Struktury zarządzania projektem

Czy wiesz, czym jest zarządzanie projektem i jak wygląda? Lub co zrobić, jeśli pracujesz w środowisku, w którym nie istnieje? Zacznijmy od definicji.

Zarządzanie projektem: definicja

„Zarządzanie” w zakresie zarządzania projektami odnosi się do polityk, procesów, standardów, procedur i wytycznych, które określają, w jaki sposób projekty są kierowane, prowadzone i kontrolowane przez organizację.

Zarządzanie może być rozległe i „ciężkie”, z dużą ilością biurokracji lub pobieżne i „lekkie” (w takim przypadku jest prawdopodobnie nieefektywne). Menedżerowie powinni dążyć do odpowiedniego poziomu zarządzania ich środowiskiem i kulturą. Upewnienie się, że zasady zarządzania są odpowiednie do celu, jest kluczowym czynnikiem zapewniającym ich skuteczność.

Zarządzanie zaczyna się od góry. Zarząd firmy powinien być zaangażowany w ideę dobrego zarządzania i fakt, że projekty powinny być zarządzane prawidłowo, zgodnie z określonymi wytycznymi. Taka postawa i standardy, które są oczekiwane, będą filtrowane do rad projektowych i liderów projektów (i zespołów programowych, jeśli takie istnieją).

Dlaczego zarządzanie projektem ma znaczenie

Sponsor projektu i inni kluczowi interesariusze chcą wiedzieć, że wydajesz budżet projektu we właściwy sposób. Chcą zobaczyć, że śledzisz postępy swojego projektu i wkraczasz, aby zarządzać ryzykiem projektu w razie potrzeby.

Ale uzasadnienie dobrego zarządzania projektami wykracza poza to.

Zarządzanie jest wymagane przez klientów, zwłaszcza tych w sektorze publicznym. Rządy i organy regulacyjne proszą (aw niektórych przypadkach egzekwują) pewne standardy dla niektórych projektów. Sprawowanie rządów to nie tylko kwestia wewnętrzna: wiele firm działających na rynkach regulowanych będzie musiało przestrzegać wytycznych z prawodawstwa zewnętrznego, takich jak Sarbanes-Oxley. Zarządzanie projektem stanowi niewielką część możliwości udowodnienia, że ​​Twoja firma działa skutecznie i zgodnie z określonymi wytycznymi i przepisami dla Twojej branży.

Zarządzanie projektem pomaga również:

• Popraw swój zwrot z inwestycji i skutecznie monitoruj te inwestycje
• Zysk buy-in dla projektów
• Unikaj częstych przyczyn niepowodzenia projektów
• Komunikuj się bardziej efektywnie
• Wprowadzenie standaryzacji w projektach, co ułatwi porównanie wydajności
• Zminimalizuj ryzyko
• Rozwijaj i motywuj pracowników w zorganizowanym środowisku

Jak wygląda zarządzanie projektem

Teraz wiemy, czym jest zarządzanie projektem, jak to wygląda na projekcie? Oto rodzaje działań, które demonstrują zarządzanie w środowisku projektu:

• Istnieje zdyscyplinowany cykl życia projektu, który zawiera określone punkty do zatwierdzenia. Są to punkty, w których omawiana jest żywotność projektu i podejmowana jest decyzja, czy kontynuować pracę, czy nie.
• Projekty mają wyraźne uzasadnienie biznesowe, a sprawy biznesowe mają wystarczającą ilość informacji, aby umożliwić zespołom zarządzającym podjęcie właściwych decyzji.
• Decyzje te są odpowiednio udokumentowane i zakomunikowane.
• Osoby pracujące nad projektami mają określone role i obowiązki.
• Istnieje kultura ciągłego uczenia się, która pozwala zespołom projektowym na ciągłe doskonalenie i omawianie doświadczeń zdobytych w środowisku wolnym od win.

• Istnieją procesy i procedury, które umożliwiają zespołom projektowym przeglądanie ich projektu i w razie potrzeby proszenie o niezależne wsparcie.
• Interesariusze są zaangażowani i ufają temu procesowi.
• Zespoły projektowe składają się z osób, które mają doświadczenie i kwalifikacje w odpowiednich rolach.

