E-mail Pozdrowienia, które czytają

Według BusinessInsider.com przeciętny pracownik przeznacza około 25 procent swojego dnia na przechodzenie przez setki e-maili. Podczas gdy niektórzy ludzie potrzebują odświeżenia podstawowej etykiety e-mailowej, inni popełniają błędy tylko dlatego, że są przytłoczeni ogromem komunikacji.

Podczas poszukiwania pracy prawdopodobnie wyślesz wiele, wiele e-maili, w tym listy motywacyjne, notatki z podziękowaniami i wiadomości do połączeń związanych z poszukiwaniem pracy.

Poświęć trochę czasu, aby uniknąć krępujących błędów, takich jak błędne pisanie czyichś nazwisk, i pamiętaj, aby napisać notatki, które otrzymają odpowiedź.

Zacznij od profesjonalnego powitania

Dąż do jasności w temacie tematu. Wybierz coś bezpośredniego, który identyfikuje cel Twojej wiadomości e-mail, np. „Zmieniono czas spotkania” lub „szybkie zapytanie o propozycję”.

Unikaj zwisania marchewki za pomocą zwiastuna typu „Muszę cię poinformować …”, który próbuje zwabić czytanie do otwarcia wiadomości e-mail, aby dotrzeć do twojego zamiaru. Ludzie często decydują, czy otworzyć wiadomość e-mail na podstawie tematu, więc wybierz wiadomość, która jasno określa twój cel.

Użyj profesjonalnego powitania. Dołącz odpowiednie powitanie dla okoliczności i odbiorcy. Niektóre pozdrowienia działają w wiadomości e-mail, ale nie są używane w zwykłym liście, podczas gdy niektóre pozdrowienia działają dla obu.

Wybierz powitanie na podstawie tego, jak dobrze znasz osobę, do której piszesz i typ wysyłanej wiadomości. Na przykład, jeśli piszesz do kogoś, kogo znasz, „Hi Jim” jest odpowiedni. „Szanowny Panie / Pan Smith” byłby odpowiedni przy ubieganiu się o pracę lub pisaniu listu biznesowego.

Unikaj otwierania wiadomości e-mail z „hej”, która brzmi bardzo nieformalnie i zazwyczaj nie jest używana w miejscu pracy. Unikaj też „Cześć ludziom” lub „Cześć chłopaki”, nawet jeśli charakter twojego e-maila jest złagodzony.

Przykłady powitania

• Drodzy Imię Nazwisko (działa to dobrze, jeśli nie znasz płci osoby, do której piszesz)
• Drogie imię (gdy wysyłasz wiadomość do kogoś, kogo znasz)
• Cześć Imię (Wysyłając wiadomość do kogoś, kogo znasz)
• Szanowny Panie / Panowie. Nazwisko
• Szanowny Panie / Panowie. Imię Nazwisko
• Drogi Dr Nazwisko
• Do tych których może to dotyczyć
• Drogi kierowniku działu kadr
• Drogi Dyrektorze ds. zatrudnienia

Użyj odpowiedniej interpunkcji po powitaniu. W przypadku bardziej formalnych wiadomości e-mail użyj średnika po nazwie. Dla osób, które znasz lub korespondujących z innymi, użyj nazwy po nazwie powitania.

Unikaj typowych błędów

Podczas pisania wiadomości e-mail następujące błędy zdarzają się czasami, gdy ludzie szybko spieszą się z wiadomością. Poświęć trochę czasu na przejrzenie wiadomości i wykonaj następujące czynności.

• Dodaj ostatni adres e-mail.Jeśli nie masz możliwości usunięcia wiadomości e-mail, dodaj ostatni adres, jeśli masz szybki palec spustowy. Wstaw nazwę odbiorcy tylko wtedy, gdy masz pewność, że Twój e-mail jest gotowy do pracy.
• Unikaj starego błędu „odpowiedz wszystko”.Obserwuj swój palec spustowy, gdy uderzasz „Odpowiedz wszystkim”. Zastanów się, czy wszyscy na liście naprawdę muszą przeczytać, co masz do powiedzenia. Pamiętaj także o starszych wiadomościach e-mail w łańcuchu, których możesz nie chcieć zobaczyć na liście Odpowiedz wszystkim.
• Nie przejmuj się humorem. Humor może być trudny do rozróżnienia w wiadomości e-mail, ponieważ twój ton niekoniecznie będzie się świecił. Bez mowy ciała, mimiki twarzy lub rytmu humor może spaść lub nawet niezamierzenie obrazić czytelnika. Zagraj w bezpieczne i zostaw to.

• Czytać korektę.Nie popełniaj błędu, myśląc, że ludzie wybaczą literówki w nieformalnych wiadomościach e-mail lub że błędy będą tolerowane, jeśli piszesz na telefonie. Możesz zostać surowo osądzony przez błędy w e-mailu, zwłaszcza jeśli są szalone. Nie polegaj na sprawdzającym pisowni, który często wybiera złe słowo. Sprawdź swoje e-maile tak, jak każdy ważny dokument. W szczególności zawsze sprawdzaj i sprawdzaj, czy poprawnie wpisałeś nazwiska osób.
• Nie używaj emotikonów ani emotikonów. Coraz częściej wiadomości e-mail zaczynają przypominać wiadomości tekstowe. Wiadomości w miejscu pracy zawierają czasem emotikony „smile-up” lub buźki. Mimo że stają się coraz bardziej powszechne, unikaj emotikonów i emotikonów w formalnej korespondencji. Jeśli powitanie e-mailem zawiera nazwisko osoby, jest to pewny znak, że należy pominąć emotikony i emotikony.

• Pamiętaj, że e-mail trwa wiecznie.Zastanów się dwa razy, zanim wyślesz coś osobistego lub poufnego pocztą e-mail, zwolnisz kogoś za pośrednictwem poczty elektronicznej, lekceważysz kogoś lub odpowiesz gniewem. Nawet usunięte wiadomości e-mail można przywrócić z kopii zapasowych danych.

Te rodzaje interakcji mogą być lepiej wykonane osobiście. Zastosuj zasadę 24-godzinną. Jeśli nie jesteś pewien, czy powinieneś wysłać wiadomość, poczekaj do następnego dnia, aby zdecydować. Inna dobra zasada: nie pisz niczego w e-mailu, którego nie chciałbyś udostępniać publicznie, na przykład w zeznaniu lub w mediach społecznościowych.