10 nawyków udanych kierowników projektów

Dlaczego niektórzy menedżerowie projektów wprowadzają swoje projekty na czas, budżet i zadowolonych klientów, podczas gdy inni mają problemy? Spójrzmy na dziesięć nawyków dzielonych przez bardzo udanych menedżerów projektów, aby się dowiedzieć.

Nawyki te są wielokrotnie wymieniane w ocenach wydajności oraz w końcowych przeglądach projektów, w których klient, zespół lub sponsor przekazuje informacje zwrotne kierownikowi projektu.

Nie musisz mieć dziesięcioletniego doświadczenia, aby za każdym razem skutecznie dostarczać. Zmieniając swoje nawyki i rozwijając swoje umiejętności, możesz znacznie zwiększyć szanse na sukces projektu i dać sobie mniej stresujący czas w pracy.

Korzystanie z właściwego zespołu

Najbardziej efektywni i odnoszący sukcesy menedżerowie projektów znają możliwości swoich członków zespołu. Oznacza to, że mogą przydzielić odpowiednią pracę odpowiednim osobom.

Użycie niewłaściwego zasobu w zadaniu może doprowadzić do tego, że trwa dłużej lub jest źle wykonane. Pomaga poznać mocne i słabe strony osób pracujących z tobą, abyś mógł najlepiej przeznaczyć je na zadania projektowe.

Zarządzanie problemami projektu

Wszystkie projekty od czasu do czasu mają problemy. Udani menedżerowie projektów nie pozwalają im się martwić. Znają procesy zarządzania problemami, a także to, jak najlepiej radzić sobie z pojawiającymi się problemami.

Też możesz to zrobić. Gdy już wiesz, jak ocenić problem z projektem, przekonasz się, że zarządzanie problemami staje się łatwym nawykiem do włączenia w cotygodniową rutynę. Poświęć trochę czasu, aby co tydzień przeglądać dziennik problemów, a wkrótce przekonasz się, że łatwą sprawą jest zarządzanie problemami.

Radzenie sobie ze zmianami

Projekty mają na celu zmianę rzeczy, ale taka zmiana ma miejsce u innych ludzi! Trudniej jest zarządzać zmianami, które są ukierunkowane wprost na zespół projektowy, zakłócając szczegółowy harmonogram projektu i tworząc nową pracę oraz cały zestaw aktualizacji dokumentacji.

Kierownicy projektów, którym się powiodło, prowadzą proces zarządzania zmianami. Postępowanie zgodnie ze zdefiniowanymi krokami ułatwia przekształcenie dowolnego działania w nawyk, ponieważ jest uporządkowany i powtarzalny.

Proces zarządzania zmianami wygląda tak:

• Otrzymuj informacje o zmianie.
• Oceń zmianę.
• Ustal, ile pracy byłoby do wykonania zmiany.
• Przygotuj zalecenie, czy warto iść dalej.

Po przygotowaniu rekomendacji poproś sponsora o decyzję, czy należy włączyć zmianę, czy nie. Możesz zatwierdzić kilka drobnych zmian samodzielnie, o ile są one w zakresie Twoich kompetencji i uprawnień. Skuteczni kierownicy projektów wiedzą, że radzenie sobie ze zmianami jest częścią pracy i mają plan radzenia sobie z nimi w miarę ich powstawania.

Zarządzanie kosztami projektu

Jest wysoce prawdopodobne, że projekt poniesie koszty, nawet jeśli sam nie masz pełnej kontroli nad ciągami portfela. Możliwość zarządzania elementami finansowymi pod kontrolą musi być nawykiem. Jeśli nie podejdziesz do tego regularnie i rutynowo, przekonasz się, że praca staje się tak ogromna, że ​​niemożliwe jest jej wykonanie.

Fantastyczni kierownicy projektów są na bieżąco z wydatkami związanymi z systemami archiwizacji, które działają w przypadku faktur, ofert i szacunków. Nabierz zwyczaju używania oprogramowania do budżetowania (nawet jeśli jest to tylko arkusz kalkulacyjny).

Nie możesz zarządzać kosztami projektu, dopóki nie otrzymasz planu tego, co zamierzasz wydać. Przeczytaj to, jak stworzyć budżet projektu, abyś mógł zacząć.

Budowanie zespołu

Zespół projektowy może nie działać bezpośrednio dla Ciebie. Dlaczego więc teambuilding jest częścią nawyków udanych kierowników projektów? To dlatego, że Twój zespół potrzebuje efektywnej współpracy, a osoby zaangażowane w projekt muszą szybko dojść do punktu, w którym ufają sobie nawzajem. Otrzymujesz to poprzez budowanie zespołu. Uważaj na sytuacje, w których zespół się rozpada. W szczególności niedopuszczalne jest zachowanie prześladujące.

Zrozumienie procesów

Szóstym nawykiem bardzo udanych kierowników projektów jest to, że rozumieją procesy istniejące w ich sferze kontroli. Oznacza to, że wiedzą, jakie procedury pracy muszą być przestrzegane. Nie tracą czasu, próbując wypracować sposób na uzasadnienie biznesowe, ponieważ wiedzą, że istnieje procedura i mogą postępować zgodnie z instrukcjami.

