Najlepsze formatowanie listu biznesowego

List biznesowy to formalny dokument często wysyłany z jednej firmy do innej lub z firmy do klientów, pracowników i interesariuszy, na przykład. Listy biznesowe są również używane do profesjonalnej korespondencji między osobami. Chociaż e-mail przejął rolę najbardziej rozpowszechnionej formy korespondencji, drukowane listy biznesowe są nadal używane do wielu ważnych, poważnych rodzajów korespondencji, w tym listów referencyjnych, weryfikacji zatrudnienia, ofert pracy i innych.

Pisanie skutecznego, dopracowanego listu biznesowego może być łatwym do wykonania zadaniem, o ile przestrzegasz ustalonych zasad dotyczących układu i języka. Zdaj sobie sprawę, że odbiorca regularnie czyta znaczną ilość korespondencji i będzie faworyzował dobrze wykonane litery, które nie zawierają literówek i błędów gramatycznych. Dobrą zasadą jest dwukrotna korekta, a następnie sprawdzenie przez kolegę, czy nic nie zostało pominięte.

Sekcje listu biznesowego

Każda sekcja listu powinna być zgodna z odpowiednim formatem, zaczynając od danych kontaktowych i danych odbiorcy; pozdrowienie; treść listu; zamknięcie; i wreszcie twój podpis.

Format listu biznesowego

Poniżej znajduje się tradycyjny format listu biznesowego z poradami, jak go oprawić w oparciu o relacje z czytelnikiem i jaki jest pożądany rezultat.

Twoje Informacje Kontaktowe:

Twoje imię

Twoje stanowisko

Twoja firma

Twój adres

Miasto, kod pocztowy państwa

Twój numer telefonu

Twój adres email

Data

Dane kontaktowe odbiorcy:

Ich imię

Ich tytuł

Ich firma

Adres firmy

Miasto, kod pocztowy państwa

Powitanie:

• Użyj „Do kogo to dotyczy”, jeśli nie jesteś pewien, do kogo się zwracasz.
• Skorzystaj z formalnego pozdrowienia „Drogi Panie / Pani / Dr. Nazwisko ”, jeśli nie znasz odbiorcy.
• Użyj „Drogi Imię” tylko wtedy, gdy masz nieformalną relację z odbiorcą.

Ciało

Podstawy formatowania:

• Używaj pojedynczych linii z dodatkowym odstępem między każdym akapitem, po powitaniu i nad zamknięciem.
• W lewo uzasadnij swój list (na lewym marginesie).

Uderz w odpowiedni ton:

Uczyń cel swojego listu jasnym za pomocą prostego i ukierunkowanego języka, zachowując krótki akapit początkowy. Możesz zacząć od „Piszę w odniesieniu do…”, a stamtąd przekazuj tylko to, co musisz powiedzieć.

Kolejne akapity powinny zawierać informacje, które dają czytelnikowi pełne zrozumienie celu (ów), ale unikają meandrowania zdań i niepotrzebnie długich słów. Ponownie, zwięźle, aby utrzymać ich uwagę.

Jeśli twoim zamiarem jest przekonanie odbiorcy w jakiś sposób, czy to jest zainwestowanie pieniędzy, udzielenie referencji, zatrudnienie, partnerstwo, czy rozwiązanie problemu, stwórz przekonujący argument dla swojej sprawy. Jeśli, na przykład, chcesz, aby czytelnik sponsorował imprezę charytatywną, określ wszelkie nakładanie się na cele filantropijne ich firmy. Przekonaj czytelnika, że ​​pomaganie ci będzie korzystne dla obu stron, a zwiększysz swoje szanse na zdobycie wsparcia.

Przechowuj swój akapit do dwóch zdań. Po prostu powtórz powód pisania i podziękuj czytelnikowi za rozważenie twojej prośby.

Bezpłatne zamknięcie:

Oto kilka dobrych opcji zamknięcia:

• Z poważaniem,
• Z poważaniem,
• Serdecznie,
• Z szacunkiem

Jeśli twój list jest mniej formalny, rozważ użycie:

• Wszystkiego najlepszego,
• Najlepiej,
• Dziękuję Ci,
• Pozdrowienia,

Podpis:

Wpisz swój podpis tuż pod zamknięciem i pozostaw cztery pojedyncze spacje między zamknięciem a pełnym imieniem i nazwiskiem, tytułem, numerem telefonu, adresem e-mail i innymi informacjami kontaktowymi, które chcesz dołączyć. Użyj poniższego formatu:

Twój odręczny podpis

Wpisane pełne imię i nazwisko

Tytuł

Przykład listu biznesowego

Możesz użyć tej próbki listu biznesowego jako modelu. Pobierz szablon (zgodny z Google Docs i Word Online) lub przeczytaj wersję tekstową poniżej.

Pobierz szablon programu Word

Przykład listu biznesowego (wersja tekstowa)

Twoje imię

Twoje stanowisko

Twoja firma

Twój adres

Miasto, kod pocztowy państwa

Twój numer telefonu

Twój adres email

Data

Nazwa odbiorcy

Tytuł odbiorcy

Firma odbiorcza

Adres Firmy Odbiorcy

Miasto, kod pocztowy państwa

Szanowny Panie / Panowie. Nazwisko, Chciałbym zaprosić Państwa do wzięcia udziału w naszym nadchodzącym wydarzeniu dotyczącym sieci kontaktów w dziale Liberal Arts. Wydarzenie odbędzie się po południu 1 lutego 20XX. Chcemy zapewnić naszym absolwentom seniorów możliwość spotkania liderów biznesu w okolicy, którzy mogą poszukiwać nowych pracowników, którzy posiadają stopnie w dziedzinie sztuk wyzwolonych.

Wydarzenie odbędzie się w Cox Student Center na Northern State University i potrwa około 2-3 godzin. Jeśli jesteś zainteresowany uczestnictwem lub wysłaniem przedstawiciela firmy, aby spotkać się z naszymi studentami, poinformuj mnie o tym jak najszybciej, a ja mogę zarezerwować dla ciebie stolik.

Dziękuję za poświęcony czas i mam nadzieję usłyszeć od ciebie wkrótce.

Z szacunkiem

Twój podpis (drukowany list)

Twoja wpisana nazwa

Twoje stanowisko

Jeśli wysyłasz list e-mail, Twój podpis będzie nieco inny. Zamiast umieszczać swoje dane kontaktowe w nagłówku listu, umieść je poniżej swojego podpisu. Na przykład:

Wysyłanie listu biznesowego e-mail

Z poważaniem, Imię Nazwisko

Tytuł

Twój adres

Twój numer telefonu

Twój adres email

Dołącz temat, o którym piszesz w temacie wiadomości e-mail, aby czytelnik wiedział, dlaczego wysyłasz wiadomość.

Porady dotyczące pisania listów biznesowych

Bardziej szczegółowe wskazówki można znaleźć w niniejszych wytycznych, w jaki sposób napisać list biznesowy, w tym wybrać czcionkę, wybrać marginesy i odpowiednio sformatować list.

Zawsze warto przyjrzeć się przykładom, aby uzyskać pomysły na własną korespondencję. Przejrzyj próbki listów, w tym listy motywacyjne, listy z podziękowaniami, listy uzupełniające, listy o przyjęciu i odrzuceniu pracy, listy rezygnacyjne, listy z uznaniem i więcej próbek listów związanych z pracą i zatrudnieniem.