Struktury zarządzania projektem
Struktury zespołów projektowych i wielozespołowe
Spisu treści:
- Zarządzanie projektem: definicja
- Dlaczego zarządzanie projektem ma znaczenie
- Jak wygląda zarządzanie projektem
- 5 obszarów koncentracji na zarządzaniu projektem
- Co zrobić, jeśli nie ma standardu korporacyjnego
Czy wiesz, czym jest zarządzanie projektem i jak wygląda? Lub co zrobić, jeśli pracujesz w środowisku, w którym nie istnieje? Zacznijmy od definicji.
Zarządzanie projektem: definicja
„Zarządzanie” w zakresie zarządzania projektami odnosi się do polityk, procesów, standardów, procedur i wytycznych, które określają, w jaki sposób projekty są kierowane, prowadzone i kontrolowane przez organizację.
Zarządzanie może być rozległe i „ciężkie”, z dużą ilością biurokracji lub pobieżne i „lekkie” (w takim przypadku jest prawdopodobnie nieefektywne). Menedżerowie powinni dążyć do odpowiedniego poziomu zarządzania ich środowiskiem i kulturą. Upewnienie się, że zasady zarządzania są odpowiednie do celu, jest kluczowym czynnikiem zapewniającym ich skuteczność.
Zarządzanie zaczyna się od góry. Zarząd firmy powinien być zaangażowany w ideę dobrego zarządzania i fakt, że projekty powinny być zarządzane prawidłowo, zgodnie z określonymi wytycznymi. Taka postawa i standardy, które są oczekiwane, będą filtrowane do rad projektowych i liderów projektów (i zespołów programowych, jeśli takie istnieją).
Dlaczego zarządzanie projektem ma znaczenie
Sponsor projektu i inni kluczowi interesariusze chcą wiedzieć, że wydajesz budżet projektu we właściwy sposób. Chcą zobaczyć, że śledzisz postępy swojego projektu i wkraczasz, aby zarządzać ryzykiem projektu w razie potrzeby.
Ale uzasadnienie dobrego zarządzania projektami wykracza poza to.
Zarządzanie jest wymagane przez klientów, zwłaszcza tych w sektorze publicznym. Rządy i organy regulacyjne proszą (aw niektórych przypadkach egzekwują) pewne standardy dla niektórych projektów. Sprawowanie rządów to nie tylko kwestia wewnętrzna: wiele firm działających na rynkach regulowanych będzie musiało przestrzegać wytycznych z prawodawstwa zewnętrznego, takich jak Sarbanes-Oxley. Zarządzanie projektem stanowi niewielką część możliwości udowodnienia, że Twoja firma działa skutecznie i zgodnie z określonymi wytycznymi i przepisami dla Twojej branży.
Zarządzanie projektem pomaga również:
- Popraw swój zwrot z inwestycji i skutecznie monitoruj te inwestycje
- Zysk buy-in dla projektów
- Unikaj częstych przyczyn niepowodzenia projektów
- Komunikuj się bardziej efektywnie
- Wprowadzenie standaryzacji w projektach, co ułatwi porównanie wydajności
- Zminimalizuj ryzyko
- Rozwijaj i motywuj pracowników w zorganizowanym środowisku
Jak wygląda zarządzanie projektem
Teraz wiemy, czym jest zarządzanie projektem, jak to wygląda na projekcie? Oto rodzaje działań, które demonstrują zarządzanie w środowisku projektu:
- Istnieje zdyscyplinowany cykl życia projektu, który zawiera określone punkty do zatwierdzenia. Są to punkty, w których omawiana jest żywotność projektu i podejmowana jest decyzja, czy kontynuować pracę, czy nie.
- Projekty mają wyraźne uzasadnienie biznesowe, a sprawy biznesowe mają wystarczającą ilość informacji, aby umożliwić zespołom zarządzającym podjęcie właściwych decyzji.
- Decyzje te są odpowiednio udokumentowane i zakomunikowane.
- Osoby pracujące nad projektami mają określone role i obowiązki.
- Istnieje kultura ciągłego uczenia się, która pozwala zespołom projektowym na ciągłe doskonalenie i omawianie doświadczeń zdobytych w środowisku wolnym od win.
- Istnieją procesy i procedury, które umożliwiają zespołom projektowym przeglądanie ich projektu i w razie potrzeby proszenie o niezależne wsparcie.
- Interesariusze są zaangażowani i ufają temu procesowi.
- Zespoły projektowe składają się z osób, które mają doświadczenie i kwalifikacje w odpowiednich rolach.
Zarządzanie projektami jest ogólnie powiązane ze strukturami zarządzania w organizacji. Jeśli uważasz, że głównym celem zarządzania projektami jest zapewnienie, że projekty są realizowane we właściwy sposób, możesz zobaczyć, w jaki sposób łączy się to z zarządzaniem finansowym na poziomie korporacyjnym, zarządzaniem ryzykiem korporacyjnym i nie tylko.
