Wskazówki dotyczące wzbogacania spotkania w firmie

Czy planujesz comiesięczne lub okresowe spotkanie firmy lub działu? Mogą być śmiertelnie nudne, jeśli nie jesteś ostrożny. Znasz zasady. Kilka gadających głów ustawia się w szeregu, aby dać ludziom informacje firmy. Tak, to zdecydowanie kudos dla ciebie za przeprowadzenie tego okresowego spotkania.

Pracownicy potrzebują informacji, aby dostosować się do strategicznego kierunku firmy. Chcą wiedzieć, co dzieje się w firmie, zwłaszcza gdy informacje dotyczą ich pracy lub ogólnego sukcesu firmy. Są szczerze zainteresowani tym, co dzieje się w różnych działach.

Tak więc twoi pracownicy są zainteresowani, ale daj im przerwę od gadających głów i niekończących się punktów mocy. Najskuteczniejsze spotkania przyciągają ich uwagę pytaniami i odpowiedziami, audiowizualnością i uczestnictwem. Te wskazówki przyniosą Ci sukces.

Czego potrzebujesz do udanego spotkania

• Stojak lub stół głośnikowy
• Mikrofon
• Program
• Pomoce wizualne
• Kamera wideo
• Statyw
• Urządzenie kodujące
• Technologia przesyłania strumieniowego na żywo

10 porad na lepsze spotkania

1. Rozpocznij swoje spotkania, prezentacje i sesje szkoleniowe od lodołamacza lub rozgrzewki. Podczas dużego spotkania lub krótkiego spotkania lodołamacz może być pojedynczym pytaniem, które sprawia, że ​​ludzie myślą i rozmawiają z sąsiadem. Jako przykład zadaj pytanie, które powoduje, że ludzie podnoszą ręce. Długość lodołamacza zależy od długości spotkania, więc planuj mądrze.
2. Zróżnicuj swoje metody prezentacji. Jeśli każdy mówca rozmawia z publicznością, w formie wykładu, nawet zainteresowani głowy wkrótce kiwają głową. Poproś ludzi, aby rozmawiali w małych grupach. Używaj materiałów audiowizualnych, takich jak filmy, slajdy, prezentacje PowerPoint i zdjęcia. Jeśli mówisz o nowym procesie malowania, pokaż swoim pracownikom przed i po pomalowanych częściach. Pomiń pozytywne ankiety klientów i karty komentarzy.

1. Zaproś zaproszonych gości na udział publiczności i emocje. Twoi klienci mają wiele do powiedzenia pracownikom na temat ich potrzeb i wymagań jakościowych. Jedna organizacja klientów, która współpracuje z organizacjami charytatywnymi non-profit, oferuje zaproszonych gości z organizacji, które otrzymują darowizny. Mówcy z organizacji, których pracownicy wspierają finansowo, to dynamit.
2. Zachęcaj do pytań, aby rozpocząć dialog. Poproś ludzi, aby spisali swoje pytania przed spotkaniem i podczas spotkania. Daj czas na pytania kierowane do każdego z głośników w trakcie podróży. Jeśli nie możesz odpowiedzieć na pytanie natychmiast i poprawnie, powiedz ludziom, z którymi otrzymasz odpowiedź, kiedy otrzymasz prawidłową odpowiedź. Jeśli pytania przekraczają czas, zaplanuj spotkanie na ten temat.

1. Często pomijaną, ale kluczową, skuteczną taktyką spotkania jest poproszenie każdego mówcy o powtórzenie na głos każdego pytania, o które jest proszony. Osoba zadająca pytanie wie, że mówca zrozumiał pytanie. Inne osoby biorące udział w spotkaniu mogą również usłyszeć i poznać to pytanie, a nie tylko domniemywać pytanie - być może błędnie - z odpowiedzi mówcy.
2. Ustal cele dla swojego okresowego spotkania. Nie możesz przedstawić każdego aspektu działalności firmy podczas jednogodzinnego spotkania. Więc zdecyduj o ważnych, aktualnych kwestiach i spędź na nich czas spotkania. Weź również pod uwagę interesy większości uczestników. Pamiętaj, że masz inne metody przekazywania informacji o firmie, takie jak Yammer, Google Hangouts, GoToMeeting, Skype dla firm, Flowdock, e-mail i IM. Przekazywanie wszystkich strategicznych informacji o firmie nie musi odbywać się na spotkaniu.

1. Dokładnie sformułuj swój program. Określ potrzeby i zainteresowania większości uczestników. Zacznij od dobrych wiadomości, które sprawią, że uczestnicy poczują się dobrze.
2. Każdego miesiąca zmieniaj kolejność mówców w porządku obrad. Nie chcesz, żeby ludzie byli znudzeni identycznością. Rozpowszechniaj niezbędne elementy biznesowe w porządku obrad, aby ludzie nie dostrzegali końca spotkania lub nie myśleli, że elementy końcowe są mniej ważne. Artykuł w „Wall Street Journal” kilka lat temu stwierdził, że amerykańscy menedżerowie zaoszczędzą 80 procent czasu, który marnują na spotkaniach, jeśli zrobią dwie rzeczy poprawnie. Pierwszym było zawsze mieć program. Drugim było rozpoczęcie na czas i zakończenie na czas. Dodam, że musisz pozwolić każdemu mówcy na ilość czasu potrzebną na pokrycie tematu. Przytrzymaj ich limit czasu - ładnie.

1. Uporządkuj środowisko fizyczne tak, aby ludzie zwracali uwagę na treść spotkania.Nikt nie powinien siedzieć za głośnikami ani z boku. Upewnij się, że są miejsca dla wszystkich uczestników, a jeśli wymagane jest robienie notatek, również na powierzchni do pisania. Upewnij się, że obrazy są widoczne, a ludzie słyszą. Może być konieczne użycie mikrofonu. Możesz przekazać rekwizyty lub próbki dookoła pokoju do oglądania. Jeśli rozmiar spotkania stał się zbyt duży dla środowiska fizycznego pokoju konferencyjnego, użyj technologii do strumieniowego spotkania w kilku dodatkowych lokalizacjach sal konferencyjnych. Podczas gdy z pewnością możesz przesyłać strumieniowo spotkanie do laptopów poszczególnych osób, neguje to pozytywny wpływ budowania zespołu, że obecność innych pracowników w kilku lokalizacjach sal konferencyjnych sprzyja.

1. Nigdy nie lekceważ potęgi jedzenia na spotkaniu. Jedzenie rozluźnia atmosferę, pomaga ludziom czuć się komfortowo, pomaga ludziom utrzymać pozytywny poziom energii i buduje koleżeństwo zespołu. Upewnij się, że zaspokajasz różnorodne potrzeby swojej grupy dzięki żywności, którą podajesz. Jako przykład można podać owoce i jogurt oprócz pączków. Oferuj wegetariańskie i koszerne hot dogi z regularnymi frankami.