Zwrot kosztów w przypadku podróży służbowych

Zwrot kosztów to metoda płacenia pracownikom z powrotem, gdy wydają własne pieniądze podczas pracy w firmie. Koszty te zwykle występują, gdy pracownik podróżuje w celach służbowych.

Koszty podróży mogą obejmować zakwaterowanie, loty, transport naziemny, porady dla dzwonów, posiłki i inne koszty dodatkowe, które pracownik może napotkać podczas podróży do pracy. Inne wydatki biznesowe mogą obejmować takie rzeczy, jak zabieranie klientów lub potencjalnych pracowników na lunch lub kolację, zakup niezbędnych książek lub innych materiałów edukacyjnych, które pokrywa pracodawca, lub koszty prowadzenia pojazdu.

Rodzaje wydatków, które organizacja zwróci, można znaleźć w polityce firmy dotyczącej podróży służbowych, rozrywki i ogólnych zwrotów kosztów w podręczniku pracownika. W niektórych przypadkach koszty takie jak pralnia chemiczna i członkostwo w siłowni podczas dłuższych podróży są pokrywane. Podczas gdy rozrywka dla klientów w podróżach służbowych jest wspólnym kosztem zwrotnym, większość firm ustala limity wydatków na żywność i rozrywkę.

Jak pracownicy płacą za wydatki

Przedsiębiorstwa coraz częściej powierzają pracownikom nisko- i średniozaawansowanym, którzy często podróżują za pomocą korporacyjnych kart kredytowych. Zamiast płacić za wydatki własnymi pieniędzmi, pracownicy pobierają wszystkie, oprócz kosztów dodatkowych, od firmy karty kredytowej.

Jest to wygodne podejście do zwrotu kosztów dla pracownika, ponieważ rachunki karty kredytowej dokumentują dokładne wydatki bez konieczności zapisywania przez pracownika wpływów i wypełniania raportów wydatków na podróże.

Inną metodą płacenia pracownikom za koszty podróży służbowych jest dieta. Dzienne diety to z góry ustalona dzienna dieta wypłacana pracownikom za wydatki poniesione podczas podróży służbowej. Wydatki te mogą dotyczyć zakwaterowania, posiłków, napiwków, taksówek i innych opłat za transport naziemny.

Wypełnianie raportu wydatków

Zarówno w przypadku korzystania z karty kredytowej firmy, jak i płacenia gotówki, pracownicy będą prawdopodobnie musieli wypełnić raport zwrotu kosztów po powrocie z podróży. Dzięki firmowej karcie kredytowej będą musieli wyjaśnić mniej niż oczywiste opłaty, które pojawiają się na rachunku karty kredytowej (np. Posiłek późno w nocy). Będą również obciążać firmę dodatkowymi kosztami, które zapłacili własnymi pieniędzmi lub kartą kredytową.

Gdy pracownik wypłaca gotówkę, będzie musiał wymienić, a czasami uzasadnić, każdy wydatek, za który żąda się zwrotu. Większość firm ustala datę, do której należy przedłożyć raporty dotyczące zwrotu kosztów, a wszystkie wydatki są weryfikowane przez księgowość, podobnie jak oświadczenia wydane przez wystawcę karty kredytowej. Wszelkie nieuzasadnione wydatki lub te, które zostały wyłączone przez politykę firmy, nie podlegają zwrotowi - powodując problemy dla pracownika.

Niezwykłe sytuacje

Załóżmy, że przedstawiciel handlowy zabiera ze sobą zwierzaka na wycieczkę i pobiera opłatę za zwierzęta domowe na kartę kredytową firmy, twierdząc, że hotel nie wyodrębniłby opłaty i planowali zwrot kosztów firmie.

Czy to nadużycie funduszy firmowych? Tak wydaje się. Czy to w formie pisemnej, czy nie, jest to całkiem jasne, użycie firmowej karty kredytowej jest wykorzystywane wyłącznie na wydatki firmy. W niektórych przypadkach osobiste wykorzystanie korporacji może skutkować rozwiązaniem umowy. Jednak oto, co musisz wziąć pod uwagę. Czy pracownik poszedł do księgowości i wyjaśnił problem, że hotel nie był w stanie rozdzielić opłat domowych? Czy też pracownik został złapany przez dokładną analizę wydatków na księgowość?

Inną kwestią jest to, czy firma w przeszłości otrzymała od innych pracowników zwrot podobnych kosztów? Jeśli tak, postępowanie dyscyplinarne nie jest w porządku. Jeśli jednak polityka firmy wyraźnie określa, że ​​określony wydatek nie jest dozwolony, a pracownik zostaje złapany (nie wprost), HR powinien podjąć jakieś poważne działania dyscyplinarne. Nie każda sytuacja jest jednoznaczna. Czasami musisz zapytać i zrobić trochę kopania przed podjęciem działania.