Lista CV i lista umiejętności osobistego asystenta

Osobiści asystenci są podobni do asystentów lub asystentów biurowych, ponieważ wykonują rutynowe zadania administracyjne, aby ktoś inny nie musiał tego robić. Obowiązki mogą obejmować sprawdzanie lub odbieranie połączeń telefonicznych, listów i e-maili, zarządzanie harmonogramami i robienie notatek na spotkaniach.

Różnica polega na tym, że asystenci personalni pomagają tylko jednej osobie, a także mogą pomóc w osobistych zadaniach, takich jak zakupy lub planowanie spotkań towarzyskich.

Niektórzy delegują prace projektowe swoim asystentom lub zlecają ich asystentom ich nieobecność.

Wymagania dotyczące pracy dla osobistych asystentów

Chociaż nie ma ustalonego minimalnego wymogu dla osobistych asystentów w zakresie edukacji, doświadczenie w pracy biznesowej lub administracyjnej pomaga. W niektórych przypadkach ważny może być drugi lub trzeci język. Ogólnie rzecz biorąc, umiejętności, które posiadasz, są ważniejsze niż twoja edukacja. Omówienie niektórych z tych niezbędnych umiejętności może pomóc w podjęciu decyzji, czy ten rodzaj pracy jest dla Ciebie.

Oto lista umiejętności asystenta osobistego do CV, listów motywacyjnych, podań o pracę i wywiadów. Wymagane umiejętności będą się różnić w zależności od wykonywanej pracy, dlatego też przejrzyj naszą listę umiejętności wymienionych według zawodu i rodzaju umiejętności. Przejrzyj tę listę i sprawdź, czy wykorzystałeś te umiejętności w poprzednich pracach lub czy zdobyłeś je w trakcie szkolenia.

Zrób notatki, kiedy i jak wykorzystałeś lub rozwinąłeś te umiejętności. Następnie dodaj je do CV i listu motywacyjnego lub trzymaj pod ręką, aby wypełnić podania o pracę. Ludzie, którzy przeglądają aplikacje, często szukają kluczowych umiejętności. Dopasuj swoje umiejętności do umiejętności wymaganych w pracy. Następnie upewnij się, że są wymienione w liście przewodnim i wymienione w CV.

Powinieneś również opracować odpowiedzi na pytania o to, jak wykorzystałeś swoje umiejętności na poprzednich stanowiskach. Weź przykład, w jaki sposób rozwiązałeś problem w miejscu pracy, wykorzystując jedną lub więcej z tych umiejętności. Pokaż, w jaki sposób wykorzystanie umiejętności przyczyniło się do sukcesu projektu.

Przykłady umiejętności osobistego asystenta

Ta lista nie jest wyczerpująca, ale zawiera niektóre z najważniejszych, poszukiwanych umiejętności asystentów osobistych.

Organizacja i zarządzanie czasem

Jako osobisty asystent, duża część twojej pracy będzie zorganizowana i zorganizowana przez kogoś innego. Musisz więc być dobrze zorganizowany. Na szczęście można się nauczyć organizacji. Istnieją konkretne techniki, które można dostosować, aby efektywniej wykorzystać czas i w inny sposób uporządkować swoje życie i życie swojego menedżera.

Komunikacja pisemna i ustna

Będziesz musiał zrozumieć i postępować zgodnie z instrukcjami, a będziesz musiał przekazywać informacje w sposób jasny i uczciwy. W zależności od szczegółów Twojej pozycji, możesz również powitać klientów, odpowiedzieć na korespondencję lub tworzyć raporty i prezentacje. Wszystkie te zadania wymagają najwyższej klasy umiejętności komunikacyjnych, w tym mówienia i pisania, słuchania i czytania.

Dokładność i dbałość o szczegóły

Dbałość o szczegóły jest kluczowym elementem zarówno dobrej organizacji, jak i dobrej komunikacji.

Nieokreśloność lub nieścisłość w najlepszym razie powodują nieefektywność, a także mogą powodować poważne błędy lub zrazić kolegów menedżera.

Znajomość odpowiedniego oprogramowania

Które oprogramowanie będziesz musiał obsługiwać, może się różnić, ale najprawdopodobniej będzie to edytor tekstu, arkusze kalkulacyjne, bazy danych, kalendarze, publikacje na komputerach i PowerPoint, lub coś w tym rodzaju. Możliwość zapewnienia przynajmniej minimalnego wsparcia technicznego to plus. Być może będziesz musiał ocenić kilka różnych programów i aplikacji, aby wybrać sam, co zapewnia najlepsze narzędzia do osiągnięcia celów Twojego menedżera. Zawsze Twoim zadaniem jest ułatwienie i ułatwienie pracy menedżera, a to może wymagać dużo rozwiązywania problemów za kulisami.

Takt i dyskrecja

Jako osobisty asystent często będziesz narażony na wrażliwe materiały, od tajemnic handlowych po wysoce osobiste informacje, które będziesz musiał zachować w tajemnicy.

Pokrewną umiejętnością jest takt, zdolność do łagodnego lub nie reagowania na informacje, które inni ludzie mogą uznać za trudne lub krępujące. Innymi słowy, musisz być bezpieczną osobą, z którą Twój menedżer może być narażony. Przecież tylko ty będziesz wiedzieć, ile pomocy potrzebują.

Lista umiejętności osobistego asystenta

Umiejętności administracyjne

Umiejętności te są często częścią opisu stanowiska osobistego asystenta lub są umiejętnościami o wartości dodanej. Twój pracodawca może potrzebować kogoś, kto może wykonać dla niej te zadania.

