Jak skierować list biznesowy lub profesjonalny

W erze SMS-ów i bezpośrednich wiadomości czasami trudno jest zapamiętać wszystko, czego nauczyłeś się w szkole na temat pisania listów formalnych. Możesz latami swojej kariery nie pisać więcej niż profesjonalnie wyglądający e-mail, ale jest to umiejętność ważna, gdy szukasz pracy, tworzenia sieci kontaktów lub wysyłania innej korespondencji biznesowej.

Jeśli jednak chodzi o poszukiwanie pracy, musisz wyciągnąć wszystkie przystanki. Nieformalny po prostu nie zadziała, gdy próbujesz zaimponować kierownikowi ds. Zatrudnienia i wyróżnić się na tle konkurencji. Korzystanie z prawidłowego sposobu adresowania listu biznesowego lub zawodowego jest niezbędne dla komunikacji zawodowej i biznesowej.

Gdy adresujesz swoje listy we właściwy sposób, nigdy nie będziesz musiał się martwić o rozpoczęcie interakcji na niewłaściwej stopie, zanim odbiorca będzie miał szansę przeczytać wiadomość.

Przede wszystkim wiedz, że pisząc list lub wysyłając wiadomość e-mail w celach zarobkowych lub biznesowych, ważne jest, aby oficjalnie zwrócić się do osoby, do której piszesz, chyba że znasz ją bardzo dobrze.

Jeśli nie masz pewności, czy powinieneś użyć formalnego lub swobodnego (imię) formularza adresu, popełnij błąd po stronie bezpieczeństwa i skorzystaj z formalnego oznaczenia.

Jak rozwiązać formalny list: Pan, Dr, Pani lub Pani.

Właściwym tytułem, którego należy używać, pisząc do mężczyzny, jest Pan. Dla kobiety używaj Pani, nawet jeśli znasz stan cywilny adresata.

Pani jest bardziej profesjonalna niż Pani lub Pani. Dla lekarza lub kogoś z tytułem doktora, użyjcie Dr jako tytułu. Alternatywnie możesz również użyć „Profesora”, jeśli piszesz do członka wydziału uniwersyteckiego lub uniwersyteckiego.

Jeśli nie znasz tożsamości płciowej adresowanej osoby, użyj powitania neutralnego płciowo i po prostu podaj ich imię i nazwisko, np. „Drogi Tristanie Dolanie”.

Stosowne pozdrowienia z listów są odpowiednie dla korespondencji biznesowej i związanej z zatrudnieniem. Na przykład:

Przykłady powitań listowych

• Szanowny Pan Smith
• Drogi panie Jones
• Droga Pani Markham
• Droga Kiley Doe
• Drogi doktorze Haven
• Drogi profesorze Jones

Postępuj zgodnie z powitaniem dwukropkiem lub przecinkiem, podziałem wiersza, a następnie rozpocznij pierwszy akapit listu. Na przykład:

Szanowny Pan Smith:

Pierwszy akapit listu.

Znalezienie osoby do kontaktu

Nie musisz koniecznie znać nazwiska osoby, do której się zwracasz - ale to nie boli, zwłaszcza jeśli próbujesz uzyskać rozmowę kwalifikacyjną. Zwykle pracodawcy nie podają nazwy kontaktu w pracy, zwłaszcza w dużych witrynach poszukiwania pracy.

Warto jednak znaleźć osobę kontaktową, ponieważ poświęcenie czasu na odkrycie, że nazwisko tej osoby będzie wykazywać osobistą inicjatywę. Pokazuje również dbałość o szczegóły, które będą dobrze przemawiać do Ciebie, gdy Twoje CV zostanie poddane przeglądowi.

Najlepszym sposobem na znalezienie nazwiska kontaktu w firmie jest pytanie. Jeśli łączysz się w pozycję, jest to całkiem proste - po prostu zanotuj, aby poprosić znajomego lub kolegę o nazwisko i adres e-mail najlepszej osoby, z którą chcesz porozmawiać o tej pozycji. Jeśli nie, zadzwoń na numer główny firmy i poproś recepcjonistę o nazwisko i dane kontaktowe kierownika działu kadr odpowiedzialnego za zatrudnienie (lub szefa działu takiego i takiego itp.).

Jeśli żadna z tych metod nie zadziała, często możesz znaleźć poszukiwane informacje, wykonując małą przeglądarkę internetową. Zacznij od strony internetowej firmy i znajdź pracowników na liście. Często zobaczysz kontakt HR na stronie personelu lub w katalogu firmy.

