12 rzeczy, które HR musi rozważyć podczas zajmowania się urlopem rodzinnym

80% rodziców, płatnych lub nie, korzysta z urlopu rodzinnego po urodzeniu dziecka. Tak więc, gdy pracownicy, którzy mają wkrótce zostać rodzicami, są zajęci malowaniem żłobków i czytaniem „Czego się spodziewać, gdy się spodziewasz”, możesz zacząć planować urlop rodzinny.

Jeśli chodzi o urlop rodzinny, zasoby ludzkie muszą obejmować wiele baz. Jesteś prawnie zobowiązany do robienia pewnych rzeczy, podczas gdy musisz robić inne, aby utrzymać płynność pracy i dbać o pracowników, którzy są nowymi rodzicami. Lista kontrolna opuszczająca rodzinę musi uwzględnić te dwanaście elementów.

Poznaj zasady dotyczące urlopu rodzinnego

Stany Zjednoczone są jednym z niewielu krajów na świecie, które nie wymagają płatnego urlopu macierzyńskiego lub ojcowskiego, ale ustawa o urlopach rodzinnych (FMLA) wymaga zapewnienia 12 tygodni bezpłatnego urlopu dla uprawnionych pracowników.

Zrozum to prawo i to, co pracownicy mają prawo otrzymywać. Na przykład pracownicy nie muszą zajmować pełnych 12 tygodni w jednym kawałku - mogą z przerwami spędzać czas.

Wszystkie matki, partnerzy i rodzice adopcyjni kwalifikują się (zakładając, że spełniają kryteria). Zapoznaj się z tym prawem, a także innymi przepisami obowiązującymi w twoim stanie. Coraz częściej przyjmowane są przepisy dotyczące zatrudnienia, więc opłacanie znajomości przepisów obowiązujących w danej jurysdykcji jest opłacalne.

Napisz formalną politykę dotyczącą urlopu rodzinnego

Udokumentuj politykę firmy dotyczącą urlopu rodzinnego. Tak, przestrzegaj przepisów, ale Twoja firma może zadecydować o innych szczegółach. Rozważ te opcje, gdy myślisz o urlopie rodzinnym.

• Czy zaoferujesz płatny urlop na urlop rodzinny? Nie jest to wymagane przez prawo federalne, ale wiele korzyści z tego wynika. Google zwiększyło zatrzymanie nowych matek o 50%, oferując po prostu trochę dodatkowego płatnego czasu wolnego. Jeśli zaoferujesz płatny czas wolny, dokładnie określ, ile czasu jest oferowane, a którzy kwalifikują się. Na przykład pracownicy zatrudnieni w pełnym wymiarze godzin otrzymują kwotę x, ale pracownicy zatrudnieni w niepełnym wymiarze godzin nie kwalifikują się.
• Czy płatny urlop dla urlopu rodzinnego będzie przebiegał równolegle z czasem FMLA? Jeśli pracownicy otrzymają płatny urlop przez dwa tygodnie, zdecyduj, czy ten czas będzie przebiegał oddzielnie lub jednocześnie z czasem FMLA. Jeśli działa osobno, pracownicy mogą potencjalnie wziąć 14 tygodni wolnego. Jeśli działa równolegle, należy po prostu zapłacić pracownikowi w ciągu dwóch z 12 tygodni, do których są uprawnieni przez FMLA.

• Czy będziesz miał uniwersalny plan urlopu rodzinnego? Jeśli zaoferujesz pracownikom okres płatnego urlopu, zdecyduj, czy każdy rodzic otrzyma dokładnie taką samą ilość wolnego czasu lub czy różne sytuacje otrzymają inne traktowanie. Na przykład, czy matki urodzeniowe otrzymują dwa tygodnie płatnego urlopu, ale rodzice adopcyjni lub partnerzy nie urodzeni otrzymują jeden tydzień płatny? To zależy od firmy, ale zapisz politykę urlopów rodzinnych, aby podobne sytuacje były traktowane konsekwentnie.

Praca koordynacyjna na urlopie rodzinnym

Upewnij się, że menedżerowie pracują z pracownikami z dużym wyprzedzeniem przed urlopem rodzinnym, aby koordynować pracę, gdy pracownik odejdzie. Uzyskaj wszystkie omówione szczegóły, a następnie przekaż e-maile do współpracownika (jeśli to konieczne).

Zmniejszy to obciążenie współpracowników i wyeliminuje potencjalne wąskie gardła. Menedżerowie mogą współpracować ze swoim zespołem w celu przekraczania obowiązków związanych z pociągiem, co przydaje się nie tylko w czasie urlopu rodzinnego, ale także w przypadku utraty pracownika z innych powodów.

Pamiętaj o prywatności pracowników w sprawie urlopu rodzinnego

Nie każdy chce, aby cała firma wiedziała, że ​​spodziewa się lub miała dziecko. I rzeczywiście, HR nie ma nawet obowiązku informowania menedżerów, dlaczego pracownik jest na FMLA (chociaż prawdopodobnie będą wiedzieć, dlaczego pracownik w ciąży nagle odszedł na kilka tygodni).

