Szablon profesjonalnego listu biznesowego

List służbowy to profesjonalna korespondencja. Jeśli piszesz list motywacyjny, list polecający lub notatkę z podziękowaniami, musisz przestrzegać formalnych konwencji listu biznesowego. Przestrzeganie tych wytycznych jest ważne. Ustawia ton, że poważnie traktujesz korespondencję i zapewnia, że ​​odbiorca listu może skupić się na Twojej wiadomości (a nie na niezgodnościach formatowania, literówkach lub innych drobnych błędach).

Zanim napiszesz - lub sfinalizujesz - swój następny list biznesowy, poświęć trochę czasu na sprawdzenie, jak sformatować literę, od wyboru czcionki do stylu, wraz z którym pozdrowienia i podpisy są odpowiednie do użycia.

Różne formaty dla listów biznesowych

Uwaga dotycząca formatów listów biznesowych. Istnieją trzy podstawowe style listów biznesowych:

• Format bloku: W tym stylu cały tekst jest wyrównany do lewej. Pomiń jedną linię między każdą sekcją.
• Zmodyfikowany format bloku: Większość treści jest w tym stylu wyrównywana, tak jak w liście formatu bloku. Oto wyjątki: informacje kontaktowe i bezpłatne zamknij, przejdź do środka strony i zapisz tam informacje.
• Format półblokowy:Czasami określany również jako wcięty format bloku, ten styl jest taki sam jak zmodyfikowany format bloku, z tym że każdy akapit ma wcięty.

Każdy z tych stylów jest dopuszczalny do użycia w liście biznesowym, ale ponieważ reguły formatu bloku są tak wyraźne, może to być łatwiejsza opcja do wyboru. Wiele programów do edycji tekstu będzie miało szablony, które pomogą Ci odpowiednio sformatować list. Niezależnie od tego, jaki format wybierzesz, upewnij się, że spacja jest pojedyncza i pomiń spację między każdym akapitem i sekcją.

Profesjonalny wygląd

Występy mają znaczenie! List służbowy to profesjonalna korespondencja, ale nie będzie postrzegana w ten sposób, jeśli zdecydujesz się na dziwaczną czcionkę lub masz dużo literówek. Oto kilka wskazówek, których należy przestrzegać:

• Wybierz odpowiednią czcionkę i rozmiar czcionki.
• Unikaj swobodnego języka lub slangu.
• Zapobiegaj literom i błędom gramatycznym, sprawdzając uważnie.
• Jeśli drukujesz list, rozważ wybór papieru wysokiej jakości. Bez względu na to, jaki papier wybierzesz, przed złożeniem listu należy go ostrożnie złożyć. Jeśli możesz, wpisz adres odbiorcy na kopercie; jeśli to nie jest możliwe, użyj najczystszego pisma.

Co należy zawrzeć w każdej sekcji listu

Twoje Informacje Kontaktowe:Dołącz swoje dane kontaktowe w następującej kolejności.

Twoje imię

Twój adres

Miasto, kod pocztowy państwa

Twój numer telefonu

Twój adres email

Uwaga: Jeśli używasz spersonalizowanego papieru firmowego zawierającego te informacje, opuść tę sekcję.

Data:W Stanach Zjednoczonych formatem zapisu daty jest miesiąc, data i rok. Na przykład, 3 września 2018 r. Nie skracaj miesiąca.

Dane kontaktowe odbiorcy:Dołącz dane kontaktowe osoby, do której piszesz. Jeśli nie masz określonej nazwy, zostaw to.

Imię

Tytuł

Firma

Adres

Miasto, kod pocztowy państwa

Pozdrowienie:Rozpocznij list od pozdrowienia, na przykład „Dear”, a następnie tytuł i imię. Zobacz więcej przykładów odpowiednich powitań do wykorzystania w liście biznesowym, a także porady, co robić, jeśli nie masz konkretnej osoby kontaktowej. Śledź nazwisko osoby dwukropkiem.

Szanowny Panie / Panowie. Nazwisko:

Treść listu biznesowego

Zachowaj swój list prosty i skupiony, więc cel twojego listu jest jasny.

Pierwszy akapit listu biznesowego powinien zawierać wprowadzenie, dlaczego piszesz. Następnie w kolejnych akapitach podaj więcej informacji i szczegółów na temat swojej prośby. Ostatni akapit powinien powtórzyć powód, dla którego piszesz i podziękować czytelnikowi za rozpatrzenie twojego wniosku.

Pojedyncza spacja twojego listu i uzasadnij swój list po lewej stronie. Pozostaw pusty wiersz między każdym akapitem.

Bezpłatne zamknięcie:

Z poważaniem, Podpis:

Podpis odręczny (w przypadku listu wysłanego pocztą)

Podpis podpisany

Szablon listu biznesowego

To jest przykład profesjonalnego listu biznesowego. Pobierz profesjonalny szablon listu biznesowego (zgodny z Google Docs i Word Online) lub zobacz poniżej, aby uzyskać więcej przykładów.

Pobierz szablon programu Word

Przykład listu biznesowego (wersja tekstowa)

Joan Lau

123 Główna ulica

Anytown, CA 12345

555-555-5555

[email protected]

1 września 2018 r

Steven Kramer

Dyrektor ds. Zasobów ludzkich

Materiały biurowe Acme

123 Business Rd.

Business City, NY 54321

Szanowny Panie Kramer, Piszę dzisiaj, aby zaprosić Ciebie lub innego przedstawiciela Twojej firmy na coroczną konferencję Metropolitan Business Conference, która odbędzie się w North Branch Hotel w dniach 15 - 18 stycznia 2019 roku.

Tematem naszej nadchodzącej konferencji jest znalezienie i zatrudnienie pracowników, którzy pasują do kultury firmy. Biorąc pod uwagę wzrost, jaki Twoja firma zaobserwowała w ciągu ostatnich pięciu lat, uważam, że miałbyś wiele do zaoferowania naszej publiczności.

W ramach pakietu mówcy oferujemy skromne honorarium i stolik dla sześciu osób w sobotnią kolację.

Jeśli masz jakieś pytania lub chcesz dowiedzieć się więcej o możliwości mówienia, daj mi znać. Mój numer telefonu komórkowego to 555-555-5555, a mój e-mail to [email protected].

Czekam na wiadomość od ciebie. Dziękuję za uwagę.

Z poważaniem, Twój podpis (list w wersji papierowej)

Joan Lau

Uzyskaj więcej szablonów i przykładów

Przytłoczony wszystkimi krokami związanymi z formatowaniem korespondencji listów biznesowych? Szablon może pomóc. Szablony listów firmy Microsoft są dostępne do bezpłatnego pobrania dla użytkowników programu Microsoft Word lub są dostępne w programie Word, aby używać ich do tworzenia różnorodnych listów biznesowych i pracowniczych.

Jeśli nie jesteś pewien, co napisać treść listu biznesowego, przejrzyj te przykładowe poszukiwania pracy i listy pracownicze w celu uzyskania inspiracji.