Prowadzenie trudnych dyskusji w miejscu pracy

Trudne rozmowy są podstawą poprawy wydajności i rozwiązywania problemów dla menedżerów na wszystkich poziomach. Niestety, zbyt wielu menedżerów opóźnia prowadzenie tych rozmów z obawy przed odwetem lub dlatego, że wierzą, że rozmowa zagrozi ich relacjom z drugą stroną. Konieczne jest przejęcie kontroli nad tymi emocjami, a najlepszym sposobem na budowanie pewności siebie w przeprowadzaniu trudnych rozmów jest realizacja uporządkowanego procesu.

10 porad dotyczących poprawy komfortu w trudnych rozmowach

1. Wykonaj prace planistyczne: Wasza obserwacja przedmiotowych zachowań i zdolność do łączenia tych zachowań z biznesem są niezbędne. Dowiedz się, gdzie chcesz prowadzić rozmowę. Mistrzowie prawdziwego sprzężenia zwrotnego opracowują dyscyplinę, aby pisać i ćwiczyć planowane otwieranie konwersacji. Przed planowaniem zapobiega kiepskiej wydajności!
2. Terminowość jest niezbędna: Jeśli kiedykolwiek otrzymałeś roczny przegląd wyników, który zawierał krytykę czegoś, co rzekomo zrobiłeś lub nie zrobiłeś kilka miesięcy temu, wiesz, jak bezwartościowe są stare informacje zwrotne. Twoim zadaniem jako menedżera jest upewnienie się, że informacje zwrotne są behawioralne, skoncentrowane na biznesie i aktualne. Mój partner do pisania mojej pierwszej książki „Praktyczne lekcje w przywództwie” zasugerował, że wartość konstruktywnych informacji zwrotnych spadała o 50% każdego dnia, kiedy zwlekałeś z jej udzieleniem.

   Jeśli emocje są gorące, pozwól, żeby coś się ochłodziło. Kiedy właśnie skończyłem błagać cię o dostarczenie na czas informacji zwrotnej - tak bliskiej incydentowi, jak to tylko możliwe - jeśli rzeczy są rozgrzane, poświęć jeden dzień, aby się trochę ochłodzić. Po prostu nie pozwól, by utrzymywał się zbyt długo.

1. Wybierz ustawienie: Jeśli twój trudny temat jest potencjalnie kłopotliwy lub spodziewasz się reakcji emocjonalnej, unikaj ustawień biurowych lub sal konferencyjnych ze szklanymi oknami. Nie błądzić po drugiej stronie, wybierając ustawienie mające na celu zastraszenie. Neutralne, prywatne ustawienie jest najlepsze dla trudniejszych rozmów. Jeśli obawiasz się reperkusji fizycznych, skonsultuj się ze swoim przedstawicielem H.R., który może zdecydować się na obecność z tobą.
2. Przygotuj swoją postawę: Istotne jest, aby przejść do tych dyskusji z poczuciem pewności siebie i zachowaniem, które pokazuje, że jesteś spokojny i zaangażowany w pozytywny wynik. Twój ton głosu, mowy ciała i kontaktu wzrokowego są ważne. Pamiętaj, że ta rozmowa jest ważna dla Twojej firmy, twojego zespołu i osoby siedzącej naprzeciwko ciebie. Zarządzaj sobą, aby przedstawić odpowiedni poziom determinacji z odpowiednim poziomem troski o dobro drugiej strony.

1. Użyj zdania otwierającego, które przygotowałeś w sesji planowania: Dobry otwieracz identyfikuje zachowanie, łączy je z oddziaływaniem firmy i wskazuje na potrzebę zmiany. Nie czuj się zmuszony do pochwalania go. Podczas gdy niektórzy praktycy informacji zwrotnej doceniają „konstruktywne” sprzężenie zwrotne z pozytywnym wynikiem, wielu uważa, że ​​to po prostu wprowadza zamieszanie. I oczywiście powinieneś dawać pozytywne opinie - gdy zarobisz - wcześnie i często.
2. Nie trać kontroli nad rozmową: W rozmowach więcej niż kilku menedżerów o dobrych intencjach znalazło się do góry nogami. Jeśli uczestnik zareaguje na Twoje oświadczenie wstępne, na przykład: „Cóż, zrobiłbym to, gdybyś był lepszym menedżerem”, nie stawaj się defensywny i pozwól rozmowie przekształcić się w kłótnię o twoje wyniki. Rozsądną odpowiedzią może być: „John, ta rozmowa dotyczy zachowania, które opisałem i jego wpływu na naszą działalność, a nie na moją wydajność”.

1. Nie daj się wykoleić przez wodociągi: Zarówno mężczyźni, jak i kobiety będą płakać od czasu do czasu, a podczas niewygody często jest to indywidualny sposób reagowania na stres. Bądź przygotowany z chusteczką. Daj im czas na skomponowanie. W razie potrzeby zrób krótką przerwę. Możesz być empatyczny w tej sytuacji, po prostu nie pozwól, by łzy wykoleiły twoją koncentrację na osiągnięciu właściwej rozdzielczości.
2. Promuj okno dialogowe: Najlepsze opinie i rozmowy skupione na zachowaniu to dyskusje, a nie monologi. Druga strona zapewni Ci otwarcia, aby stworzyć dyskusję, jeśli to konieczne. Probe, aby potwierdzić zrozumienie i poprosić o pomysły dotyczące wzmocnienia lub zmiany danego zachowania. Wiesz, że działa, gdy strona odbierająca oferuje pomysły dotyczące własnych ulepszeń.

1. Pamiętaj, aby pracować w kierunku planowanego kierunku rozmowy: Jeśli zachowanie jest związane z umiejętnościami lub wiedzą, przyjdź z pomysłami na szkolenie. Jeśli jest to coaching, aby wzmocnić pewność siebie lub zachęcić osobę do podjęcia kolejnego kroku, załóż czapkę trenerską. Jeśli temat koncentruje się na niedopuszczalnym zachowaniu, należy powtórzyć wpływ tego zachowania na biznes i zaoferować jasne porady dotyczące unikania tego w przyszłości. W przypadku najtrudniejszych tematów dotyczących wydajności lub zachowania muszą istnieć implikacje braku zgodności.

1. Zbuduj plan działania razem: Po uzyskaniu jasności w tej kwestii, pracuj wspólnie, aby określić drogę naprzód. Uzgodnij plan działania i ustal jasną datę kontynuacji i omówienia postępów.

Dolna linia

Większość menedżerów opóźnia się w prowadzeniu tego, co postrzegają, będzie trudną rozmową. Drugą tajemnicą jest to, że większość ludzi chce informacji zwrotnych i chce się poprawić. W ankiecie po sondażu w moich warsztatach, osoby zdecydowanie przytaczają, że chcą, aby ich menedżerowie dawali im więcej informacji zwrotnych - zarówno konstruktywnych, jak i pozytywnych. Zamiast opóźniać te dyskusje dotyczące zwiększania wydajności, kariery i biznesu, planuj sukces i korzystaj z powyższego procesu oraz wskazówek, które pomogą Ci zwiększyć wydajność dzięki temu kluczowemu narzędziu do zarządzania.