Zastanów się, jak otwarcie pracownik omawiał ciążę ze współpracownikami i działaj z szacunkiem. Jeśli pracownik chce rozpowszechniać zdjęcia noworodka na firmowej stronie społecznościowej, na Facebooku lub za pośrednictwem poczty elektronicznej, świetnie. Ale ty nie powinien tego robić.

Uczyń Korzyści dostępnymi

Korzyści są ważne podczas ciąży i porodu, a ich brak lub zamieszanie wokół nich powoduje stres dla pracowników. Prawie wszyscy pracownicy chcą komunikacji korzyści dostosowanej do wydarzeń życiowych. Podczas gdy potrzeby zdrowotne są niemożliwe do przewidzenia, z pewnością łatwiej jest przewidzieć, kiedy ktoś oczekuje dziecka.

To cienka linia do chodzenia, ale zapewnij jak najwięcej pomocy, nie lekceważąc prywatności pracownika. Na przykład niewłaściwe jest mówienie ciężarnemu pracownikowi, że Twój pracownik służby zdrowia ma gorącą linię pomocy pielęgniarskiej, chyba że specjalnie o to poprosi.

Nie masz pojęcia, jakie wybory podejmą dla swojego dziecka, ale nadal możesz pomóc, przypominając im, że program pomocy dla pracowników (EAP) ma dobre zasoby wsparcia.

Korzystaj z bezpiecznego systemu online, w którym pracownicy mogą uzyskać dostęp do szczegółów dotyczących świadczeń lub dać pracownikom kopie odpowiednich dokumentów. Kiedy tylko jest to możliwe, kieruj pracowników do miejsc, w których mogą prowadzić badania i znaleźć odpowiedzi. Powoduje to mniej pracy dla Ciebie i umożliwia im samodzielne poruszanie się i odkrywanie korzyści, przy jednoczesnym poszanowaniu ich prywatności.

Zapewnij elastyczność

Ludzie chcą elastyczności, ale rysują niezbędne linie. Thenowy tytuł rodzica nie pozwala pracownikom pełnoetatowym pracować tylko 25 godzin tygodniowo. Prawdopodobnie nie jest rozsądne, aby pracownicy przynosili swoje nowe dziecko do pracy przez cały czas. Prawdopodobnie nie jest to wielka sprawa, jeśli Erica przyleci o 9:15, zastanawiając się nad harmonogramem przedszkola.

Elastyczność może pomóc pracownikom dostosować się do nowej odpowiedzialności. Pracownicy powinni mieć zespół ludzi, którzy wspierają ich w pracy, a oferowanie elastycznych godzin ilustruje Twoje wsparcie.

Niektóre firmy uważają, że wzajemnie korzystne jest umożliwienie pracownikom powolnego powrotu do pracy. Umożliwienie pracownikom powrotu w niepełnym wymiarze godzin na kilka tygodni po urlopie rodzinnym daje im możliwość wniesienia pieniędzy, a jednocześnie nie jest przytłoczony. Ułatwia to również usunięcie pracownika z biura.

Jeśli pracownicy wykorzystają cały swój czas FMLA, ale nadal potrzebują trochę więcej czasu na odzyskanie, spróbuj przedłużyć go o czas urlopu bezpłatnego. Jeśli pracownicy nie kwalifikują się do FMLA (a według płatnych zwolenników urlopu rodzicielskiego, 40% pracowników USA nie), spróbuj je pomieścić.

Utwórz plan awaryjny

Elastyczność może również przynieść korzyść firmie, jeśli zmiana pozycji jest wymagana przed lub po urlopie rodzicielskim. Na przykład rodzic może chcieć skrócić godziny pracy lub zmienić część (lub całość) swojego czasu pracy na telepracę, aby pozostać w domu z nowym dzieckiem.

Jesteś prawnie zobowiązany do przywrócenia pozycji równego wynagrodzenia, korzyści i prestiżu pracownikowi powracającemu z FMLA, ale pracownicy mogą pracować bardziej efektywnie, jeśli zostaną wprowadzone dodatkowe korekty.

Nie wszystkie firmy mogą sobie pozwolić na wprowadzenie tych zmian, ale czasami możliwe są zakwaterowanie. Niektórzy rodzice chcą zmienić swój plan pracy po urodzeniu i mogą całkowicie odciąć swój plan. I nie zakładaj, że tylko rodzice kobiety zdecydują się na pozostawienie pracowników za sobą.

Zastanów się nad zmianami świadczeń pracowniczych

Przy całym podnieceniu nowego dziecka pracownicy mogą zapomnieć, że nowy pakiet radości jest również nowym zależnym, którego muszą dodać do swoich planów ubezpieczenia zdrowotnego. Przypomnij pracownikom o datach i oknach, w których mogą i muszą zmienić swoje wybory.

