Wybór najlepszego pozdrowienia dla następnego listu

Podczas pisania listu biznesowego ważne jest, aby na początku umieścić odpowiednie powitanie. Dzieje się tak bez względu na to, czy wysyłasz wiadomość e-mailem, czy pocztą. Użycie odpowiedniego powitania nadaje ton Twojemu listowi i pokazuje odbiorcy, że rozumiesz podstawowe zasady etykiety biznesowej.

Podczas gdy zwykła „Cześć”, „Cześć” lub nawet „Hej” jest odpowiednia w przypadkowej korespondencji, bardziej formalne pozdrowienie jest właściwe, gdy wysyłasz e-mailem informacje dotyczące sprawy biznesowej, takie jak list motywacyjny, list polecający lub list z zapytaniem.

Poniżej znajduje się lista przykładów zwrotów grzecznościowych, które są odpowiednie dla korespondencji biznesowej i związanej z zatrudnieniem. Później wyjaśnimy, jak wybrać i sformatować zwrot grzecznościowy, a także jak skierować list do osoby, której imienia nie znasz.

Przykłady zwrotów listów biznesowych

• Szanowny Pan Smith
• Szanowny Panie i Pani Smith
• Drogi panie White i pani Smith
• Drogi Dr Smith
• Drogi Sędziego Smith
• Droga pani Jones
• Droga Jane Doe
• Drogi doktorze Haven
• Drogi Dr i Pani Haven
• Drogie imię (jeśli dobrze znasz tę osobę)

Wszystkie te pozdrowienia zaczynają się od słowa „drogi”. Możesz po prostu zacząć pisać list z imieniem osoby, co może zostać źle zinterpretowane jako nagłe lub nawet niegrzeczne. Zawsze można bezpiecznie powitać słowo „drogi” w liście biznesowym.

Jedynym wyjątkiem jest używanie ogólnego pozdrowienia „Do kogo to może dotyczyć”, ale o tym za chwilę.

Wytyczne dla nazw i tytułów

Powitanie powinno zazwyczaj wykorzystywać nazwisko osoby wraz z „Panem” lub „Pani” Ogólnie rzecz biorąc, unikaj używania „Pani” lub „Miss”, chyba że jesteś pewna, jak kobieta chce się zwrócić. W razie wątpliwości domyślnie użyj „Ms.”

Jeśli piszesz do kogoś, kto ma doktorat lub stopień naukowy, użyj skróconej formy: „Dr.” Jednak w przypadku innych tytułów, takich jak profesor, sędzia, rabin itp., Zapisz cały tytuł i wykorzystaj go. Na przykład, pozdrowienie w liście do sędziego będzie brzmiało: „Drogi sędzio Barnard”. Albo, jeśli twoja korespondencja była z rabinem, możesz napisać: „Drogi Rabbi Williams”.

Kiedy twój list jest skierowany do więcej niż jednej osoby, wypisz wszystkie ich nazwiska osobno, oddzielając je przecinkami. Na przykład „Drogi panie Hobbes, pani Luxe i pan Hopman”. Dla par małżeńskich, jeśli jedna osoba w parze zmieniła swoje imię, wystarczy użyć tylko jednego nazwiska. Na przykład „Drogi panie i pani Smith”.

Czasami płeć danej osoby jest niejasna z imienia - imiona takie jak „Corey” czy „Blake” są zarówno imionami kobiet, jak i mężczyzn. Jeśli tak jest, wykonaj badania, aby określić płeć na podstawie wyszukiwania na LinkedIn lub na stronie internetowej firmy. Ale jeśli pozostanie niejednoznaczny, po prostu wpisz pełne imię i nazwisko osoby, upuszczając tytuł. Na przykład „Drogi Corey Meyer”.

Jak sformatować list powitalny

Śledź pozdrowienie dwukropkiem lub przecinkiem, spacją, a następnie rozpocznij pierwszy akapit listu. Użycie dwukropka jest bardziej formalną opcją. Na przykład:

Szanowny Pan Smith:

Pierwszy akapit listu

Kiedy nie masz osoby do kontaktu

Jeśli nie masz osoby kontaktowej w organizacji, możesz albo odstąpić od zwrotu grzecznościowego i zacząć od pierwszego akapitu listu, albo skorzystać z ogólnego pozdrowienia.

Jednak przed skorzystaniem z ogólnego pozdrowienia (lub pozostawieniem pozdrowienia) spróbuj znaleźć imię i nazwisko osoby, z którą się kontaktujesz. Jeśli ubiegasz się o pracę lub pytasz o nią, a nazwisko menedżera ds. Zatrudnienia nie znajduje się na liście ofert pracy, możesz wyszukać tytuł pracodawcy lub menedżera ds. Zatrudnienia na stronie internetowej firmy. Jeśli istnieje numer kontaktowy, możesz również zadzwonić i poprosić asystenta administracyjnego o nazwę menedżera ds. Zatrudnienia.

Jeśli wysyłasz inny typ listu, nadal możesz wyszukać nazwisko tej osoby na stronie internetowej firmy lub porozmawiać z asystentem administracyjnym lub skontaktować się z firmą, aby uzyskać nazwisko osoby, do której próbujesz dotrzeć.

Ogólne pozdrowienia dla listów firmowych

• Drogi Dyrektorze ds. zatrudnienia
• Do tych których może to dotyczyć
• Drogi kierowniku działu kadr
• Szanowny Panie, Szanowna Pani

Nazwy sprawdzania pisowni

Na koniec przed wysłaniem listu biznesowego upewnij się, że nazwa osoby została poprawnie wpisana. Sprawdź pisownię na stronie internetowej firmy lub na LinkedIn.

Zastanów się, czy nie poprosić zaufanego przyjaciela, aby sprawdził twoją wiadomość przed wysłaniem, zwracając szczególną uwagę na pisownię nazwisk.