Jak możesz skorzystać z audytu projektu

Każdy projekt może od czasu do czasu korzystać z audytu. Ale nie martw się, to nie jest tak przerażające, jak się wydaje. Audyt projektu polega na tym, że bezstronna osoba dokonuje przeglądu projektu i zapewnia wskazówki dotyczące tego, co można zrobić inaczej, aby zwiększyć jego szanse na sukces. W tym artykule wyjaśniono wszystko i omówiono, jak przygotować się do audytu projektu.

Jak formalny jest audyt projektu

Audyt projektu jest zwykle formalnym ćwiczeniem. Nieformalny odpowiednik jest zwykle nazywany recenzją równorzędną. W tym miejscu kolega przegląda Twój projekt i powiązaną z nim dokumentację i przekazuje informacje zwrotne o tym, gdzie powinieneś spędzić trochę więcej czasu.

Audyty projektów są formalne, ponieważ zazwyczaj mają określony zestaw pytań i są przeprowadzane przez kogoś, kto regularnie robi takie rzeczy.

Kto przeprowadza audyty projektów

Osoba przeprowadzająca audyt projektu może być innym kierownikiem projektu (prawdopodobnie ktoś z dużym doświadczeniem w prowadzeniu projektów), ale jest bardziej prawdopodobne, że będzie to ktoś z Biura Projektu, który często przeprowadza audyty.

To będzie ktoś, kto może uważać się za bezstronnego, więc nie będzie to twój przełożony lub sponsor projektu. Może to być nawet zespół ludzi, w zależności od wielkości projektu.

Jak przygotować się do audytu projektu

Pierwszą i najważniejszą rzeczą, jaką należy zorganizować, jest posiadanie kopii dokumentacji projektowej do przeglądu przez audytora. Jeśli masz koordynatora projektu, poproś go o zestawienie paczki dokumentów (najlepiej elektronicznej). Powinieneś mieć wszystkie informacje łatwo dostępne, ale nawet jeśli to zrobisz, ten krok może jeszcze trochę potrwać. Jako minimum, upewnij się, że masz plan projektu, dziennik ryzyka, dziennik emisji, budżet i harmonogram dostępny dla audytora.

Kto musi być zaangażowany

Zależy to od rodzaju rzeczy, na które audytor chce patrzeć. Ty, jako kierownik projektu, będziesz musiał spędzić z nimi trochę czasu. Oczekuj, że członkowie twojego zespołu również zostaną wezwani do rozmowy z audytorem.

Pamiętaj, że im dłużej spędzają oni pracę nad zadaniami związanymi z audytem, ​​tym mniej czasu mają na pracę nad projektem, więc być może będziesz musiał zmienić harmonogram niektórych działań i pracować wolniej w okresie audytu.

Jak długo trwa audyt projektu

Nie ma ustalonego okresu kontroli projektu. W przypadku dużych projektów okaże się, że zajmuje dużo więcej czasu. W przypadku małych projektów audytor może zostać wykonany w ciągu kilku godzin. Gdy tylko dowiesz się, że projekt zostanie poddany audytowi, zapytaj zespół audytowy, jak długo przewidują podjęcie pracy.

Czego oczekuje audyt

Jeśli audyt został wywołany z powodu szczególnej troski, takiej jak brak trafienia do celów jakościowych, należy oczekiwać, że sonduje ten obszar głęboko. Rutynowa kontrola obejmie w szerokim zakresie różne obszary zarządzania projektami i produkty, nad którymi projekt pracuje. Obejmie czas, koszty i jakość projektu oraz zaangażowanie interesariuszy.

Celem kontroli jest sprawdzenie, czy projekt spełni swoje cele, czy nie. Jeśli audytor uzna, że ​​na podstawie bieżących wyników projekt nie osiągnie tych celów, przedstawi zalecenia dotyczące działania.

Zalecenia zależą od tego, co znaleziono

Zalecenia zawarte w sprawozdaniu audytora będą zależeć od tego, co znaleźli. Spodziewaj się, że będą pozytywne i sformułowane w sposób, który pozwoli ci łatwo je adoptować. Powinny być praktyczne.

Z jednej strony audytor może zalecić zamknięcie twojego projektu, chociaż zdarzyłoby się to tylko wtedy, gdyby uważali, że nie ma szans, aby jakakolwiek praca projektowa z tego punktu widzenia przyniosła jakąkolwiek wartość dla organizacji.

Sprawdź swój audyt projektu jako pozytywne doświadczenie. Powinno to dać Ci wczesne ostrzeżenie o wszelkich oznakach, że Twój projekt ma kłopoty i jest to okazja do pracy z doświadczonym profesjonalistą projektu. Wdrożenie ich zaleceń powinno sprawić, że Ty, Twój zespół i projekt odniesiecie większy sukces, a to może być tylko dobra rzecz.