Inne zmiany świadczeń do rozważenia dotyczą pracowników korzystających z urlopu. Podczas nieodpłatnego urlopu FMLA pracownicy nie będą odbierać wypłaty. W jaki sposób będą płacić za składki na świadczenia?

Musisz podejmować decyzje dotyczące kilku innych kwestii związanych z polityką dotyczącą podręcznika i wdrożenia pracownika.

• Zdecyduj, czy pracownicy będą nadal naliczać czas wolny podczas urlopu. Jeśli nie zostaną naliczone, weź to pod uwagę przy obliczaniu czasu wolnego lub dostosuj się do tego urlopu w oprogramowaniu firmy.
• Jeśli pracownicy nie powrócą po porodzie, wypłata czasu wakacyjnego na ostatnią wypłatę jest przewidziana w polityce urlopowej firmy.
• Sprawdź zasady urlopowe, aby ustalić, czy pracownicy mogą dołączyć narosłe wakacje do urlopu rodzicielskiego lub czasu, który już przyjmują.

Wszystkie te dane powinny być uwzględnione w polisach dotyczących czasu wolnego. Jeśli nie, dodaj je, aby każdy pracownik był traktowany jednakowo.

Bądź wrażliwy

Czasami narodziny dziecka nie są uroczystym wydarzeniem w życiu ludzi. Ciąża nieplanowana. Późne poronienia i śmiertelność niemowląt są katastrofalne. Pracownik może zdecydować o umieszczeniu dziecka do adopcji lub przerwaniu ciąży. Podejdź do każdej z tych sytuacji z wrażliwością i szacunkiem.

Współpracuj z pracownikiem i menedżerem pracownika, aby starannie obsługiwać przejście z powrotem do pracy. Weź również pod uwagę pewne sytuacje (np. Poronienia) w polityce żałobnej firmy.

Bolesne wydarzenia życiowe są trudne dla pracowników, ale także trudne dla ludzi w pracy, którzy dbają o nich. Pomyśl o tym, jak firma może z wyczuciem (i prywatnie) poradzić sobie z tymi sytuacjami wcześniej.

Świętować

Niewielki, miły gest organizacji przypomni pracownikom, że mają zespół współpracowników, którzy dopingują ich w biurze. Poczekaj kilka dni po porodzie, aby upewnić się, że wszystko pójdzie dobrze, a następnie wyślij kwiaty, kartę lub jedno. Zastanów się, co doceni ten pracownik i spróbuj zindywidualizować gest.

Pomyśl o noclegach po porodzie

Dla wielu firm zasiłki rodzicielskie nie kończą się wraz z odejściem rodziny. Zastanów się, jakich pracowników pracownicy będą potrzebować lub docenią. Ustawa o normach uczciwej pracy (FLSA) wymaga od firm zapewnienia matkom karmiącym dzieciom przerwy w pracy i prywatnego zamieszkania w celu wyrażenia mleka matki.

Rodzice pracujący bez partnera pozostającego w domu również prawdopodobnie będą potrzebować opieki nad dziećmi - co stanowi największą pozycję budżetową dla amerykańskich rodzin. Średnio rodziny amerykańskie wydają 9 589 USD rocznie na opiekę nad dziećmi do 28 353 USD dla opiekuna domowego.

Rozważ dodatkowe korzyści dla pracowników

Zastanów się nad stworzeniem pewnego rodzaju zasiłku na opiekę nad dziećmi dla pracowników, takiego jak subsydiowanie kosztów lub nawet zapewnienie opcji opieki nad dzieckiem na miejscu lub w pobliżu. Osiemdziesiąt trzy procent pracowników, którzy mają świadczenia na opiekę nad dziećmi, twierdzi, że pomaga im to zmniejszyć stres i zwiększyć równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.

Jeśli chodzi o świadczenia na opiekę nad dziećmi, pracownicy docenią pomoc, a jedynym ograniczeniem jest kreatywne podejście do korzyści (i tego, na co firma może sobie pozwolić i pomieścić).

Pomóż pracownikom w spokojnym - nie stresującym - urlopie rodzinnym, jednocześnie dbając o to, by firma była odpowiednio zadbana, zarówno gdy odejdą, jak i gdy wrócą.

Przestrzegaj zasad i ustal wytyczne, aby zapewnić zgodność i sprawiedliwe traktowanie wszystkich pracowników, którzy korzystają z urlopu rodzinnego.

Duże zmiany w życiu pracowników są ekscytujące i przejście dla każdego. Przy odrobinie planowania możesz z łatwością poruszać się po liściach rodziny.

--------------------------------------------------

Kelsie Davis jest dziennikarką marki i orędowniczką profesjonalistów HR. Bada, analizuje i pisze, aby zachęcić HR do jak najlepszego wykorzystania swoich inicjatyw.