Co każdy pracodawca powinien wiedzieć o wymaganiach dotyczących formularza I-9

Formularz kwalifikacyjny I-9 jest wymagany przez Ustawę o reformie imigracyjnej, weryfikującą tożsamość pracownika i jego uprawnienia do legalnej pracy w USA. Jeśli pracodawca pomija jakiekolwiek kroki lub zapomina o dołączeniu odpowiednich dokumentów, jest narażony na ryzyko z możliwymi i dość poważnymi komplikacjami prawnymi, dlatego tak ważne jest zweryfikowanie każdego aspektu pracowników I-9.

Lista A - dokumenty, które ustanawiają zarówno tożsamość, jak i prawo do zatrudnienia

Na I-9 jest wymagana lista dokumentów potwierdzających tożsamość. Dokumenty te określają tożsamość i uprawnienia do pracy w USA i są uznawane za akceptowalny dowód obu.

• Paszport USA (niewygasły lub wygasł)
• Certyfikat obywatelstwa USA (Formularze N-560 lub N-561)
• Certyfikat obywatelstwa (Formularze N-550 lub N-570)
• Niewykorzystany paszport zagraniczny z załączonym Formularz I-94 wskazujące na niewygasłe zezwolenie na zatrudnienie
• Karta stałego pobytu lub karta potwierdzająca rejestrację cudzoziemca ze zdjęciem (Formularz I-551)
• Niewykorzystana karta tymczasowego rezydenta (Formularz I-688)
• Niewykorzystana karta autoryzacji zatrudnienia (Formularz I-688A)
• Unexpired Reentry Permit (Formularz I-327)
• Dokument podróży uchodźcy niewygasłego (Formularz 1-571)

• Unexpired Employment Authorization Document wydany przez Departament Bezpieczeństwa Wewnętrznego (DHS) zawierający zdjęcie (Formularz I-688B)

Lista B - dokumenty ustanawiające tożsamość

W przypadku braku któregokolwiek z powyższych dokumentów pracownik musiałby przedstawić dwa inne, jeden na dowód tożsamości, a drugi na dowód kwalifikowalności zatrudnienia. Następujące dokumenty mogą być wykorzystane do ustalenia tożsamości pracownika:

• Prawo jazdy lub dowód osobisty wydane przez państwo lub odległe posiadanie Stanów Zjednoczonych, pod warunkiem, że zawiera ono fotografię lub informacje, takie jak imię i nazwisko, data urodzenia, płeć, wzrost, kolor oczu i adres
• Dowód osobisty wydany przez federalne, stanowe lub lokalne agencje lub podmioty, pod warunkiem, że zawiera zdjęcie lub informacje, takie jak imię i nazwisko, data urodzenia, płeć, wzrost, kolor oczu i adres
• Legitymacja szkolna ze zdjęciem
• Karta rejestracyjna wyborcy
• Karta wojskowa lub projekt karty US
• Dowód wojskowy zależny

• Karta marynarki handlowej straży przybrzeżnej USA
• Native American plemienny dokument
• Prawo jazdy wydane przez rząd kanadyjski

Lista C - dokumenty ustanawiające warunki zatrudnienia

Jeden z tych dokumentów musi być prezentowane jako dodatek do dokumentu z listy B, jeśli pracownik nie jest w stanie dostarczyć dokumentu z listy A.

• Karta Ubezpieczenia Społecznego USA wydana przez Administrację Ubezpieczeń Społecznych, inna niż karta stwierdzająca, że ​​nie jest ważna dla zatrudnienia
• Certyfikacja urodzenia za granicą wydana przez Departament Stanu (Formularz FS-545 lub Formularz DS-1350)
• Oryginalna lub uwierzytelniona kopia aktu urodzenia wydanego przez stan, powiat, władze miejskie lub odległe posiadanie Stanów Zjednoczonych opatrzone oficjalną pieczęcią
• Native American plemienny dokument.
• Amerykańska legitymacja obywatelska (Formularz I-197)
• Dowód osobisty do korzystania z Resident Citizen w Stanach Zjednoczonych (Formularz I-179)

• Niewykorzystany dokument upoważnienia do zatrudnienia wydany przez DHS inny niż wymieniony w wykazie A

Specjalna lista dla osób niepełnoletnich

Pracownicy poniżej 18 roku życia, którzy nie mogą przedstawić żadnego z powyższych dokumentów, mogą dostarczyć dokumenty dostosowane do wieku, w tym:

• Rekord szkolny lub karta raportu
• Rejestr kliniki, lekarza lub szpitala
• Rekord przedszkola lub żłobka

Dodatkowy formularz I-9 Obowiązki pracodawcy

Upewnij się, że formularze I-9 są wypełnione poprawnie i że Ty i Twój pracownik dokładnie przestrzegacie wskazówek. Formularz I-9 każdego pracownika należy przechowywać w aktach przez co najmniej trzy lata lub przez rok po zakończeniu zatrudnienia, w zależności od tego, który z tych okresów jest dłuższy.

Przechowuj i kopiuj oryginalne dokumenty dostarczone przez pracowników. Nie jest to wymagane, ale zalecane. Zachowaj tylko minimalną wymaganą liczbę dokumentów i przechowuj formularze i kserokopie dokumentów oddzielnie od akt pracowników.

Jeśli w dokumencie I-9 zostaną wprowadzone jakiekolwiek zmiany, zmień je w oryginalnym formularzu i poczekaj, a następnie zmień datę. Nie wypełniaj nowego formularza. Zweryfikuj wygasające zezwolenia na pracę i nie pozwól pracownikom pracować, jeśli ich dokumentacja wygasła.

Pamiętaj, aby odpowiedzieć zgodnie z instrukcjami i wskazówkami dotyczącymi terminów, jeśli otrzymasz list niezapewniający zgodności z Social Security Administration, który wskazuje, że pewna liczba twoich pracowników ma niepodlegające weryfikacji numery ubezpieczenia społecznego.

Uzyskaj aktualne informacje o formularzu I-9 na stronie US Citizenship and Immigration Services (USCIS). Dodatkowe informacje dostępne są w Towarzystwie Zarządzania Zasobami Ludzkimi.

Wymogi prawne

Formularz I-9 musi być wypełniony dla każdego nowego pracownika, niezależnie od jego pochodzenia narodowego lub tego, czy pracownik jest obywatelem USA. Pracodawca naruszył federalne prawo imigracyjne, jeśli nie zweryfikuje tożsamości i zezwolenia na zatrudnienie nowego pracownika za pomocą formularza I-9. Kary różnią się znacznie i opierają się na systemie poziomów, ale mogą sięgać nawet 20 000 USD. Kary rosną od 548 USD za świadome kontynuowanie zatrudniania osób, które nie przesyłają formularzy I-9 z odpowiednią weryfikacją.

Zastrzeżenie: Należy pamiętać, że dostarczone informacje, choć autorytatywne, nie są gwarantowane pod względem dokładności i legalności. Witryna jest czytana przez ogólnoświatową publiczność, a przepisy i regulacje dotyczące zatrudnienia różnią się w zależności od stanu i kraju. Proszę zwrócić się o pomoc prawną lub pomoc ze strony państwowych, federalnych lub międzynarodowych zasobów rządowych, aby upewnić się, że interpretacja prawna i decyzje są prawidłowe dla danej lokalizacji.