Zwrot kosztów dla pracowników

Zwrot pracowników za korzystanie z własnego samochodu będzie się nieco różnić w zależności od pracodawcy i sektora, ale większość organizacji wynagradza pracownikom mniej więcej standardową stawkę za przebieg ustaloną przez IRS lub stawkę zwrotu kosztów pojazdu należącego do osób prywatnych. Stawka jest ustalana co roku przez General Services Administration (GSA) na podstawie badań przeprowadzonych przez niezależną firmę konsultingową w zakresie bieżących kosztów użytkowania pojazdu.

W 2019 r. Standardowa stawka za przebieg wynosi stawkę 58 centów za przejechaną milę, w porównaniu z 54,5 centa za 2018 r. Ta stała stawka standardowa obejmuje koszt ubezpieczenia, rejestracji, gazu, ropy i konserwacji. Dla kogoś, kto dużo prowadzi do pracy, może to skutkować znacznym odliczeniem.

Stawki zwrotu kosztów firmy

Większość pracodawców zwraca koszty według stawki IRS lub GSA, ponieważ mogą odliczyć do tej kwoty jako koszt złożenia zeznania podatkowego od osób prawnych, chociaż istnieją inne złożone formuły podatkowe, z których mogą korzystać pracodawcy. Gdy wykwalifikowani pracownicy są trudni do znalezienia podczas ekspansji ekonomicznej, pracodawcy są bardziej skłonni do zapewnienia konkurencyjnych stawek zwrotu.

Internal Revenue Service wymaga, aby płatności refundacji były dokonywane oddzielnie od wynagrodzenia, bez potrącania podatków. Niektórzy pracodawcy będą zatem przetwarzać płatności wydatków za pośrednictwem systemu płatnych rachunków, aby utrzymać je oddzielnie od listy płac i utrzymać zgodność z przepisami IRS.

Jeśli Twój pracodawca zwraca koszty w wysokości lub zbliżonej do stawki GSA lub IRS, możesz mieć pewność, że otrzymujesz uczciwą umowę.

Zwrot pracowników rządowych

Pracownicy rządowi zawsze otrzymają zwrot dokładnie według stawki GSA, jeśli korzystanie z prywatnego samochodu jest dozwolone lub gdy nie jest dostępny żaden rządowy pojazd.

Wymogi dotyczące zwrotu kosztów w samochodach

Musisz podać dziennik przebiegu, potwierdzenia odbioru gazu i dokumentację każdego innego dopuszczalnego pokwitowania wydatków związanego z Twoim samochodem. Bez szczegółowych zapisów raport wydatków może zostać odrzucony. Lub, co gorsza, twój pracodawca może potencjalnie podjąć działania dyscyplinarne, jeśli uzna, że ​​twoje roszczenie może być nieuczciwe. Wielu pracodawców wymaga jednoczesnego prowadzenia dokumentacji, podobnie jak IRS. Nie próbuj oszacować swojego przebiegu, ponieważ może to naruszać zasady Twojego pracodawcy.

Trzymanie pióra i papieru w samochodzie to jedna metoda, choć nudna; lepszym wyborem jest aplikacja do śledzenia przebiegu, która automatycznie śledzi Twoje podróże w jednoczesnym dzienniku, który można wydrukować lub pobrać. Jest to skuteczny sposób śledzenia przebiegu, punktów początkowych i końcowych oraz celu biznesowego, w jakim dysk ma zostać uwzględniony w raporcie wydatków.

Inne sposoby Pracodawcy wynagradzają pracowników za wydatki samochodowe

Według Towarzystwa Zarządzania Zasobami Ludzkimi są to wspólne alternatywy dla zwrotu kosztów, ponieważ pracodawcy mogą wypłacić pracownikom koszty prowadzenia działalności gospodarczej:

Dodatek na samochód płaski.Pracodawcy zapewniają pracownikom ulgę na samochód w wysokości 400 USD miesięcznie na pokrycie kosztów paliwa, zużycia, opon i innych.

Programy FAVR.Pracodawcy zwracają pracownikom program refundacji o stałej i zmiennej stopie procentowej (FAVR), w ramach którego pracownicy otrzymują zwrot kosztów stałych (takich jak ubezpieczenie, podatki i opłaty rejestracyjne) oraz zmienne wydatki na pojazdy (takie jak paliwo i konserwacja). Zwroty są wolne od podatku dla pracowników, jeśli spełnione są określone wymogi dotyczące rozliczania wydatków.

Konsekwencje podatkowe dla zwrotów za przebieg

Zwroty za przebieg są uważane przez pracodawców za wolne od podatku, o ile są udokumentowane i nie przekraczają rzeczywistych wydatków. Jednak pracodawca nie może bezpośrednio zapłacić za koszty operacyjne, takie jak naprawy lub konserwacja samochodu, bez konsekwencji podatkowych. Inne wydatki, takie jak opłaty za przejazd bezpośrednio związane z transportem biznesowym, mogą zostać zwrócone bez opodatkowania, pod warunkiem posiadania paragonów.

Niektórzy pracodawcy zapewniają miesięczny dodatek na wydatki związane z samochodami. Jeśli pracownicy są zobowiązani do dostarczania ewidencji wydatków, będą opodatkowani tylko za każdą otrzymaną kwotę przekraczającą zarejestrowane wydatki. Jeśli pracodawcy nie wymagają dokumentacji, zasiłek może podlegać opodatkowaniu.

Niezapłacone wydatki samochodowe

Począwszy od roku podatkowego 2018, wraz z wdrożeniem ustawy o cięciach podatkowych i zatrudnieniu, pracownicy nie będą już mogli odliczać nieopłaconych wydatków na samochód. W 2017 r. I we wcześniejszych latach koszty te zostały odliczone w stopniu przekraczającym 2% skorygowanego dochodu brutto. Tak więc pracownicy, którzy będą prowadzić szeroko zakrojone zadania w ramach wykonywania swoich obowiązków służbowych, powinni uważnie oceniać zasady zwrotu kosztów firmy w miarę przeglądu ofert pracy.

Jeśli pracodawca zazwyczaj nie zwraca wydatków na samochód, możesz zaoferować obniżenie wynagrodzenia w zamian za zwrot kosztów, ponieważ zwrot kosztów będzie chroniony przed opodatkowaniem, jeśli wydatki zostaną odpowiednio udokumentowane. Alternatywnie możesz wynegocjować wyższe wynagrodzenie, aby uwzględnić dodatkowe obciążenie podatkowe zgodnie z nowym prawem podatkowym.

Według IRS, pomimo zawieszenia różnych odliczeń jednostkowych, potrącenia z wydatków, które można odliczyć przy ustalaniu skorygowanego dochodu brutto, nie są zawieszane. Na przykład członkowie rezerwowego składnika sił zbrojnych Stanów Zjednoczonych (sił zbrojnych), urzędnicy państwowi lub samorządowi lokalni płacili za opłatą, a niektórzy artyści wykonujący są uprawnieni do odliczenia bezzwrotnych kosztów podróży pracowników jako korekty do całkowitego dochodu w linii 24 Załącznika 1 Formularza 1040 - 3 - (2018), a nie jako wyszczególnienie potrąceń na Schemacie A Formularza 1040 (2018), a zatem może nadal stosować standardową stawkę przebiegu biznesowego.

Informacje zawarte nie stanowią porady podatkowej ani prawnej i nie zastępują takiej porady. Przepisy stanowe i federalne często się zmieniają, a informacje te mogą nie odzwierciedlać przepisów państwa lub najnowszych zmian w prawie.