Elektroniczny nadzór nad pracownikami nie jest pozytywny

Elektroniczny nadzór nad pracownikami rośnie z roku na rok, zgodnie z badaniem elektronicznego monitorowania i nadzoru, przeprowadzanym co roku przez American Management Association (AMA) i ePolicy Institute w latach 2001-2007.

We wcześniejszym artykule Surfing the Web at Work sprawdzono status monitorowania pracowników oraz niektóre powody, dla których pracodawcy mogą monitorować pocztę elektroniczną i korzystanie z Internetu przez pracowników. W artykule dokonano również przeglądu konsekwencji, jakie pracownicy i pracodawcy doświadczają w miejscu pracy z powodu niewłaściwego korzystania ze sprzętu elektronicznego, poczty elektronicznej i Internetu.

Istnieją zalety i wady elektronicznego nadzoru pracowników w miejscu pracy. Przegląd zalet i wad elektronicznego nadzoru pracowników w miejscu pracy pomoże pracodawcom zdecydować, co jest najlepsze dla ich organizacji. Nie każda siła robocza, miejsce pracy lub kultura pracy i środowisko pracy jest kandydatem do elektronicznego nadzoru w pracy.

W rzeczywistości, w niektórych środowiskach pracy, w zależności od pożądanej kultury i środowiska, elektroniczna inwigilacja pracowników mogłaby zranić zaufanie, zranić relacje i wysłać silnie błędne wiadomości do pracowników.

Zalety elektronicznego nadzoru pracowników w pracy

Istnieją mocne powody do monitorowania zachowań pracowników w Internecie. Powody te są przekonujące dla wielu pracodawców i zrozumiałe, ponieważ organizacje są przestrzegane.

Organizacje starają się chronić siebie i swoich pracowników przed nielegalnym, niemoralnym i problematycznym rozpowszechnianiem treści i odwiedzaniem witryn niepracujących podczas pracy pracowników.

Mała firma produkcyjna, korzystając z elektronicznego nadzoru pracowników, dowiedziała się, że pracownik oglądał filmy pornograficzne w pracy. Został przeniesiony z kabiny do samochodu, zaledwie trzydzieści minut po tym, jak HR odkrył, jak spędzał czas w pracy. (Odpowiednie zasady zabraniające tego zachowania zostały wprowadzone i został przeszkolony).

W innym doświadczeniu w małej firmie produkcyjnej pracownicy skarżyli się, że ich przełożony surfował po sieci przez większość dnia roboczego. Administrator sieci potwierdził, że nadzorca odwiedzał strony z ofertami pracy, prowadził bankowość online, robił zakupy, rozmawiał i publikował na forach dyskusyjnych, czytał strony z przepisami i spędzał godziny na osobistym e-mailu przez ponad sześć godzin dziennie.

Jak firma powinna reagować na problematyczne zachowania online?

W dniu, w którym firma była gotowa zwolnić tego pracownika, pracownik powiadomił i osiągnął z firmą zgodę na uporządkowane, korzystne dla obu stron przejście.

W jeszcze innym doświadczeniu w małej firmie odkryto, że pracownik prowadził pomocniczą księgowość dla swojej osobistej firmy w czasie pracy w firmie i na komputerze firmy. Pracownik zawiadomił i został eskortowany z lokalu. Pracownik później błagał o odesłanie tego materiału, a pracodawca uprzejmie podał dane.

Mając na uwadze te przykłady, należy pamiętać, że elektroniczna inwigilacja pracowników w miejscu pracy może przynieść rezultaty korzystne dla pracodawcy. Należy również zauważyć, że w żadnej z tych trzech firm nie praktykowano elektronicznego nadzoru pracowników. Ale praktykowano częste interwencje informatyczne.

Podejrzane zachowanie wspomnianych pracowników skłoniło do przeglądu zapisów elektronicznych. Tak więc wielu pracodawców ma możliwość korzystania z elektronicznego nadzoru pracowników, ale postanawia nie wykonywać nadzoru elektronicznego.

