Podstawowe zarządzanie projektami 101: Co to jest?

Zarządzanie projektem jest jednym z najważniejszych elementów udanego biznesu. Wpływa na przychody i zobowiązania, a ostatecznie oddziałuje z satysfakcją i zatrzymaniem klienta lub klienta. Twoja firma może mieć tylko jeden projekt w danej chwili, podczas gdy inne większe korporacje i podmioty mogą żonglować kilkoma projektami jednocześnie. Ze swej natury projekty są tymczasowe.

Projekty są środkiem do osiągnięcia celu, a cel zostanie ostatecznie osiągnięty. Twoja firma może przejść do innego projektu … lub nie. To mógł być cel jednorazowy.

Projekty wywołują rosnącą potrzebę siły roboczej. Project Management Institute szacuje, że w okresie 2010–2020 na całym świecie zostanie dodanych ponad 15 milionów nowych stanowisk do zarządzania projektami.

Co to jest zarządzanie projektem?

Zarządzanie projektem to nie cała działalność Twojej firmy. To tylko jeden segment, określony projekt ze szczegółowym planem, w jaki sposób Ty i Twoja firma zamierzacie osiągnąć ten cel. Jest to plan wyszczególniony w serii kroków, z których każdy jest równie ważny jak pozostałe. Musisz osiągnąć jeden, aby właściwie przejść do następnego.

Pomyśl o zarządzaniu projektem jako drabinie, na którą musisz się wspiąć. Nie możesz skoczyć na szczyt. Trzeba to szczebel odebrać szczeblem, aby osiągnąć najwyższą skuteczność. Twój zespół musi zastosować dostępne im narzędzia, a także swoją wiedzę i doświadczenie, aby wykonać każdy krok i przejść do następnego.

Łatwo jest powiedzieć, że chcesz dostać się do pudełka A, więc zrobisz 25 kroków w tym kierunku. Ale musisz także wziąć pod uwagę względy czasowe w planie projektu, a najprawdopodobniej będziesz musiał pracować w ramach budżetu. Możesz przeszukać te 25 kroków lub pobiegać. To zależy od tego, jak szybko musisz się tam dostać, aby pomyślnie ukończyć projekt. Możesz zaoszczędzić pieniądze podróżując pieszo lub wynająć kierowcę. To zależy od budżetu przeznaczonego na projekt.

Nie ma jednego uniwersalnego podejścia, systemu ani planu. Każdy projekt, który Ty i Twoja firma zajmujesz, najprawdopodobniej będzie miał swój harmonogram, cel i budżet. Dlatego tak ważne jest posiadanie doświadczonego, utalentowanego kierownika projektu, który przeprowadzi pokaz.

Elementy projektu

Udany kierownik projektu musi jednocześnie zarządzać czterema podstawowymi elementami projektu. Te elementy są ze sobą powiązane.

• Zakres: Obejmuje to rozmiar projektu, cele i wymagania.
• Zasoby:Będziesz potrzebował ludzi, sprzętu i materiałów.
• Czas: Nie dotyczy to tylko tego, ile czasu zajmie projekt. Musi być podzielony na czasy trwania zadań, zależności i ścieżkę krytyczną.
• Pieniądze:Miej silne pojęcie o kosztach, ewentualnościach i zyskach.

Najważniejszy element: zakres

Zakres projektu to określenie, co projekt ma osiągnąć oraz budżety czasu i pieniędzy, które zostały stworzone, aby osiągnąć te cele. Każda zmiana zakresu projektu musi mieć odpowiednią zmianę w budżecie, czasie, zasobach lub wszystkich trzech.

Jeśli zakres projektu polega na budowie budynku mieszczącego trzy widgety o budżecie 100 000 USD, oczekuje się, że kierownik projektu to zrobi. Jeśli zakres zostanie zmieniony na budynek dla czterech widżetów, kierownik projektu musi uzyskać odpowiednią zmianę czasu, pieniędzy i zasobów.

Zasoby

Istnieją trzy aspekty rozumienia i zarządzania zasobami: ludzie, sprzęt i materiały.

