Jak napisać list biznesowy

Czy musisz napisać list biznesowy? Nie jesteś pewien, jakiego najlepszego układu użyć lub co zamieścić w swoim liście? Ważne jest, aby wszystkie listy biznesowe, które piszesz, były odpowiednio sformatowane i wyglądały profesjonalnie.

Kiedy piszesz do potencjalnych pracodawców, współpracowników, kontaktów zawodowych i biznesowych, układ listu jest prawie tak samo ważny jak to, co piszesz.

Jeśli litera nie jest poprawnie sformatowana, nie ma wystarczającej ilości miejsca między akapitami i używa nietradycyjnego stylu lub rozmiaru czcionki, może to źle odzwierciedlać.

Wytyczne dotyczące pisania listów biznesowych

Oto wskazówki dotyczące pisania listu biznesowego, więc cała twoja korespondencja robi najlepsze wrażenie.

Marginesy

Marginesy listów biznesowych powinny wynosić około 1 cala. Daje to listowi zawodowemu uporządkowany wygląd. Powinieneś wyrównać tekst do lewej strony, tak właśnie wyrównuje się większość dokumentów, dzięki czemu Twój list będzie czytelny.

Odstępy między literami

Pozostawienie miejsca w liście tworzy jasny, czytelny i czytelny wygląd, który doceni czytelnik. Twoja litera powinna być w formacie blokowym: cała litera powinna być wyrównana do lewej i pojedynczego odstępu, z wyjątkiem podwójnej spacji między akapitami.

Rozmiar czcionki

Tradycyjny rozmiar czcionki dla profesjonalnego listu to 12. Czcionka powinna być czcionką Times New Roman lub Arial. Jeśli jednak używasz papieru firmowego, papier firmowy może mieć inny rozmiar czcionki i styl.

Styl czcionki

Nie ma potrzeby używania różnych stylów w profesjonalnym liście. Użyj jednolitej czcionki (czcionka do druku książki, np. Times New Roman lub Arial) i unikaj podkreślania, kursywy lub pogrubienia. Jeśli jednak używasz papieru firmowego, papier firmowy może mieć inny styl czcionki.

Tekst listowy

Tekst listu biznesowego powinien być czysty i czytelny. Unikaj pisania listu w jednym dużym bloku tekstu. Podziel swój tekst na kilka zwięzłych akapitów. Te akapity powinny być wyrównane do lewej; pozwala to na łatwiejsze czytanie. Po wypełnieniu listu poproś kogoś, aby przeczytał go za Ciebie. Niech spojrzą krótko na list. Czy na stronie jest za dużo tekstu? Czy łatwo jest zobaczyć wyraźne akapity?

Informacje kontaktowe

Pierwsza część listu powinna zawierać informacje kontaktowe oraz informacje kontaktowe osoby, którą piszesz. Podaj również datę pisania na górze listu.

Zwrot listu

Jeśli dobrze nie znasz czytelnika i zazwyczaj zwracasz się do niego po imieniu, w zwrot grzecznościowy powinieneś podać osobisty tytuł osoby i pełne imię i nazwisko (tj. „Drogi panie James Franklin”). Jeśli nie masz pewności co do imienia i nazwiska czytelnika, podaj jego tytuł (tj. „Szanowny dyrektorze marketingu”). Jeśli nie jesteś pewien płci czytelnika, po prostu podaj jego pełne imię i nazwisko oraz unikaj osobistego tytułu (np. „Dear Jamie Smith”). Jeśli nie jesteś pewien płci, imienia i tytułu czytelnika, po prostu napisz: „Do kogo to może dotyczyć”. Po powitaniu pozostaw jedną linię pustą.

Litery ust

Profesjonalne akapity literowe powinny być stosunkowo zwięzłe. Pierwszy akapit może zawierać krótkie, przyjazne otwarcie i zwięzłe wyjaśnienie powodu pisania. Drugi akapit (i wszelkie kolejne akapity) powinien rozwinąć powód pisania. Ostatni akapit powinien powtórzyć powód pisania i, jeśli ma to zastosowanie, podać plan działania (lub poprosić czytelnika o podjęcie pewnych działań).

Zamknięcie

Podczas pisania listu biznesowego lub wiadomości e-mail ważne jest, aby zamknąć list w sposób profesjonalny, więc list w całości jest dobrze napisany i profesjonalny.

Podpis

Kiedy wysyłasz list papierowy, dokończ list za pomocą podpisu, odręcznie, a następnie wpisz swoje nazwisko. Jeśli jest to wiadomość e-mail, po prostu podaj swoje imię i nazwisko.

Wreszcie, nie zapomnij sprawdzić pisowni i zweryfikować swój list przed wysłaniem. Ponownie poproś członka rodziny, przyjaciela lub kolegę o sprawdzenie go za Ciebie. Zawsze dobrze jest przyjrzeć się innej parze, ponieważ trudno jest uchwycić własne błędy.

Format listu biznesowego

Przejrzyj sformatowany list biznesowy z informacjami o tym, co należy zawrzeć w każdej części listu.

Próbka listu biznesowego

Imię Nazwisko

Twój adres

Twoje miasto, kod pocztowy państwa

Twój numer telefonu

Twój email

Data

Nazwa Kontaktu

Tytuł

Nazwa firmy

Adres

Miasto, kod pocztowy państwa

Szanowny Panie / Panowie. Nazwisko:

Piszę, aby zaprosić cię na sesję networkingową, którą przygotowujemy dla naszych studentów studiów magisterskich w dziedzinie informatyki tutaj na Hazelwood University. Skupiamy się na firmach IT i uważamy, że Twoja firma będzie idealnie pasować. Jest zawsze dobrze zorganizowany i to świetny sposób na wypełnienie wszystkich otwartych pozycji.

Impreza zaplanowana jest na 30 kwietnia w godz. 13-17 w Centrum Studenckim Holland Hall. Jeśli jesteś zainteresowany, daj nam znać, a mogę zarezerwować miejsce dla Ciebie lub Twojego menedżera ds. Zatrudnienia. Jeśli masz jakieś pytania lub chciałbyś uzyskać więcej informacji, napisz do mnie na adres [email protected] lub zadzwoń pod numer 555-555-5555.

Dziękuję Ci.

Podpis odręczny (dla wersji papierowej)

Twoja wpisana nazwa

Więcej przykładów

Przejrzyj przykłady listów biznesowych dla różnych korespondencji biznesowych, zawodowych i związanych z zatrudnieniem, w tym próbek listów i wiadomości e-mail oraz szablonów.