Zasady etykiety e-mail w miejscu pracy

Chociaż nie możesz używać poczty e-mail do komunikowania się społecznie tak jak kiedyś, prawdopodobnie nadal używasz jej do profesjonalnej korespondencji. Jeśli współpracujesz w ten sposób ze swoimi kolegami, szefem, klientami i klientami oraz potencjalnymi pracodawcami, pamiętaj o przestrzeganiu tych sześciu zasad dotyczących prawidłowej etykiety e-mail.

1. Pamiętaj o manierach

Nawet w świecie, w którym spieszymy się, aby zrobić rzeczy tak szybko, jak to możliwe, aby przejść do następnego zadania, poświęć trochę czasu na wykorzystanie dobrych manier w swoim e-mailu. Nie zapomnij powiedzieć „proszę” i „dziękuję”.

Zwracając się do osób, które nie znasz dobrze lub w ogóle, lub z którymi masz tylko formalny związek, zwróć się do nich, podając ich tytuł i nazwisko, chyba że poprosili cię o to inaczej. Na przykład powiedz „Dear Mr. White” lub „Dear Ms. Gray”. Jeśli odpowiadasz na wiadomość e-mail, a nadawca oryginalnej wiadomości podpisał ją tylko swoim imieniem, możesz bezpiecznie założyć, że jest w stanie zaadresować je w ten sam sposób.

2. Obserwuj swój ton

Ton jest tym, w jaki sposób jako pisarz możesz wyrazić swoją postawę w wiadomości e-mail. Wpływa na sposób odbioru. Zwykle chcesz upewnić się, że trafisz do odbiorcy z szacunkiem, przyjazny i przystępny. Nie chcesz brzmieć zwięźle lub wymagająco. Przed wysłaniem wyślij wiadomość kilka razy.

Pisząc do kogoś, z kim się komunikowałeś, zacznij od powiedzenia czegoś przyjaznego, np. „Mam nadzieję, że masz się dobrze”. Podczas gdy emotikony mogą pomóc w łatwiejszym przekazywaniu tonu, powstrzymaj się od używania ich w profesjonalnej wiadomości e-mail, chyba że piszesz do kogoś, z kim masz bardzo nieformalny związek. Nigdy nie używaj ich podczas pisania do potencjalnego pracodawcy.

Zawsze uważa się słabą etykietę e-mailową za napisanie e-maila lub fragmentu we wszystkich wielkich literach. Sprawi, że będziesz wyglądać, jakbyś krzyczał.

3. Bądź zwięzły

Zajęci ludzie nie mają ani czasu, ani ochoty, aby spędzić więcej niż minutę na czytaniu indywidualnego e-maila. Jeśli chcesz, aby odbiorca szybko przeczytał twoją wiadomość - i nadal ją rozumiesz - musisz ją zachować.

Nie pomijaj jednak istotnych szczegółów. Upewnij się, że Twoja wiadomość wyraźnie przekazuje powód, dla którego chcesz ją napisać. Nikt nie oszczędza czasu, jeśli skończysz mając tam iz powrotem, próbując wyjaśnić pominięte szczegóły.

4. Unikaj używania skrótów tekstowych

Nawet jeśli chcesz zaoszczędzić czas, nie powinieneś używać skrótów tekstowych w swoim profesjonalnym e-mailu. Jeśli dużo piszesz, tak jak wielu ludzi, możesz być przyzwyczajony do używania pewnego rodzaju skrótów, aby rozmawiać ze znajomymi.

Na przykład możesz użyć „u”, „ur” i „plz” zamiast „ty”, „twój” i „proszę”. Skróty te nie mają miejsca w korespondencji służbowej, chyba że odbiorca jest osobą, z którą masz luźny związek.

5. Użyj profesjonalnego adresu e-mail

W przypadku wiadomości związanych z bieżącą pracą zawsze używaj adresu e-mail, który wyznaczył ci pracodawca. Nie należy jednak nigdy używać go do wysyłania wiadomości niezwiązanych z pracą, na przykład jeśli szukasz nowego. Zamiast tego użyj osobistego konta e-mail.

Jeśli nie masz konta osobistego, na przykład tego, które podał twój dostawca usług internetowych, gdy zapisałeś się do usługi, uzyskaj bezpłatne konto e-mail. Użyj Gmaila lub innej usługi, aby skonfigurować adres, który brzmi profesjonalnie. Nie używaj niczego głupiego ani sugestywnego. Twoje pierwsze imię i nazwisko lub pełne imię i nazwisko to właściwy wybór.

6. Nie zapomnij obliczyć pisowni i gramatyki

Konieczne jest dokładne skorygowanie wiadomości e-mail. Nigdy nie zaniedbuj tego krytycznego kroku, bez względu na to, jak bardzo jesteś zajęty. Rzeczy, na które chcesz zwracać uwagę, to poprawna pisownia i odpowiednia gramatyka. Oprócz poprawnej pisowni zwykłych słów, chcesz także przeliterować imiona osób, w tym nazwiska odbiorcy i nazwę jego firmy.

Uważaj na zbyt duże poleganie na sprawdzaniu pisowni. Nie mogą zauważyć błędnych pisowni słów, gdy są używane nieprawidłowo. Na przykład sprawdzanie pisowni nie oznaczy słowa „do” w zdaniu „Mam do ciebie pytania”, chociaż w tym kontekście powinno być „dwa”. Sprawdź pisownię, której nie jesteś pewien, używając darmowego słownika internetowego, takiego jak Merriam-Webster.