Jak zreorganizować swój dział lub firmę

„Reorganizacja” jest jednym z tych tematów biznesowych, które zazwyczaj wywołują cyniczną reakcję i mogą wypełnić strony kreskówek Dilberta. Ta cyniczna reakcja jest zasłużona, ponieważ często jest wynikiem procesu projektowania organizacyjnego, który rozpoczął się i zakończył schematem organizacyjnym, a nie przywództwem.

Oto kilka powodów, dla których menadżerowie się reorganizują.

Kluczowa osoba odeszła

Pozostawia pustkę i możliwość zakwestionowania istniejącej struktury. Jest to przeciwieństwo tego, co mówią podręczniki zarządzania, schematy organizacyjne są zwykle zbudowane wokół jednostek, a nie „pozycji”. Gdy klucz odejdzie, pozycja powinna pozostać.

Są problemy

Należą do nich nieefektywność, niedopasowanie talentów, niedopasowanie ról, brak równowagi w obciążeniu pracą i inne problemy operacyjne. Praca się nie kończy lub nie jest dobrze wykonywana.

Wymagane jest wykorzystanie nowej możliwości

Na Przykładem może być nowy rynek, produkt lub usługa, a twoja obecna struktura nie została zaprojektowana tak, aby wspierać nowe cele biznesowe.

Chociaż są to dobre powody, ważne jest, aby rozważyć reorganizację jako jedną z możliwych alternatyw. Często istnieje wiele mniej destrukcyjnych sposobów osiągnięcia tych samych celów.

Kto powinien być zaangażowany w reorganizację?

Jeśli zaangażowany jest tylko lider działu, istnieje stracona szansa na krytyczny wkład i wpisowe. Z drugiej strony, jeśli zaangażowana jest cała firma, transformacja może być zbyt powolna, a interesy własne stają na drodze. Najlepszym wyborem jest znalezienie pośredniej linii składającej się z lidera i małego zespołu zaufanych doradców. Są to zazwyczaj osoby, które mają wystarczające zaufanie do swojej pozycji w nowej firmie, aby odłożyć na bok swoje interesy.

Proces zmian organizacyjnych

Chociaż nie ma idealnej nauki, jak rozwija się reorganizacja, oto kilka wskazówek:

Zacznij od strategii

Ważne jest, aby wiedzieć, dokąd zmierza organizacja lub zespół. Na przykład, co jest ważne, co nie jest i jakie są konkretne cele? Choć wydaje się to oczywiste, jest to często pomijany krok. Jeśli zmagasz się ze strategią, naucz się tworzyć ją przed restrukturyzacją schematu organizacyjnego. Pamiętaj, że struktura zawsze podąża za strategią.

Rozwijaj swoje kryteria

Wymień problemy, które próbujesz rozwiązać, i możliwości, których szukasz. Następnie oceń każdy wysoki, średni lub niski zgodnie z priorytetem. Staje się to kryteriami, których będziesz używać do oceny alternatywnych projektów i mierzenia sukcesu.

Opracuj i oceń alternatywy projektowe

Wiele zespołów zakochuje się w jednym pomyśle, a następnie spędza cały swój czas, próbując usprawiedliwić pomysł lub go udoskonalić. Zamiast tego wymyśl trzy do czterech pomysłów i uszereguj je według kryteriów. Pamiętaj, że żadna opcja nie jest doskonała. Zawsze są kompromisy i ryzyko. Wystarczy wybrać najlepszy i opracować plan działania w celu ograniczenia ryzyka.

Przetestuj ostateczny projekt ze scenariuszami

Poświęć czas na testowanie projektu, omawiając, jak różne procesy biznesowe będą działały w nowej strukturze. Te dyskusje „co jeśli” pomagają w dostrojeniu struktury i wyjaśnieniu ról.

Jakie elementy „Zmień przywództwo”

Zanim przejdziesz jakąkolwiek zmianę, musisz odrobić pracę domową, a dobrym miejscem do rozpoczęcia jest przegląd „Dziesięciu modeli wiodących zmian”.

Wartość komunikacji i zaangażowania zespołu

Komunikacja nie jest jednokierunkową zapowiedzią zmiany, ani niczego innego. Zainteresowane strony, w tym pracownicy, są bardziej skłonni do wejścia na pokład, jeśli nie tylko udostępnisz „co” i „dlaczego”, ale wyjaśnisz alternatywne rozwiązania. nie rozważ i dlaczego. Niech interesariusze wiedzą, że zdajesz sobie sprawę, że nie ma jednego doskonałego wyboru i uznajesz potencjalne wady swojego planu. Ten rodzaj szczerości, otwartego dialogu i autentyczności jest lepszy niż próba „sprzedania” pomysłów na zmianę jako idealnego rozwiązania.

Jeśli traktujesz ludzi jak inteligentnych dorosłych, okazany szacunek zostanie zwrócony wraz ze wsparciem interesariuszy.

Nie oczekuj, że ludzie go zrozumieją lub od razu go kupią; są szanse, że na początku nie byłeś (zobacz „efekt maratonu”).

Po komunikowaniu się z niezbędnymi ludźmi nie wstydź się prosić o ich pomoc. To ludzka natura, że ​​ludzie będą wspierać to, co pomogli stworzyć, i chociaż twój zespół może nie miał okazji stworzyć nowej struktury organizacyjnej, mogą odegrać ogromną rolę we wdrażaniu nowej struktury. Jest to kolejna okazja, aby uzyskać cenny wkład w ulepszanie nowej struktury.

Reorganizacje są zawsze destrukcyjne i obarczone wyzwaniami i ryzykiem.Nigdy nie należy ich lekceważyć, a ich trwałość powinna wynosić co najmniej pięć lat. Jeśli zastosujesz się do tych wskazówek, będziesz miał większe szanse na osiągnięcie swoich celów i zminimalizowanie zakłóceń i niepokoju.