10 rzeczy, które powinien wiedzieć każdy nowy menedżer programu

Zarządzanie programem to satysfakcjonujący i dobrze płatny wybór kariery, ale może to być również trudna rola. Jeśli właśnie dostałeś pierwszą pracę związaną z zarządzaniem programem lub chcesz wiedzieć, czy powinieneś przejść do kariery związanej z zarządzaniem programem, ważne jest, aby zrozumieć, co pociąga za sobą kariera. Rozważ te 10 rzeczy, o których każdy nowy menedżer programu powinien wiedzieć przed rozpoczęciem roli zarządzania programem.

Zarządzanie programem nie jest takie samo jak zarządzanie projektem

Zarządzanie projektem polega na planowaniu pracy, organizowaniu zadań i zasobów, kontrolowaniu procesów i realizacji określonego celu. Niezależnie od tego, czy otwierasz nowe biuro, uruchamiasz nową aplikację, czy budujesz stadion olimpijski, projekty mają określony początek, środek i kończą się jasnym zestawem celów.

Zarządzanie programem jest inne i ogólnie znacznie szersze. Menedżer programu może nadzorować wiele projektów jednocześnie, z których każdy może mieć własny zespół projektowy i kierownika projektu. Wszystkie te projekty mogą być częścią większego programu opracowanego z myślą o dostarczeniu organizacji czegoś wartościowego.

Spodziewaj się niepewności

Programy są z natury niepewne. Chociaż możesz wiedzieć, co to jest duży obraz, to tylko wizja po rozpoczęciu. Dokładna ścieżka do tego, jak się tam dostać i jakie projekty będą wymagane przez dłuższy okres czasu, jest czymś, co musisz wypracować podczas swojej podróży.

Zaczniesz od szczegółowego planowania tego, co wiesz i zbudujesz obraz, jak zająć się resztą w miarę zbliżania się. Stopniowo rozszerzaj swoje horyzonty planowania i realizacji, aż nie będziesz mógł pójść dalej.

Blokuj czas w regularnych odstępach czasu, aby zaplanować kolejne kroki. Możesz również skorzystać z tej okazji, aby upewnić się, że wciąż jesteś na dobrej drodze do osiągnięcia wartości biznesowej.

Uważaj na wypalenie

Choć projekt może się skończyć za około rok, programy mogą się rozciągać - pozornie na czas nieokreślony.

Menedżerowie programów muszą chronić swoje zespoły przed wypaleniem. Nie możesz pracować z maksymalną prędkością w nieskończoność, więc upewnij się, że pracownicy otrzymują odpowiednie przestoje. Powinno to obejmować okresy spokojniejszego czasu pracy przy mniejszej liczbie dostaw i odpowiednim czasie poza biurem na wakacje.

Zarządzaj ściśle zwolnieniami lekarskimi, obserwuj raporty o godzinach nadliczbowych i zwracaj uwagę na fakt, że dobro twojego zespołu jest najważniejsze, jeśli chcesz ciąć zmęczenie i utrzymywać utalentowanych ludzi na całe życie programu.

Musisz zarządzać tempem

Kiedy dostarczasz program o odległej dacie zakończenia, musisz zarządzać tempem pracy.Trudno jest utrzymać rozmach przez wiele lat, więc twoją rolą jako menedżera programu jest żonglowanie priorytetami i projektami, aby regularnie dostarczać wymierne wyniki.

Wymieszaj szybkie zwycięstwa i stały postęp w kierunku większych celów. Pomaga to zespołowi zobaczyć, że posuwasz się naprzód i upewniasz się, że istnieją krótsze historie sukcesu, które można podzielić, aby utrzymać wysoką motywację. Wreszcie pomaga inwestorom i menedżerom wykonawczym dostrzegać postępy.

Trenuj swój zespół na sukces

Programy często dostarczają coś nowego, unikalnego lub transformującego dla organizacji. Jednym z wyzwań związanych z pracą nad tego rodzaju inicjatywami jest to, że prawdopodobnie nie masz umiejętności wewnętrznych, aby móc wykonać wszystkie wymagane zadania i projekty.

To jest OK i należy się tego spodziewać. Twoim zadaniem jako nowego menedżera programu jest upewnienie się, że możesz podnieść kwalifikacje, przekwalifikować i rozwinąć osoby, które posiadasz, aby razem móc spełnić wszystkie wymagania dotyczące zasobów.

Mogą istnieć obszary, w których potrzebny jest tylko określony zasób przez ograniczony czas. Na przykład, nie zamierzasz szkolić jednego ze swoich pracowników, jak prowadzić wózek widłowy, jeśli jest to umiejętność potrzebna tylko przez tydzień. Jeśli jednak zmieniasz sposób, w jaki zarządzana jest obecność Twojej firmy w Internecie, prawdopodobnie warto posiadać umiejętności tworzenia stron internetowych wraz z wiedzą na temat mediów społecznościowych lub optymalizacji pod kątem wyszukiwarek. Są to umiejętności, na których firma będzie polegać w dłuższej perspektywie.

