Jak odpowiedzieć na pytania pracowników - wskazówki i strategie spotkania

Spotkania biznesowe mogą przebiegać bez końca, jeśli otworzysz podłogę, aby zadawać pytania pracowników, jeśli nie ustalisz parametrów od początku i utrzymasz kontrolę nad podłogą. Powiedzenie „jeden w każdym tłumie” dobrze się sprawdza w kontekście spotkań biznesowych, ponieważ niezadowoleni pracownicy często chętniej wypowiadają się w ustawieniach grupowych. Wystarczy jeden negatywny komentarz lub pytanie, aby inni zaczęli się zgadzać. Ale odwrotna sytuacja może być również prawdziwa: rozpocznij pozytywną rozmowę i zaproś innych do przyłączenia się, a wynik może być owocnym spotkaniem, podczas którego wszyscy odchodzą, czując, że spotkanie było warte ich czasu.

Jedną z największych skarg na spotkania biznesowe jest to, że często są niepotrzebne i marnują cenny czas pracy. Upewnij się, że jasno określiłeś cel swojego spotkania, z góry określiłeś czas, jaki poświęcisz na spotkanie (a także wszelkie otwarte dyskusje), a następnie będziesz trzymać się tematów spotkania i planowanego czasu trwania. Możesz także sprawić, że spotkania będą bardziej interesujące dzięki spotkaniu z lodołamaczem lub rozgrzewką.

Oto strategie postępowania z pracownikami, którzy stawiają pytania podczas spotkań, na które nie chcesz od razu odpowiadać, lub których nie chcesz zwracać w żadnym momencie podczas spotkania.

Kiedy natychmiast podjąć działania

Jeśli pytanie jest aktualne i aktualne, a uważasz, że należy się do niego odnieść, odpowiedz natychmiast - ale krótko - a następnie kontynuuj, stwierdzając, że na koniec spotkania będziesz mieć więcej pytań, jeśli będziesz miał czas.

Wspieraj swoje oświadczenie, że przechodzisz z języka ciała. Spójrz na swoje notatki lub odwróć się do tablicy itp. Na chwilę przerywając kontakt wzrokowy, pokazujesz, że się poruszasz. Jeśli spojrzysz na publiczność (szczególnie z podniesionymi brwiami), możesz wysyłać sygnał, który zostawiasz na otwarcie kolejnych pytań.

Jeśli publiczność jest negatywna lub wroga, należy uznać ich obawy, ale tylko pośrednio. Poświęć chwilę, aby wyjaśnić, że rozumiesz i podziel się swoimi obawami, ale jeśli uzyskasz zbyt daleko od tematu, nic nie zostanie osiągnięte. Zaproponuj, aby ludzie zapisywali swoje pytania na później lub umówili się na spotkanie z tobą prywatnie, gdzie możesz omówić ich problemy bardziej szczegółowo.

Odpowiedź na jedno pytanie jest przydatna, ponieważ:

• Pozwala posiadaczowi spotkania zająć się czymś, o czym mogą nie myśleć;
• Wysyła wiadomość, której słuchasz odbiorców;
• Biorąc tylko jedno pytanie, wysyłasz również wiadomość, że nadal kontrolujesz spotkanie, ale dbasz o to, co myślą uczestnicy.

Jak dokładnie odeprzeć pytanie

Jeśli pytanie zostanie zadane w dalszej części spotkania, powiedz: „To dobre pytanie i wkrótce zajmiemy się nim”.

Jeśli zadawane pytanie jest nie na temat i nie zostanie poruszone na spotkaniu, podaj zestaw szczegółowych instrukcji dotyczących rozwiązania. Jeśli po prostu odmawiasz odpowiedzi na pytanie lub wydajesz osąd, „to nie jest cel tego spotkania”, możesz skończyć wysyłając niewłaściwy komunikat swoim pracownikom: zarządzanie to nie obchodzi.

Innym sposobem na odroczenie pytań, o których nie będzie mowa na spotkaniu, jest poproszenie osoby, aby spotkała się z tobą (lub innym odpowiednim członkiem kierownictwa) prywatnie, aby omówić swoje wątpliwości bardziej szczegółowo. Możesz nawet zasugerować (jeśli to stosowne), że pytanie jest na tyle ważne, aby uzasadniać rozważenie możliwości zajęcia się nim na oddzielnym spotkaniu w przyszłości.

Odroczenie pytania jest pomocne, ponieważ:

• W środowisku pracy dorywczej pracownicy mogą czuć się zbyt wolni, aby wypowiedzieć zdanie i przejąć kontrolę nad spotkaniem;
• Większość wściekłych lub niezadowolonych pracowników chce być słyszana bardziej niż cokolwiek innego. Nadanie im tablicy dźwiękowej we właściwym czasie i ustawieniu może pomóc w uniknięciu małych problemów z większymi problemami; i
• Pracownicy potrzebują dobrego przywództwa i reagują na nie.Jeśli kierownictwo utrzymuje kontrolę w sprawiedliwy i zrównoważony sposób, wysyła wiadomość do pracowników, których kierownictwo słucha, ale musi wyznaczyć odpowiednie granice.