Zarządzanie projektem powinno idealnie pasować do bieżących procesów organizacyjnych. Innymi słowy, nie twórz zupełnie nowego procesu zarządzania finansami, jeśli masz już taki, który działa w innych obszarach! Korzystaj z tego, co obecnie istnieje, i dostosuj procesy korporacyjne, aby były odpowiednie do użycia w środowisku projektu.
5 obszarów koncentracji na zarządzaniu projektem
Kiedy zaczniesz się tym zajmować, zrozumiesz, że zarządzanie projektami jest wszechobecne we wszystkich elementach zarządzania projektami. Istnieją jednak pewne kluczowe obszary zainteresowania, w których zarządzanie jest szczególnie istotne.
- Metodologie i procesy: Pomagają one w niezawodnej i zrównoważonej pracy.
- Zarządzanie wiedzą: jest to kluczowe dla zdobytych doświadczeń i zapewnienia, że organizacja uczy się na podstawie doświadczeń projektowych. Zarządzanie wiedzą jest niezbędne, jeśli chcesz wielokrotnie zaprzestać popełniania tych samych błędów.
- Dojrzałość zarządzania projektami: wraz ze wzrostem dojrzałości zarządzania projektami organizacyjnymi zwiększy się również zdolność do pomyślnej realizacji projektu.
- Wpisowe na poziomie wyższego szczebla: zaangażowanie w zarządzanie projektem rozpoczyna się od góry. Jeśli posiadasz wsparcie w zarządzaniu, nastąpi to na wszystkich poziomach działalności, a podejście do zarządzania będzie bardziej zrównoważone.
- Kultura wspierająca: kultura wsparcia, a nie obwiniać, zapewni menedżerom projektów odpowiednie warunki do rozwoju. Kultura wspierająca, prowadzona przez Biuro Zarządzania Projektami lub Dyrektora Projektu, pomoże kierownikom projektów osiągnąć ich cele i cele projektu.
Co zrobić, jeśli nie ma standardu korporacyjnego
Wielu kierowników projektów w mniejszych organizacjach realizuje projekty w środowisku wspierającym i tam, gdzie istnieje koncepcja zarządzania projektami, ale bez formalnych struktur organizacyjnych, z których można się wyżywić.
W takiej sytuacji - i nie dotyczy to tylko małych organizacji - będziesz projektować swój model zarządzania projektami od podstaw. Jeśli nie ma podejścia do zarządzania projektem, które pozwoli ci zejść z półki i dopasować się do projektu, będziesz musiał zbudować własną.
To nie jest takie trudne, jak mogłoby się wydawać!
Zacznij od skonfigurowania podstaw:
- Utwórz dokument ról i obowiązków
- Upewnij się, że masz sponsora projektu
- Upewnij się, że masz komitet projektowy lub grupę sterującą i organizuj regularne spotkania, w których bierzesz udział i rozdzielasz minuty
- Stwórz proces zarządzania ryzykiem
- Skonfiguruj proces zarządzania zmianami
- Buduj punkty w harmonogramie projektu, w którym sprawdzasz wykonalność projektu w stosunku do pierwotnych celów przypadku biznesowego (koniec każdego etapu fazy jest naturalnym punktem, w którym należy umieścić te kontrole).
Ostatecznym obowiązkiem sponsora projektu jest zapewnienie odpowiedniego zarządzania, ale menedżerowie projektów mogą również odgrywać aktywną rolę w tym zakresie.
Zarządzanie może być jednym z bardziej suchych tematów w zarządzaniu projektami, ale jest jednym z najważniejszych. To jest sposób, w jaki zespoły wyższego szczebla wiedzą, że wykonujesz dobrą pracę i upewnia ich, że projekt rozwija się tak, jak powinien. Zapewnia również kontrole i salda niezbędne menedżerom, aby wiedzieć, że pieniądze są wydawane w sposób odpowiedni i dostosowany do przypadku biznesowego.
Jak napisać plan zarządzania projektem
Plan zarządzania projektem zawiera wszystkie istotne informacje, których zespół potrzebuje, aby zapewnić sukces projektu.
Jak wybrać kurs zarządzania projektem
Czy kurs zarządzania projektami jest odpowiedni dla Ciebie? Dowiedz się, na co zwracać uwagę przy wyborze stopnia zarządzania projektem.
Zaplanuj projekt za pomocą podstawowych narzędzi zarządzania projektem
Dowiedz się, jak korzystać z podstawowych narzędzi zarządzania projektami, aby odpowiednio zaplanować i zrealizować inicjatywę w miejscu pracy.