Podejmuj decyzje, które z nich musisz osadzić w zespole, a które powinny być zlecone na zewnątrz, a następnie upewnij się, że program może zapewnić zadania szkoleniowe i rekrutacyjne wymagane, aby być gotowym do zarządzania wyjściami w miarę realizacji każdego projektu.

Zarządzanie jest bardziej złożone

Jeśli pochodzisz ze środowiska zarządzania projektami, zarządzanie nie będzie dla ciebie zaskoczeniem. Jest to sposób, w jaki struktury projektów i programów są zorganizowane i kontrolowane, aby zapewnić, że podejmowanie decyzji odbywa się we właściwy sposób i że zaangażowane są właściwe osoby. Ma to kluczowe znaczenie dla zapewnienia, że ​​praca jest rozwijana w sposób, który pasuje do ogólnego przypadku biznesowego, i pomaga utrzymać odpowiedzialność ludzi.

Zarządzanie jest również sposobem, w jaki biuro zarządzania projektem i kierownictwo wyższego szczebla mogą zapewnić, że program jest na dobrej drodze do osiągnięcia korzyści. Zapewnia również formalną drogę do zamknięcia projektów lub całego programu, jeśli można wykazać, że korzyści te nie będą już osiągane.

Zarządzanie jest bardziej złożone w środowisku programowym niż w środowisku projektu. Komisje projektowe i grupy sterujące mają zazwyczaj członkostwo na poziomie wykonawczym. Należy się tego spodziewać, ponieważ wynikiem końcowym programu jest zwykle transformacja biznesowa.

Planowanie jest trudniejsze

Kierownicy projektów, którzy są zaangażowani w program, zazwyczaj łączą swoje plany projektowe, a następnie zespół zarządzający programem - pod Twoim kierownictwem - jako kierownik programu - spotyka się i plany są zintegrowane.

Łatwiej to powiedzieć niż zrobić. Wymaga identyfikacji zależności między projektami a zadaniami projektu. Zmusza cię to do spojrzenia na wymagania dotyczące zasobów dla całego programu i do żonglowania działaniami, aby dopasować je do dostępności kluczowych osób.

Po utworzeniu zintegrowanego planu programu możesz go śledzić na wykresie Gantta lub innym narzędziu programowym. Ponieważ menedżerowie projektu śledzą swoje projekty w czasie rzeczywistym, będziesz musiał dostosować plan programu, informując wszystkich o zmianach i wyjaśniając, co to oznacza dla ich obszarów pracy.

Nie musisz planować każdej linii

Jako menadżer programu polegasz na swoich kierownikach projektów przy szczegółowym planowaniu. Śledzenie programu z tysiącami zadań nie jest praktyczne ani pożądane.

Potrzebujesz rozwiniętego, wysokiego poziomu widoku projektów z wystarczającą ilością szczegółów, aby pokazać, czy coś będzie miało wpływ na poziomie programu.

Najłatwiej to zrobić za pomocą dedykowanych aplikacji. Próba zarządzania swoim wielomilionowym programem w podstawowym arkuszu kalkulacyjnym byłaby zbyt trudna.

Musisz delegować

Niezależnie od tego, jak dobry jesteś w delegowaniu, bycie w roli kierownika programu oznacza, że ​​musisz być jeszcze lepszy.

Dobrą wiadomością jest to, że powinieneś mieć zespół kierowników projektów, a nawet możesz mieć dedykowane biuro zarządzania programami, które będzie wspierać zmiany transformacyjne.

Program wymaga wiele pracy i skonfigurowania go tak, aby wszystkie ruchome części poruszały się razem w odpowiednim czasie, to ogromny wysiłek. Nie możesz tego zrobić sam i nie powinieneś próbować. Sprawdź, ile czasu potrzebujesz na inicjację programu, a następnie upewnij się, że masz zespół, który będzie Cię wspierał.

Jeśli nie masz nikogo w biurze zarządzania programem, poproś o oddelegowanie kogoś do zespołu zarządzającego programem. Jest dla nich wiele do zrobienia. Na przykład ktoś pełniący rolę koordynatora projektu byłby doskonale przygotowany do zapewnienia koordynacji wymaganej na poziomie programu, uwalniając cię od zaangażowania w zadania strategiczne.

Nie bój się konfliktu

Istnieje wiele wątków do programów. Od projektów z trudnymi interesariuszami do pozornie nieosiągalnych terminów, każdy dzień da Ci możliwość konfliktu. Uważaj na rzeczy, które zakłócają wydajność projektu i bądź przygotowany na wkroczenie, gdy zajdzie taka potrzeba, aby uniknąć konfliktu przed jego rozpoczęciem.