• Administracyjny
• Spotkania
• Korespondencja
• Errands
• Wydarzenia
• Planowanie wydarzenia
• Odkładanie do akt
• Procedury wykonawcze
• Utrzymywanie harmonogramów
• Spotkania
• Zarządzanie biurem
• Zarządzanie projektem
• Badania
• Planowanie
• Biorąc dyktando
• Robienie wiadomości
• Robić notatki
• Organizacja podróży
• Planowanie podróży

Umiejętności komunikacyjne

Jako osobisty asystent wszystkie aspekty komunikacji są ważne dla pracy. Bądź gotowy, aby pokazać swoje doświadczenie lub szkolenie.

• Odbierz telefon
• Porozumiewanie się
• E-mail
• Pozdrowienia gości
• Obsługa zapytań
• Networking
• Komunikacja niewerbalna
• Rozmowy przesiewowe
• Komunikacja werbalna
• Pisemne komunikaty

Umiejętności finansowe

Czy masz doświadczenie lub szkolenie do tych zadań?

• Rachunkowość
• Asygnowanie
• Nabywczy
• Sourcing
• Zakupy

Umiejętności technologiczne

Czy jesteś w stanie korzystać z różnych platform i urządzeń i wykonywać podstawowe czynności związane z rozwiązywaniem problemów?

• Komputer (PC, Mac, tablet)
• Zarządzania bazami danych
• Microsoft Office
• Przygotowanie prezentacji
• Raporty
• Przetwarzanie tekstu

Umiejętności osobistego mistrzostwa

Te umiejętności są często częścią twojej osobowości. Pokaż, jak je wykorzystałeś i opracowałeś.

• Poufność
• Dyplomatyczny
• Dyskrecja
• Elastyczność
• Interpersonalne
• Wielozadaniowość
• Organizacja
• Pozytywne nastawienie
• Rozwiązywanie problemów
• Profesjonalne zachowanie
• Samozmotywowany
• Gracz zespołowy
• Zarządzanie czasem
• Pracować niezależnie

Jeśli nie korzystałeś z tych umiejętności w poprzedniej pracy, przyjrzyj się, jak je rozwinąłeś na wolontariacie lub nieodpłatnej pracy lub korzystaj z nich w życiu osobistym. Czy używasz tych umiejętności jako części wspólnoty wyznaniowej lub projektu studenckiego w szkole? Czy rozwinąłeś umiejętności jako część drużyny sportowej lub indywidualnego sportu? To doświadczenie może być również cenne i uczynić cię lepszym kandydatem na to stanowisko.

W poniższym życiorysie wzorcowym zaprojektowanym dla osobistego asystenta zwróć uwagę na to, w jaki sposób niektóre z wyżej wymienionych umiejętności są włączone do tekstu, w szczególności „podstawowe kwalifikacje”.

Przykładowe CV osobistego asystenta

Jest to przykład wznowienia dla pozycji osobistego asystenta. Pobierz szablon wznowienia (zgodny z Google Docs i Word Online) lub zobacz poniżej, aby uzyskać więcej przykładów.

Pobierz szablon programu Word

Przykładowe CV osobistego asystenta (wersja tekstowa)

Carly Wnioskodawca

999 Główna ulica

Nowy Jork 10003

(123) 555-1234

[email protected]

CEL KARIERY

Zorientowany na szczegóły i dobrze zorganizowany osobisty asystent, dobrze zorientowany w zapewnianiu płynnego wsparcia dla kadry kierowniczej na poziomie C, jak również niezależnie wykonujący zadania administracyjne, spotkania i planowanie podróży, zakupy i obowiązki planowania wydarzeń z bezproblemową wydajnością szuka osobistej pozycji asystenta z najwyższym firma.

KWALIFIKACJE PODSTAWOWE

• Potrafi przetwarzać poufne dane i obsługiwać wszelką korespondencję i dyktando z bezkompromisową uczciwością i poufnością.
• Może łatwo budować relacje z klientami, sprzedawcami i interesariuszami projektu zarówno osobiście, jak i na piśmie.
• Potrafi wykorzystać edukację w księgowości do dokładnego bilansowania książek i wykonywania funkcji budżetowania i zakupów.
• Zawsze zachowuje pozytywną i całkowicie profesjonalną postawę, z umiejętnością zaszczepiania zaufania i zaangażowania innych.

DOŚWIADCZENIE ZAWODOWE

GLENGARRY INCORPORATED, Columbia, MO

Osobisty asystent prezydenta, Wrzesień 2016-obecnie

Zapewnij wszechstronne wsparcie administracyjne i osobiste założycielowi butikowej firmy doradztwa finansowego, której zakres odpowiedzialności obejmuje dyktowanie, korespondencję, zarządzanie biurem, relacje z dostawcami, planowanie spotkań, koordynację podróży i funkcje planowania wydarzeń.

• Zaplanował wszystkie szczegóły dotyczące bardzo udanych wydarzeń w relacjach z klientami, w tym weekendy w golfa i ośrodkach tenisowych, seminaria dotyczące planowania finansowego i bankiety dla akcjonariuszy.
• Zaopatrzeni i zabezpieczeni ekonomicznie dostawcy podróży i rozrywki redukujący wydatki na podróże o 15%.
• Wykorzystaj pakiet Adobe Creative Suite do tworzenia angażujących wizualnie nowych broszur marketingowych i miesięcznego biuletynu.

EDUKACJA

Licencjat W Administracji Biznesowej (Mniejsza: rachunkowość)2016; GPA 3.9

University of Missouri, Columbia, MO

Lista Dziekańska; Ukończyła Summa cum Laude

Biegłość techniczna: Microsoft Office Suite, QuickBooks i Adobe Creative Suite. Biegle w języku hiszpańskim.