Więcej o wprowadzaniu pracowników pod nadzór

Istnieją dodatkowe powody do umieszczania pracowników pod nadzorem elektronicznym w pracy. To są kluczowe powody.

• Kwestie produktywności dotyczą pracodawcy.
• Charakter stron odwiedzanych przez pracowników dotyczy pracodawców ze względu na ich potencjał postrzegania jako tworzący wrogie środowisko pracy. Ten sam problem występuje w przypadku wiadomości e-mail przekazywanych przez pracowników i dowcipów. Pracodawcy chcą zaufać swoim pracownikom, aby praktykowali dobry osąd, ale ich doświadczenia wskazują, że nie zawsze dobrze oceniają. Pracodawcy są zaniepokojeni tworzeniem środowiska nękania, jeśli pracownicy surfują w nieodpowiednich miejscach i udostępniają adresy URL.

• Pracodawcy obawiają się, że będą mogli tworzyć e-maile i rejestry internetowe w celu obrony przed procesami sądowymi. Potrzebują dokumentów, aby bronić się przed procesami sądowymi.

Sprawy sądowe to poważny problem dla pracodawców, powiedziała Nancy Flynn, dyrektor wykonawczy „The ePolicy Institute” i autorka „The ePolicy Handbook”, drugiej edycji (AMACOM, 2008) i innych książek związanych z Internetem. „Obawa o spory sądowe i rola dowodów elektronicznych w procesach sądowych i dochodzeniach regulacyjnych zachęciła wielu pracodawców do monitorowania działalności online” - radzi Flynn:

„E-mail pracowników i inne przechowywane w formie elektronicznej informacje tworzą pisemną dokumentację biznesową, która jest elektronicznym odpowiednikiem dowodów DNA”. Flynn zauważył, że 24% pracodawców otrzymało pocztę elektroniczną od sądów i organów regulacyjnych, a kolejne 15% walczyło z pozwami w miejscu pracy wywołanymi przez pocztę elektroniczną pracowników, zgodnie z badaniami AMA / ePolicy z 2006 r. ”

Aby pomóc w kontrolowaniu ryzyka sporów sądowych, naruszeń bezpieczeństwa i innych katastrof elektronicznych, pracodawcy powinni korzystać z monitorowania i blokowania technologii w celu zwalczania problemów ludzi - w tym przypadkowego i celowego niewłaściwego wykorzystania systemów komputerowych i innych zasobów elektronicznych. ”

Wady elektronicznego nadzoru pracowników w pracy

Istnieją poważne powody, dla których pracodawca może nie chcieć korzystać z elektronicznej kontroli pracowników. Manny Avramidis, starszy wiceprezes ds. Globalnych zasobów ludzkich w AMA, mówi, że decyzja ta zależy od firmy i środowiska pracy, które chce stworzyć pracodawca:

„W zależności od poziomu wolności dozwolonej w firmie lub typie pracodawcy, elektroniczna inwigilacja pracowników może nie być pożądana. Przykładem są firmy zatrudniające nowych absolwentów szkół wyższych, którzy mają całkowicie zamazane linie i są online przez cały dzień., 99% populacji będzie w porządku bez nadzoru elektronicznego, mniej niż jeden procent pracowników powoduje szkody, które powodują, że wszystkie złe rzeczy mogą zostać wprowadzone przez pracodawców ”.