Jeśli to nie przyniesie rezultatów, nadszedł czas, aby trafić na LinkedIn i przeprowadzić zaawansowane wyszukiwanie tytułów i nazw firm. W tym procesie możesz nawet znaleźć inne połączenie z osobą, której szukasz. To nigdy nie jest złe, gdy próbujesz nakłonić człowieka do spojrzenia na twoje CV.

Przykładowy list z osobą kontaktową (wersja tekstowa)

Imię Nazwisko

Twój adres

Twoje miasto, kod pocztowy państwa

Twój numer telefonu

Twój email

Data

Nazwa Kontaktu

Tytuł

Nazwa firmy

Adres

Miasto, kod pocztowy państwa

Szanowny Panie / Panowie. Nazwisko, Piszę o nadchodzącym wydarzeniu dotyczącym kariery zawodowej twojego uniwersytetu. Jestem zainteresowany rezerwacją stoiska, ponieważ chcemy zatrudnić dwóch nowych projektantów.

Nazwa naszej firmy to Blue Fox Designs i chciałbym nawiązać kontakt z niektórymi studentami projektowania i sztuki, którzy będą kończyć studia w tym roku. Koncentrujemy się na współczesnym wystroju i dekoracji wnętrz.

Daj mi znać, jeśli masz miejsce na swoje wydarzenie. Możesz napisać do mnie na adres [email protected] lub zadzwonić na mój telefon komórkowy pod numerem 555-555-5555.

Z poważaniem, Podpis odręczny (dla listu w wersji papierowej)

Twoja wpisana nazwa

Kiedy nie masz osoby do kontaktu

Jeśli nie masz osoby kontaktowej w firmie, odrzuć pozdrowienie z listu motywacyjnego i zacznij od pierwszego akapitu lub skorzystaj z ogólnego pozdrowienia. Na przykład:

• Do tych których może to dotyczyć
• Drogi Dyrektorze ds. zatrudnienia
• Drogi kierowniku działu kadr
• Szanowny Panie, Szanowna Pani (bądź ostrożny w używaniu tego, może brzmieć przestarzale)

Śledź ogólne pozdrowienie dwukropkiem, tak jak poniżej:

Drogi Dyrektorze ds. zatrudnienia:

Pierwszy akapit listu.

Przykładowy list bez osoby do kontaktu (wersja tekstowa)

Imię Nazwisko

Twój adres

Twoje miasto, kod pocztowy państwa

Twój numer telefonu

Twój email

Data

Drogi Dyrektorze ds. zatrudnienia:

Piszę, aby zapytać o możliwość jakichkolwiek ofert pracy w Woodlynn Publishing. W szczególności szukam stanowiska asystenta administracyjnego. Mam sześć lat doświadczenia jako asystent administracyjny w Wedgewood Realty w North Grove, ale w przyszłym miesiącu przeprowadzę się do twojego obszaru, więc szukam nowego stanowiska.

Jeśli masz jakieś możliwości, daj mi znać. Załączam moje CV do rozważenia. Mój obecny menedżer, John Anderson i dwaj moi koledzy są bardzo chętni do podania referencji potwierdzających moje kwalifikacje.

Możesz skontaktować się ze mną pod adresem [email protected] lub telefonicznie pod numerem 555-555-5555. Czekam na wiadomość od ciebie.

Z poważaniem, Podpis odręczny (dla listu w wersji papierowej)

Twoja wpisana nazwa

Adresowanie koperty

Użyj koperty o rozmiarze biznesowym (# 10) do całej korespondencji wysyłanej pocztą, składając swój list na trzy części.

• Twój adres zwrotny (nazwa, adres, miasto, stan i kod pocztowy) powinien znajdować się w lewym górnym rogu koperty, ze znaczkiem po prawej stronie.
• Upewnij się, że nazwa i adres odbiorcy (osoba kontaktowa, firma, adres, miasto, stan i kod pocztowy) są wyśrodkowane na kopercie.

Umiejętności profesjonalnej komunikacji

Właściwe zajęcie się listem biznesowym lub zawodowym nie jest umiejętnością, której potrzebujesz tylko podczas poszukiwania pracy. Po zatrudnieniu okaże się, że będą chwile, kiedy będziesz musiał pisać listy, które wymagają formalnych adresów i zwrotów grzecznościowych.