Jak przeprowadzić analizę SWOT

Opublikowano 11.11.2015

SWOT oznacza:

Silne strony

Słabości

Możliwości

Silne strony

Analiza SWOT służy do określenia mocnych i słabych stron, szans i zagrożeń związanych z firmą, jednostką lub grupą lub produktem, usługą lub programem, za które jesteś odpowiedzialny. Analiza SWOT pozwala skupić się na konkretnych obszarach i odkryć działania, które mogą pomóc w budowaniu mocnych stron, minimalizowaniu lub eliminowaniu słabych stron, maksymalizowaniu szans oraz radzeniu sobie z zagrożeniami lub ich pokonywaniu.

Analiza SWOT jest często przeprowadzana z zespołem i wykorzystywana do informowania o strategii lub planie strategicznym i (dołączona jako część załącznika lub dokumentacji pomocniczej).

Zespoły często rozpoczynają sesję od stworzenia wspólnej wizji, a następnie kontynuują analizę SWOT.

Zobacz Jak dopasować swój zespół do wspólnej wizji.

Jak przeprowadzić analizę SWOT:

1. Wybierz osobę, która ułatwi analizę SWOT. Podczas gdy menedżer, zespół lub kierownik projektu może prowadzić własną analizę SWOT, często pomocne jest użycie niezależnego facylitatora w celu uwolnienia lidera, aby w pełni uczestniczył, a nie zniekształcał wkład innych.

2. Burzy mózgów mocne strony firmy lub jednostki

Idź dookoła pokoju i zabiegaj o pomysły od uczestników. Obszary siły dla firmy lub jednostki obejmują: zdolności przywódcze, umiejętności podejmowania decyzji, innowacyjność, wydajność, jakość, obsługę, wydajność, procesy technologiczne i tak dalej. Zapisz wszystkie sugestie na flipcharcie. Unikaj duplikatów wpisów. Wyjaśnij, że niektóre problemy mogą pojawić się na więcej niż jednej liście. Na przykład firma lub jednostka może mieć siłę w obszarze takim jak obsługa klienta, ale może również mieć słabość lub niedobór w tym obszarze.

W tym momencie celem jest uchwycenie jak największej liczby pomysłów na flipchartach. Ocena mocnych stron nastąpi później.

Zobacz 15 sposobów na deszcz podczas sesji burzy mózgów, aby uzyskać wskazówki, których należy unikać podczas burzy mózgów.

3. Konsoliduj pomysły

Opublikuj wszystkie strony z tablicami typu flip chart na ścianie. Chociaż dołożono wszelkich starań, aby uniknąć duplikatów wpisów, pojawią się pewne pomysły, które się pokrywają. Konsoliduj zduplikowane punkty, pytając grupę, które przedmioty można połączyć w ramach tego samego tematu. Oprzyj się pokusie nadmiernej konsolidacji - zbierania wielu pomysłów w ramach jednego tematu. Często powoduje to brak skupienia.

4. Wyjaśnij pomysły

Przejdź w dół skonsolidowanego elementu listy według pozycji i objaśnij wszystkie elementy, o które mają pytania uczestnicy.

Pomocne jest powtórzenie znaczenia każdego elementu przed jego omówieniem. Trzymaj się określenia mocnych stron. Ogranicz zespół przed rozmawianiem o rozwiązaniach w tym momencie procesu.

5. Określ trzy najlepsze mocne strony

Czasami trzy główne mocne strony są oczywiste i nie ma potrzeby głosowania. W takim przypadku po prostu sprawdź konsensus. W przeciwnym razie daj uczestnikom kilka minut na wybranie najważniejszych problemów. Pozwól każdemu członkowi zespołu oddać od trzech do pięciu głosów (trzy, jeśli lista spraw to dziesięć lub mniej, pięć, jeśli jest długa).

Zidentyfikuj trzy najważniejsze elementy. Jeśli istnieją remisy lub pierwszy głos jest niejednoznaczny, przedyskutuj wysoko ocenione przedmioty z pierwszego głosowania i ponownie zagłosuj.

6. Podsumuj mocne strony

Po podjęciu decyzji o trzech najważniejszych mocach podsumuj je na jednej stronie z odwróconą tablicą.

7. Powtórz kroki 2-6 dla słabości

Podobnie jak mocne strony, obszary słabości firmy lub jednostki obejmują: zdolności przywódcze, umiejętności podejmowania decyzji, innowacyjność, wydajność, jakość, usługi, wydajność, procesy technologiczne i tak dalej.

8. Powtórz kroki 2-6, aby zobaczyć możliwości

Obszary możliwości obejmują: rynki wschodzące, dalszą penetrację rynku, nowe technologie, nowe produkty lub usługi, ekspansję geograficzną, redukcję kosztów i tak dalej.

9. Powtórz kroki 2-6 dla zagrożeń

Obszary zagrożenia obejmują: wejście nowego konkurenta, prawodawstwo lub przepisy, które zwiększą koszty lub wyeliminują produkt, upadający produkt lub rynek i tak dalej.

Przeprowadzenie analizy SWOT to świetny sposób na opracowanie obrazu miejsca, w którym się znajdujesz i dokąd chcesz się udać. Wykonanie tych kroków daje proces skutecznego uzyskiwania wyników w sposób angażujący i energetyzujący zespół.