Lista umiejętności asystenta pakietu Office z przykładami

Pozycje asystenta biurowego można znaleźć we wszystkich branżach i dzielą one dość duży zestaw umiejętności. Asystenci biurowi są czasami znani jako sekretarki lub asystenci administracyjni, ale pomagają w funkcjonowaniu biura. Niezależnie od tego, czy biuro należy do firmy prawniczej, praktyki medycznej, instytucji edukacyjnej czy korporacji, potrzeby są podobne; ktoś musi złożyć zapisy, utrzymywać harmonogramy i dbać o rutynową komunikację w imieniu osób, które korzystają z biura.

Ten ktoś może być tobą.

Obowiązki Asystenta w biurze

Podczas gdy stanowiska asystenta biurowego są na ogół podobne do siebie, praca jest wciąż zmienna - zmienia się z dnia na dzień, a nie z biura do biura. Dzisiaj możesz działać jako recepcjonista, jutro może wymagać naprawy drukarki, a następnego dnia będziesz musiał przenieść całą szafkę na dokumenty do dwudziestego pierwszego wieku. Aby odnieść sukces, będziesz potrzebował bardzo szerokiego zestawu umiejętności.

Asystenci biurowi są jednymi z największych niedocenianych bohaterów świata biznesu, ponieważ kiedy wykonujesz swoją pracę dobrze, nikt nie zauważa - biuro wydaje się działać samo. Ale niektórzy ludzie lubią szybką, ale elastyczną pracę, poczucie bycia sercem wszystkiego. Dobra sekretarka może znaleźć pracę niemal wszędzie, w każdej organizacji.

Jak korzystać z list umiejętności

Możesz korzystać z tych list umiejętności w trakcie procesu poszukiwania pracy. Po pierwsze, nazwy tych umiejętności działają jak słowa kluczowe, więc używaj jak największej liczby podczas pisania CV. Nie polegaj na zatrudnianiu przełożonych, aby dowiedzieć się, że masz to, czego chcą, powiedz im bezpośrednio.

Po drugie, możesz użyć tych samych słów kluczowych w swoim liście przewodnim. Skoncentruj się szczególnie na tych, na których zależy Twojemu potencjalnemu pracodawcy. Będziesz musiał przeprowadzić swoje badania, ponieważ podczas gdy praca asystenta biurowego jest często podobna, zatrudnianie przełożonych różni się w ich priorytetach. Opis stanowiska będzie prawdopodobnie zawierał listę wymaganych umiejętności. Zwróć na to uwagę.

Na koniec możesz skorzystać z tej dyskusji, aby zaplanować wywiad. Upewnij się, że masz gotowy przynajmniej jeden przykład, abyś wykazał się umiejętnościami z każdej z wymienionych tutaj kategorii.

Pomocne może być również przejrzenie naszych list umiejętności wymienionych według zawodów i rodzajów umiejętności.

Najlepsze umiejętności asystenta w biurze

Umiejętności komunikacji werbalnej: Komunikacja jest kluczową umiejętnością miękką dla asystenta biura. Będziesz musiał kontaktować się ze swoim przełożonym, współpracownikami, profesjonalistami, którym pomagasz oraz potencjalnie klientami lub osobami w innych biurach tej samej organizacji. Wszyscy pracujesz jako zespół i jesteś jego głównym centrum komunikacji. Musisz być wesoły, pomocny, dobrze poinformowany, artykułować i być dobrym słuchaczem każdego dnia.

• Telefony odpowiedzi
• Relacje z klientami
• Porozumiewanie się
• Przekazywanie połączeń telefonicznych
• Pobieranie wiadomości
• Routing połączeń telefonicznych
• Tablica rozdzielcza
• Telefon
• Komunikacja werbalna

Umiejętności komunikacji pisemnej: Większość asystentów biurowych dużo pisze. Mogą pisać notatki, wypełniać formularze lub sporządzać listy lub e-maile. Niektóre tworzą zawartość strony internetowej firmy lub edytują tekst dla innych. Jasna, profesjonalna pisemna komunikacja jest koniecznością.

• Korespondencja
• E-mail
• Poczta
• Mailingi
• Pisanie na maszynie
• Przetwarzanie tekstu
• Komunikacja pisemna

Życzliwość: Asystent biura może być pierwszą osobą, którą klient widzi po wejściu do biura. Jeśli główny użytkownik biura zdarzy się w tej chwili, asystent biura może być jedyną osobą, z którą odwiedzający wchodzi w interakcję. Musisz być gotowy powitać każdego gościa z uśmiechem i miłym słowem i pomóc im w tym, co jest im potrzebne. Tak więc dobre umiejętności interpersonalne są koniecznością.

• Obsługa klienta
• Reżyserzy
• Elastyczne
• Przyjazny
• Pozdrów gości
• Interpersonalne
• Pozytywne nastawienie
• Niezawodność
• Witamy gości

Umiejętności technologiczne: Dawniej sekretarze pisali dużo. Czasy się zmieniły, podobnie jak technologia, ale asystenci biurowi nadal mogą spodziewać się dużo czasu przed klawiaturą. Zamiast maszyny do pisania musisz znać różne aplikacje. Wiedza o tym, jak wykonać lekką pomoc techniczną i jak naprawić oporną drukarkę, też nie boli.

• Komputer
• Przewyższać
• Internet
• Microsoft Office
• Microsoft Word
• QuickBooks
• Technologia

Organizacja: Asystenci biurowi muszą być niezwykle zorganizowani, aby skutecznie żonglować wieloma zadaniami.Musisz także pomóc zorganizować inne osoby, od utrzymania kalendarzy po utrzymanie porządku w biurze.

• Wsparcie administracyjne
• Spotkania
• Dane do faktury
• Kalendarze
• Urzędniczy
• Wprowadzanie danych
• Dostarczanie poczty
• Zgłoszenia elektroniczne
• Raporty wydatków
• Odkładanie do akt
• Operacje na recepcji
• Obsługa pieniędzy
• Obowiązki biurowe
• Wyposażenie biura
• Zapasy materiałów biurowych
• Materiały biurowe
• Wsparcie biura
• Organizacja
• Papierkowa robota
• Wysyłka 

Umiejętność rozwiązywania problemów: Rozwiązywanie problemów lub umiejętności krytycznego myślenia są ważne dla każdego asystenta biurowego, ponieważ często będziesz osobą, z którą przychodzą do ciebie pytania lub problemy.

• Działalność biura koordynacyjnego
• Spotkania
• Umiejętność rozwiązywania problemów
• Odpowiedz na zapytania
• Planowanie
• Przesyłanie i kierowanie połączeń
• Arkusze kalkulacyjne
• Praca zespołowa
• Zarządzanie czasem
• Organizacja podróży