• Avramidis powiedział, że elektroniczny nadzór pracowników może wpływać na relacje robocze między pracodawcą a pracownikiem. „Dla pracownika, który postępuje właściwie i koncentruje się na pracy i umiarkowanie korzysta z technologii do użytku osobistego, nadzór elektroniczny nie będzie miał żadnego wpływu. W przypadku złych pracowników nadzór elektroniczny będzie obciążał ich relacje z pracodawcą”.
• Głównym problemem niektórych pracodawców jest potencjalne uszkodzenie kultury pracy, która sprzyja zaufaniu i zaangażowaniu pracowników oraz ich motywacji. Nadzór elektroniczny nad pracownikami wydaje się niezgodny z takim środowiskiem.
• Według Avramidis: „Pracownicy oceniani na podstawie wyników swojej pracy spędzają więcej czasu w Internecie, robiąc osobiste rzeczy, aby zarządzać osobistym biznesem. Istnieje rozdźwięk między tym, gdzie praca kończy się i zaczyna się praca osobista. Problem staje się rzeczywisty dla pracodawców kiedy pracownik nie osiąga celów lub nie spełnia oczekiwań. ”

W rzeczywistości, w przypadku zaangażowanych pracowników, istnieje tak wiele zwrotów w domu między pracą a pracą osobistą, jak w pracy. To część energii uznaniowej, energia, którą pracownicy dobrowolnie wnoszą ponad i poza oczekiwania, którą pracodawcy mają nadzieję zarobić.

„W rzeczywistości pracownicy spędzają średnio 3,7 godziny tygodniowo w Internecie na osobistych zajęciach w pracy i 5,9 godziny tygodniowo online w domu wykonując zadania związane z pracą, zgodnie z badaniem przeprowadzonym przez University of Maryland's Smith School of Business i Rockbridge Associates, firma badawcza z siedzibą w Great Falls w stanie Wirginia. ”

Ostatecznym powodem, dla którego pracodawcy nie chcą korzystać z elektronicznego nadzoru pracowników, jest prywatność pracowników. Według Erica J. Sinroda, partnera w biurze Duane Morris w San Francisco, gdzie specjalizuje się w sprawach technologicznych i sądowych, obawy pracowników dotyczące nadzoru elektronicznego są uzasadnione.

„Mimo to pracownicy mają uzasadnione obawy, że ich prawa do prywatności mogą zostać naruszone. Podstawową ustawą federalną w tej dziedzinie jest ustawa o ochronie prywatności w komunikacji elektronicznej z 1986 r. (ECPA). ECPA, skodyfikowana w 18 U.S.C.101 i nast., Zakazuje celowego przechwytywania jakiejkolwiek komunikacji przewodowej, ustnej lub elektronicznej, lub nieuprawnionego dostępu do przechowywanej komunikacji.

„ECPA ma trzy wyjątki, a jeśli którykolwiek z nich ma zastosowanie, monitorowanie może mieć miejsce w odpowiednich okolicznościach. Wyjątki na ogół umożliwiają pracodawcom monitorowanie rozmów telefonicznych związanych z działalnością gospodarczą, monitorowanie komunikacji, gdy nastąpiła zgoda pracownika, i odzyskanie i uzyskaj dostęp do przechowywanych wiadomości e-mail. ”

Podsumowanie elektronicznego nadzoru pracowników w pracy

Jak widać, elektroniczna inwigilacja pracowników w miejscu pracy ma wiele zalet i zalet. Zważ wszystkie te czynniki, gdy zdecydujesz, jak kontynuować monitorowanie pracowników w swoim miejscu pracy.

W mojej firmie, gdzie tworzymy oprogramowanie, mamy głównie młodych, wykształconych pracowników, którzy są zorientowani na cele i zaawansowani technologicznie. Doceniamy każdą uncję dyskrecjonalnej energii, którą wnoszą do pracy iw domu.

Pewna ilość surfowania po Internecie jest niezbędna, aby być na bieżąco w naszej dziedzinie i uzyskać informacje o konkurencyjności. Elektroniczny nadzór naszych pracowników nigdzie nie znajduje się na naszym radarze. Będę zaskoczony, jeśli kiedykolwiek będzie to problem.

Jednak w każdym ustawieniu:

• opracować politykę dotyczącą komputerów, Internetu i poczty elektronicznej;
• regularnie szkolić pracowników, aby zapoznali się z oczekiwaniami Twojej firmy;
• poproś pracowników, aby podpisali się pod zrozumieniem polityki;
• potem weź głęboki oddech i zaufaj im.