Co to jest dziennik księgowy w biznesie

Właściciele nowych firm i początkujący przedsiębiorcy nie sięgną daleko w biznes bez zrozumienia, czym jest dziennik księgowy i dlaczego jest to tak ważne dla sukcesu. Będziesz potrzebował dziennika księgowego do codziennych operacji, budżetowania i - oczywiście - do celów podatkowych. I musisz śledzić wszystkie te rzeczy, gdy tylko otworzysz drzwi klientom lub klientom i zaczniesz angażować się w handel.

Dziennik księgowy rejestruje szczegóły transakcji finansowej firmy

Dziennik księgowy jest właśnie tym, co brzmi - jest to miejsce, w którym można rejestrować szczegóły wszystkich transakcji finansowych Twojej firmy. I rejestruje, które z Twoich kont wpływają na te transakcje. Pod względem księgowym czasopismo odnosi się do dokumentacji finansowej prowadzonej w formie książki, arkusza kalkulacyjnego lub oprogramowania księgowego. Zawiera wszystkie zarejestrowane informacje o transakcjach finansowych dotyczące firmy. Jest również znany jako książka pierwszego wpisu.

Prowadzenie dziennika księgowego może uniemożliwić Twojej firmie przekroczenie wydatków w niektórych obszarach, podczas gdy w innych wydatek nie jest wystarczający. Może również uniemożliwić Tobie (i Twoim kierownictwu) nadpisywanie środków, a także może pomóc w wykryciu wszelkich nieprawidłowości, zanim wymkną się spod kontroli. Krótko mówiąc, chociaż jest to zwykła książka lub arkusz kalkulacyjny, dziennik księgowy może zapobiec potencjalnemu kryzysowi; lub rozprzestrzenianie się.

Przed komputerami dziennik księgowy był fizycznym dziennikiem z wieloma kolumnami do rejestrowania transakcji finansowych dla firmy. Obecnie większość firm korzysta z pewnego rodzaju oprogramowania do rachunkowości finansowej do rejestrowania i zarządzania transakcjami biznesowymi. Transakcje te są następnie przypisywane do określonej klasy księgi rachunkowej przy użyciu numeru „planu kont” w celu sporządzenia zestawienia zysków i strat, sprawozdań finansowych i innych ważnych raportów finansowych.

Jak utworzyć dziennik księgowy

Dziennik księgowy jest tworzony poprzez wprowadzanie informacji z rachunków, biletów sprzedaży, taśm kasowych, faktur i innych źródeł danych, które pokazują transakcje finansowe, które miały miejsce - w tym zwrócone, uszkodzone lub skradzione zapasy. Transakcje biznesowe powinny być prezentowane w dzienniku w porządku chronologicznym.

Wpisy są początkowo rejestrowane przy użyciu metody podwójnego zapisu lub metody księgowania pojedynczego wpisu. Zazwyczaj, mimo że transakcje są zasadniczo wprowadzane w kolejności, w jakiej występują, długi są wprowadzane we własnym porządku, zanim zostaną wprowadzone kredyty.

Nie musisz trzymać się tego formatu, ale wszyscy, którzy zapisują się w dzienniku, powinni stosować się do tych samych uzgodnionych wytycznych, aby zapobiec pomyłkom. Każda wymieniona transakcja nazywana jest wpisem do dziennika. Informacje z dziennika są następnie rejestrowane w księgach biznesowych.

Rozpoczęcie pracy

Jeśli nie rozpocząłeś jeszcze działalności, zastanów się, które osoby w Twojej firmie chcesz mieć dostęp do swojego dziennika księgowego. Oczywiście, powinny to być tylko osoby, którym ufasz i osoby z wyznaczonymi rolami finansowymi lub kierowniczymi w twojej organizacji. Jest to z pewnością sytuacja, w której mniej znaczy więcej i może to oznaczać jedynie udzielenie dostępu swojemu dyrektorowi finansowemu lub skarbnikowi lub - w prostszej organizacji - tobie i twojemu księgowemu.

Chociaż nie chcesz, aby zbyt wiele osób miało dostęp do twojego dziennika księgowego, to również zły pomysł, aby sprawować nad nim kontrolę tylko jednej osobie. Wybrani nieliczni powinni znać zawartość czasopisma, aby zapobiec niewłaściwym wydatkom lub niedoborom budżetowym spowodowanym przez spustoszenie w finansach Twojej firmy.