, gdy są one dostępne, a nie taksówek, zwłaszcza gdy pracownicy podróżują między lotniskami i hotelami. Większość dużych konferencji oferuje bezpłatny transfer między hotelami a centrum konferencyjnym. Mniejsze korzystanie z taksówek lub wymóg, aby pracownicy gromadzili się, aby zapłacić za taksówkę grupową, mogą zaoszczędzić dużo pieniędzy.

Zwracanie się do dorosłych pracowników o dokonywanie terminowych rezerwacji, wydatków budżetowych w podróżach służbowych i badanie możliwości innych niż podróżowanie na spotkania i szkolenia to właściwe podejście do usprawnienia kosztów podróży służbowych. Szanują pracowników.

Przynoszą korzyści pracodawcy, ponieważ pracownicy czują się szanowani i troszczą się o niego, co powoduje pozytywne morale. Utrzymują cykl pozytywnych relacji we właściwym kierunku.

A co z tanimi wycieczkami rodzinnymi?