Najbardziej udani menedżerowie projektów nie są niewolnikami do przetwarzania. Wiedzą, kiedy należy postępować zgodnie z procesem. Wiedzą, kiedy lepiej jest je nieco ulepszyć, aby zadania były łatwiejsze dla wszystkich. Przykładem może być usunięcie biurokracji z małego projektu poprzez odpowiednie dostosowanie procesów.

Aktualizacja harmonogramu

Harmonogramy projektów nie powinny być pozostawione przypadkowi. Najbardziej udani menedżerowie projektów będą mieli zwyczaj regularnie sprawdzać dokładność swoich harmonogramów i aktualizować je.

Istnieje wiele sposobów śledzenia postępu projektu. Najważniejsze, że to robisz. Jeśli walczysz o to, aby uczynić ten nawyk swoim własnym, zarezerwuj sobie raz w tygodniu krótkie spotkanie w swoim dzienniku ze sobą i swoim harmonogramem. Używaj tego samego czasu każdego tygodnia i poświęć 30 minut na sprawdzenie, gdzie jesteś i gdzie musisz być. Dokonaj niezbędnych zmian, powiedz zespołowi i kontynuuj projekt.

Jeśli zmiany w harmonogramie mają wpływ na datę końcową projektu lub datę dostawy najważniejszych kamieni milowych, porozmawiaj ze swoim sponsorem. Nie należy zmieniać podstaw planu podstawowego bez przechodzenia przez formalny proces zatwierdzania.

Zarządzanie ryzykiem projektu

Wiedza o tym, co należy uwzględnić w rejestrze ryzyka, to jedno, ale zwykłe przeglądanie go i podejmowanie działań w związku z podejmowanym ryzykiem to coś innego. Nie wystarczy użyć początku projektu, aby zidentyfikować zagrożenia, a następnie nie myśleć o nich ponownie. Zarządzanie ryzykiem musi być częścią Twoich nawyków projektowych, ponieważ bez niego przekonasz się, że ryzyko przekształca się w problemy i stwarza problemy dla Ciebie.

Jest to kolejny obszar, w którym mogą pomóc standardowe procesy i rezerwacja zwykłego automatu do przeglądu ryzyka. Możesz włączyć go jako część spotkań zespołu. Zwyczajowo sprawdzaj swoje ryzyko w zespole, zamknij wszystkie, które nie są już zagrożeniem, i zaplanuj działania dla tych, które chcesz złagodzić.

Czas śledzenia

Kierownicy projektów wiedzą dużo o zarządzaniu czasem projektu, ale zazwyczaj są to planowanie i planowanie. Mówimy o śledzeniu czasu w bardziej regularny, codzienny sposób. Mówimy o grafikach.

Zespoły projektowe często nie są chętne do korzystania z kart czasu pracy, jeśli wcześniej tego nie zrobiły. Wiele narzędzi do zarządzania projektami ma wbudowany mechanizm śledzenia czasu. Może to ułatwić wprowadzenie zmiany w śledzeniu czasu jako zespołu.

Niezależnie od tego, czy śledzisz czas swojego zespołu (co jest zalecane), ważne jest, abyś wiedział, gdzie jest Twój własny dzień. Powinieneś przyzwyczaić się do notowania tego, jak spędzasz swój czas. Pomoże Ci zrozumieć, czy spędzasz czas na priorytetowych zadaniach projektowych. Możesz myśleć, że jesteś, ale czy jesteś? Pomocne będą karty czasu pracy lub rejestracja czasu w jakiejś formie, nawet jeśli jest to tylko godzinny dziennik w notatniku.

Dostarczanie zmian biznesowych

Wreszcie nawyk, który sprawia, że ​​kierownicy projektów odnoszą największe sukcesy, to ich zdolność do porównywania wyników projektów z wynikami biznesowymi. Jeśli użytkownicy nie używają Twojego produktu lub oprogramowanie szybko przestaje być aktualne lub klienci nie są tak zdumieni jak Ty, to Twój projekt był stratą czasu.

Najbardziej udane zespoły projektowe upewniają się, że wiedzą, do jakich celów biznesowych dążą. Budują rozwiązanie, które zapewnia tę zmianę biznesową w sposób zrównoważony. To, co dostarczają po zakończeniu projektu, jest w pełni wykorzystywane i całkowicie przyjęte przez klienta. To sukces, ponieważ został zbudowany tak, aby od początku był sukcesem.

Zrozumienie celów biznesowych jest kluczowym kryterium dla każdego kierownika projektu, który chce wywrzeć wpływ na klientów i interesariuszy. Jeśli potrafisz wykazać, że dostarczyłeś coś wartościowego, łatwo jest wykazać wpływ, jaki wywierasz i wartość, jaką przynosisz firmie.

Zwyczajowo zwróć się do interesariuszy z pytaniem, jakiej wartości biznesowej się spodziewają i jak chcą korzystać z tego, co zapewnia im Twój projekt. Porozmawiaj z nimi o tym, jak definiują sukces. Możesz zbudować to w powtarzalny proces na początku każdego projektu.