Przykład układu listu biznesowego

Podczas pisania listu biznesowego układ listu jest ważny, aby był łatwy do odczytania i wyglądał profesjonalnie. Podobnie jest z korzystaniem z odpowiedniego zwrotu grzecznościowego i zamknięcia, pisowni i gramatyki oraz z tonem, który stosujesz.

Oto informacje na temat listów biznesowych, w tym wybór czcionki, odstępów między akapitami, formatowania, marginesów, co należy zawrzeć w każdym akapicie, jak zamknąć literę i przykład właściwego układu listu biznesowego.

Czcionka listowa i odstępy

• Odpowiednio spasuj układ listów biznesowych, które piszesz, z odstępem między nagłówkiem, powitaniem, każdym akapitem, zamknięciem i podpisem.
• Pojedyncza spacja twój list i pozostaw spację między każdym akapitem. Podczas wysyłania wpisanych liter zostaw dwie spacje przed i po podpisie pisemnym.
• Pozostaw uzasadnienie twojego listu, aby Twoje dane kontaktowe, data, list i podpis były wyrównane do lewej strony.
• Użyj zwykłej czcionki jak Arial, Times New Roman, Courier New, Calibri lub Verdana. Upewnij się, że używany rozmiar czcionki jest wystarczająco duży, aby czytelnik nie musiał sięgać po okulary - standardowy rozmiar czcionki dla tych czcionek wynosi 10 lub 12 punktów.

Jeśli wysyłasz list biznesowy do bardzo konserwatywnej organizacji, najlepiej użyć tradycyjnej czcionki Times New Roman 12 punktów. W żadnych okolicznościach nie używaj fantazyjnych czcionek, takich jak Comic Sans lub czcionek pisma ręcznego, takich jak Lucida w korespondencji biznesowej.

Etykieta listu biznesowego i ton

• Pozdrowienie: Nadal standardem jest używanie tytułu odbiorcy (Pan, Pani, Pani, Dr, Profesor, Sędzia) przed ich nazwiskami w grzecznościowej formalnej korespondencji biznesowej (Przykład: „Drogi Panie Smith”). Słowo „Drogi” powinno zawsze poprzedzać imię odbiorcy; nie używaj po prostu ich nazwy, jak możesz to zrobić w zwykłej korespondencji. Z tego samego powodu unikaj rozpoczynania korespondencji biznesowej z otwarciami takimi jak „Cześć”, „Cześć” lub „Dzień dobry” - listy biznesowe powinny zawsze zaczynać się od „Drogi tytuł i nazwa odbiorcy”, chyba że używasz zwrotu „Do kogo Obawy ”(w przypadkach, gdy nie znasz nazwy odbiorcy).

• Zamknięcie: Twoje zamknięcie musi błądzić po stronie konserwatystów. Dopuszczalne zamknięcia to: „Z poważaniem”, „Z poważaniem”, „Pozdrawiam”, „Pozdrawiam”, „Dziękuję”, „Dziękuję za uwagę”, „Z poważaniem” i „Bardzo poważnie” (często, w skrócie „V / R” jest powszechne w wojskowej korespondencji biznesowej). Nie używaj zwykłych zamknięć typu: „Później”, „Pozdrawiam”, „Serdecznie”, „Dzięki!”, „TTYL” lub „Ciepło”.
• Wybór słów i gramatyka: Chociaż Twój wybór słów dla listów biznesowych nie powinien być zbyt sztywny, kwiecisty lub ozdobny, powinieneś unikać używania slangu, skrótów / akronimów, emotikonów lub mowy. W żadnym wypadku nie należy używać fragmentów zdań, które są powszechnie używane podczas wysyłania wiadomości tekstowych. Zamiast tego używaj pełnych zdań, zwracając uwagę na przecinki przecinków (gdzie dwa pełne zdania są połączone przecinkiem). Starannie sprawdzaj błędy ortograficzne i błędy gramatyczne.

• Papier: Jeśli sporządzasz formalny list służbowy, który należy wysłać pocztą elektroniczną, a nie e-mailem, papier, którego używasz, powinien być standardowym białym papierem wartościowym o przyzwoitej wadze - nie używaj tego rodzaju kolorowych lub ekstrawaganckich materiałów piśmiennych, które mogą być używane w marketingu „Śmieciowa poczta”. Dobrze jest umieścić proste logo firmy na górze papieru.

Przykład układu listu biznesowego

Twoje Informacje Kontaktowe

Twoje imię

Twój adres

Twoje miasto, kod pocztowy państwa

Twój numer telefonu

Twój adres email

Data

Dane kontaktowe odbiorcy

Imię

Tytuł

Firma

Adres

Miasto, kod pocztowy państwa

Pozdrowienie

Szanowny Panie / Panowie. Nazwisko:

Ciało listu

Pierwszy akapit listu biznesowego powinien zawierać wprowadzenie, dlaczego piszesz.

Następnie w kolejnych akapitach podaj więcej informacji i szczegółów na temat swojej prośby.

Ostatni akapit powinien powtórzyć powód, dla którego piszesz i podziękować czytelnikowi za rozpatrzenie twojego wniosku.

Zamknięcie:

Z poważaniem, Podpis:

Podpis odręczny (dla listu w wersji papierowej)

Podpis podpisany

Przejrzyj przykładowy list biznesowy

To przykład listu biznesowego. Pobierz szablon listu biznesowego (zgodny z Google Docs i Word Online) lub zobacz poniżej, aby uzyskać więcej przykładów.

Pobierz szablon programu Word

Przejrzyj przykładowy list biznesowy (wersja tekstowa)

Xavier Lau

123 Business Rd.

Business City, NY 54321

555-555-5555

[email protected]

1 września 2018 r

Portia Lee

Właściciel

Acme Travel

321 Metropolis Ave.

New City, NY 12345

Droga Pani Lee:

Piszę do ciebie dzisiaj w imieniu Pomocników Happyland. Jesteśmy małą organizacją, która pomaga rodzinom o niskich dochodach, które potrzebują opieki po szkole dla swoich małych dzieci. Oferujemy dotacje dla rodzin i bezpłatny transport dla ich dzieci, aby mogły one uczęszczać do jednego z lokalnych ośrodków opieki dziennej.

Co roku organizujemy zbiórkę pieniędzy: Happyland Carnival w Floyd Rosedale Middle School. Mam nadzieję, że zainteresuje Cię darowizna na naszą cichą aukcję i loterię.

Szukamy takich przedmiotów, jak kosze upominkowe, artykuły gospodarstwa domowego, zabawki i inne przydatne przedmioty. Dary pieniężne są również mile widziane, jeśli wolisz. W tym roku wszystkie wpływy zostaną przeznaczone na zakup nowego vana, którego potrzebujemy do transportu dzieci.

Jeśli jesteś zainteresowany datkiem, daj mi znać, wysyłając e-mail na adres [email protected] lub telefonem komórkowym (555-555-5555), jeśli masz jakiekolwiek pytania.

Z poważaniem, Xavier Lau