Stwórz dzienny plan wydajniejszej pracy

Pierwszym i najważniejszym krokiem w kierunku bardziej wydajnej pracy jest realizacja codziennego planu. Ważne jest, aby twój plan był gdzieś zapisany: w kalendarzu, notatniku lub na komputerze. Nie po prostu codziennie przechodź przez psychiczną listę kontrolną.

Posiadanie pisemnego planu jest koniecznością, aby powstrzymać dręczące myśli z tyłu głowy i pomóc w zapobieganiu katastrofom, ponieważ zapomina się o czymś ważnym. Większość ludzi przekona się, że od czasu do czasu musi odchodzić od codziennego planu, ale posiadanie jednego pomoże ci lepiej zorganizować swój czas, przygotować się do konkretnych projektów z wyprzedzeniem, a plan da ci wyraźniejszy obraz wszystkich rzeczy musisz zrobić.

Pozbądź się codziennych rozrywek z planem

Jeśli przyjeżdżasz do pracy każdego dnia i jesteś natychmiast przytłoczony długą listą „bałaganu” i bałaganem na biurku, w najlepszym razie będziesz wskakiwał do swojego dnia jak koń wyścigowy (i szybko wypalił się po sprincie, tak jak koń wyścigowy) skupiając się na czymkolwiek, co wydaje się najbardziej palące w danym momencie. Najgorsze jest to, że usiądziesz w funku, nie wiedząc, od czego zacząć. Tak czy inaczej, codzienne „gaszenie pożarów” jest najmniej skutecznym sposobem na zaatakowanie Twojego obciążenia pracą i najlepszym sposobem na wyczerpanie się, a jednocześnie osiągnięcie większego dystansu.

Bez planu szybko odwracają uwagę: telefon dzwoni, zaczynasz odpowiadać na e-maile, współpracownicy zaczynają rozmawiać, a zanim się zorientujesz, nadeszła pora obiadowa i niewiele się udało. Twój dzienny plan może obejmować godzinę każdego ranka, aby się rozliczyć, zwracając połączenia, sprawdzając wiadomości e-mail przed rozpoczęciem innych zadań, ale będzie to więcej niż wskazówka, co zrobić z czasem. Na przykład, jeśli celowo zarezerwujesz godzinę na zrobienie czegoś i przekroczysz ten limit czasu, będziesz wiedział, że musisz dostosować swój plan na następny dzień.

Poprzez mapowanie dnia w segmentach lub zadaniach można łatwiej zidentyfikować obszary problemów i czas osiągania szczytów (tj. Możesz być mniej wydajny po lunchu, jeśli cierpisz z powodu popołudniowego załamania lub możesz być wolnym starterem rano).

Unikaj przyjmowania więcej niż możesz

Optymista to ktoś, kto widzi pozytywną sytuację w danej sytuacji i na ogół skupia się na przekonaniu, że „wszystko jest możliwe”. Nie ma nic złego w byciu optymistą, chyba że doprowadzi cię to do niedoceniania twoich umiejętności, czasu, który zajmie ci osiągnięcie czegoś i skutkuje tym, że będziesz przyjmować więcej niż możesz sobie poradzić.

Realista może być optymistą, ale realista widzi również logistykę, która może być zaangażowana w radzenie sobie z sytuacją i będzie uwzględniać potencjalne przeszkody i ograniczenia.

Jeśli nie masz planu na dzień, możesz mieć trudniej powiedzieć „nie” pomaganiu innym lub podejmowaniu dodatkowych projektów, ponieważ masz pozytywną postawę „umieć”, która zastępuje rzeczywistość lub zdrowy rozsądek. Łatwo jest nie doceniać tego, jak wiele czasu potrzeba, aby wykonać swoje zadania, o wiele mniej, jeśli ktoś myśli, że jesteś superwomanem, a słoneczny świat to wszystko, czego potrzeba, aby wszystko się udało.

Wiedząc, co znajduje się na tabliczce na dany dzień, i ustalając budżet na swój własny czas na konkretne zadania, możesz pomóc w dotrzymaniu terminów, zrobić więcej każdego dnia i być bardziej realistycznym w podejmowaniu dodatkowej pracy.

Tworzenie planu ataku

Zanim wyruszysz do pracy, zdecyduj z wyprzedzeniem, na czym się skupisz, kiedy tam dotrzesz. Jeszcze lepiej zaplanuj dzień wcześniej i przygotuj biurko do zadań, które chcesz wykonać rano. Na przykład, organizuj poranne pliki lub materiały do ​​czytania, aby móc od razu wskoczyć, lub umieścić przedmioty, które musisz wpisać lub zadzwonić, aby powrócić w kolejności, w jakiej chcesz je wykonać.

Posiadanie planu może pomóc w stworzeniu przewidywalnych procedur, które z kolei pozwolą ci lepiej przygotować się na chaotyczne dni, kiedy twój szef lub klient o wysokich wymaganiach konserwacyjnych wymaga więcej czasu.