Zarządzanie projektami jest ogólnie powiązane ze strukturami zarządzania w organizacji. Jeśli uważasz, że głównym celem zarządzania projektami jest zapewnienie, że projekty są realizowane we właściwy sposób, możesz zobaczyć, w jaki sposób łączy się to z zarządzaniem finansowym na poziomie korporacyjnym, zarządzaniem ryzykiem korporacyjnym i nie tylko.

Zarządzanie projektem powinno idealnie pasować do bieżących procesów organizacyjnych. Innymi słowy, nie twórz zupełnie nowego procesu zarządzania finansami, jeśli masz już taki, który działa w innych obszarach! Korzystaj z tego, co obecnie istnieje, i dostosuj procesy korporacyjne, aby były odpowiednie do użycia w środowisku projektu.

5 obszarów koncentracji na zarządzaniu projektem

Kiedy zaczniesz się tym zajmować, zrozumiesz, że zarządzanie projektami jest wszechobecne we wszystkich elementach zarządzania projektami. Istnieją jednak pewne kluczowe obszary zainteresowania, w których zarządzanie jest szczególnie istotne.

1. Metodologie i procesy: Pomagają one w niezawodnej i zrównoważonej pracy.
2. Zarządzanie wiedzą: jest to kluczowe dla zdobytych doświadczeń i zapewnienia, że ​​organizacja uczy się na podstawie doświadczeń projektowych. Zarządzanie wiedzą jest niezbędne, jeśli chcesz wielokrotnie zaprzestać popełniania tych samych błędów.
3. Dojrzałość zarządzania projektami: wraz ze wzrostem dojrzałości zarządzania projektami organizacyjnymi zwiększy się również zdolność do pomyślnej realizacji projektu.
4. Wpisowe na poziomie wyższego szczebla: zaangażowanie w zarządzanie projektem rozpoczyna się od góry. Jeśli posiadasz wsparcie w zarządzaniu, nastąpi to na wszystkich poziomach działalności, a podejście do zarządzania będzie bardziej zrównoważone.

1. Kultura wspierająca: kultura wsparcia, a nie obwiniać, zapewni menedżerom projektów odpowiednie warunki do rozwoju. Kultura wspierająca, prowadzona przez Biuro Zarządzania Projektami lub Dyrektora Projektu, pomoże kierownikom projektów osiągnąć ich cele i cele projektu.

Co zrobić, jeśli nie ma standardu korporacyjnego

Wielu kierowników projektów w mniejszych organizacjach realizuje projekty w środowisku wspierającym i tam, gdzie istnieje koncepcja zarządzania projektami, ale bez formalnych struktur organizacyjnych, z których można się wyżywić.

W takiej sytuacji - i nie dotyczy to tylko małych organizacji - będziesz projektować swój model zarządzania projektami od podstaw. Jeśli nie ma podejścia do zarządzania projektem, które pozwoli ci zejść z półki i dopasować się do projektu, będziesz musiał zbudować własną.

To nie jest takie trudne, jak mogłoby się wydawać!

Zacznij od skonfigurowania podstaw:

• Utwórz dokument ról i obowiązków
• Upewnij się, że masz sponsora projektu
• Upewnij się, że masz komitet projektowy lub grupę sterującą i organizuj regularne spotkania, w których bierzesz udział i rozdzielasz minuty
• Stwórz proces zarządzania ryzykiem
• Skonfiguruj proces zarządzania zmianami
• Buduj punkty w harmonogramie projektu, w którym sprawdzasz wykonalność projektu w stosunku do pierwotnych celów przypadku biznesowego (koniec każdego etapu fazy jest naturalnym punktem, w którym należy umieścić te kontrole).

Ostatecznym obowiązkiem sponsora projektu jest zapewnienie odpowiedniego zarządzania, ale menedżerowie projektów mogą również odgrywać aktywną rolę w tym zakresie.

Zarządzanie może być jednym z bardziej suchych tematów w zarządzaniu projektami, ale jest jednym z najważniejszych. To jest sposób, w jaki zespoły wyższego szczebla wiedzą, że wykonujesz dobrą pracę i upewnia ich, że projekt rozwija się tak, jak powinien. Zapewnia również kontrole i salda niezbędne menedżerom, aby wiedzieć, że pieniądze są wydawane w sposób odpowiedni i dostosowany do przypadku biznesowego.