Udany kierownik projektu musi efektywnie zarządzać zasobami przypisanymi do projektu, w tym członkami zespołu projektowego, personelu dostawcy i podwykonawców. Musi zadbać o to, by jego pracownicy posiadali umiejętności i narzędzia potrzebne do wykonania pracy, i musi stale monitorować, czy ma wystarczającą liczbę osób, aby ukończyć projekt w terminie. Jego zadaniem jest zapewnienie, że każda osoba rozumie terminy zadań i projektów.

Starszy członek każdej grupy pracowników zgłasza się do kierownika projektu, gdy zarządza bezpośrednimi pracownikami, ale pracownicy mogą również mieć kierownika liniowego, który zapewnia kierownictwo techniczne. W sytuacji zarządzania matrycą, takiej jak zespół projektowy, zadaniem kierownika projektu jest zapewnienie kierownictwu projektu kierunku projektu. Zarządzanie umowami o podwykonawstwo pracy oznacza zazwyczaj zarządzanie prowadzeniem zespołu dla podwykonawców, którzy z kolei zarządzają tymi pracownikami.

Kierownik projektu musi często zaopatrywać się w sprzęt i materiały oraz zarządzać ich wykorzystaniem, aby zespół mógł działać efektywnie. Jest odpowiedzialny za posiadanie odpowiedniego sprzętu i materiałów we właściwym miejscu we właściwym czasie.

Czas

Trzy elementy skutecznego zarządzania czasem to zadania, harmonogram i ścieżka krytyczna.

Zbuduj harmonogram projektu, wymieniając kolejno wszystkie zadania, które muszą zostać wykonane. Niektóre muszą być wykonywane sekwencyjnie, podczas gdy inne mogą się nakładać lub być wykonywane w tandemie. Przypisz czas trwania do każdego zadania. Przydziel wymagane zasoby. Określ poprzedników - jakie zadania należy wykonać przed innymi - i następców, zadań, które nie mogą rozpocząć się po zakończeniu każdego innego zadania. Ten aspekt zarządzania projektami jest czasami określany jako zarządzanie wodospadami ponieważ jedno zadanie podąża za innym w mniej lub bardziej sekwencyjnej kolejności.

Oprogramowanie do zarządzania projektami może uprościć zadanie tworzenia i zarządzania harmonogramem projektu.

Niektóre zadania mają niewielką elastyczność w wymaganym terminie rozpoczęcia i zakończenia. Nazywa się to „float”. Inne zadania nie mają elastyczności. Mają zero pływaków. Linia przechodząca przez wszystkie zadania z zerowym pływakiem nazywa się ścieżki krytycznej. Wszystkie zadania na tej ścieżce - i może istnieć wiele równoległych ścieżek - muszą zostać wykonane na czas, jeśli projekt ma nadejść w terminie. Kluczowym zadaniem zarządzania czasem menedżera projektu jest monitorowanie ścieżki krytycznej.

pieniądze

Trzy aspekty zarządzania pieniędzmi to koszty, nieprzewidziane wydatki i zysk.

Każde zadanie wiąże się z kosztami, bez względu na to, czy są to godziny pracy programisty komputerowego, czy cena zakupu sześciennego jarda betonu. Każdy z tych kosztów jest szacowany i sumowany podczas przygotowywania budżetu projektu.

Niektóre szacunki będą bardziej dokładne niż inne. Budżet projektu powinien zatem zawierać dodatek na nieprzewidziane wydatki - pieniądze odłożone w budżecie „na wszelki wypadek” rzeczywisty koszt przedmiotu jest bardzo różny od szacunkowego.

Zysk to pieniądze, które firma chce wykonać z tego zadania. Jest na szczycie kosztów.

Budżet projektu składa się z szacunkowego kosztu, plus kontyngent, plus wszelkie zyski. Zadaniem kierownika projektu jest utrzymanie rzeczywistych kosztów na poziomie lub poniżej szacowanego kosztu i maksymalizacja zysku, jaki firma zarabia na projekcie.

Zarządzanie projektem to sztuka i nauka

Skuteczne zarządzanie projektem wymaga praktyki. Pomysły te mogą dać ci podstawową wiedzę na temat zarządzania projektami, ale uważają to za początek. Jeśli twoja praca lub ścieżka kariery obejmuje zarządzanie projektami i jeśli chcesz poprawić swoje umiejętności, porozmawiaj ze skutecznymi kierownikami projektów, czytaj i ćwicz. Zarządzanie projektem może być bardzo satysfakcjonującą karierą.