Jak sprawić, aby Twoje Spotkania Menedżerskie były produktywne

Nie musisz szukać zbyt daleko, aby znaleźć artykuły od ekspertów od zarządzania czasem, znakomitych kadry kierowniczej i innych guru i ekspertów, którzy dyskutują o spotkaniach i sugerują, abyś unikał, kurczył się lub inaczej rezygnował z tych często żmudnych korporacyjnych marnotrawstw czasu.

Niemniej jednak czasami musimy się spotkać. I tak, istnieje kilka świetnych porad od ekspertów na temat zarządzania czasem, kontroli agendy i zasad porządku. Nacisk jest tu nieco inny, oferując pewne wypróbowane i prawdziwe wskazówki, które pomogą menedżerom przekształcić pięć typowych typów spotkań w bezbolesne i produktywne wydarzenia.

Pięć wspólnych rozwiązań dla spotkań

1. Wyeliminuj śmierć dzięki aktualizacjom „Wokół stołu”. Znasz to spotkanie. Cram osiemnaście osób w pokoju, a następnie wymaga, aby każda osoba udostępniła aktualizację, która zwykle brzmi jak próba usprawiedliwienia ich istnienia i uzasadnienia ich upamiętnienia w wielkiej sławnej pracowni. Dyrektorzy generalni i starsi liderzy są znani z prowadzenia tych spotkań, naiwnie wierząc, że jest to świetny sposób, aby wszyscy usłyszeli, co dzieje się w firmie. W rzeczywistości ludzie zazwyczaj się stroją i skupiają na planowaniu własnej aktualizacji, której nikt nie będzie słuchał.

Zamiast: Z całą pewnością spotykaj się z rówieśnikami, członkami zespołu lub kluczowymi kolegami, ale nie ulegaj podejściu „przy stole”. Oferuj informacje na zasadzie wyjątku. Udostępniaj odpowiednie wiadomości, w tym wyniki finansowe, duże wygrane klientów lub aktualizacje dotyczące inicjatyw w całej organizacji. Rozszerz także ofertę dla osób fizycznych, aby poruszyć ważne kwestie. Jeśli zdarzyło się coś godnego uwagi i nieznanego, ktoś powinien je udostępnić. Jeśli jedna grupa potrzebuje pomocy innej grupy, należy zgłosić prośbę.

W przeciwnym razie nie zmuszaj wszystkich uczestników do udostępniania.

2. Generalnie spotkania o statusie. Mogą to być brutalni zabójcy czasu, zwłaszcza gdy zamykają się jako wydarzenia powtarzające się i są źle zarządzane.

Zamiast : Nigdy nie nazywaj spotkania czymś, co możesz sprawdzić. Wykorzystaj dzisiejsze narzędzia technologiczne, aby zapewnić, że zespoły robocze utrzymają bieżącą i widoczną aktualizację statusu, w której każdy może to zobaczyć za pomocą kliknięcia myszą. Jeśli musisz się spotkać, skróć planowany czas spotkania o połowę lub użyj zwinnych podejść i przeprowadzaj krótkie sesje „stand-up”. Bądź drakoński o dygresjach i rozrywkach, które wydłużają te sesje. Skup się na udostępnianiu statusu i wymagaj, aby ludzie rozwiązywali problemy poza tym forum.

3. Niestrukturalne spotkania burzy mózgów. Większość spotkań burzy mózgów jest tak słabo ułatwiona, że ​​kończymy tłumienie pomysłów, wspieranie pomysłu szefa lub generowanie świetnych list fajnych rzeczy na post-it, które nigdy nie są słyszane ani widziane ponownie.

Zamiast: Pracuj nad zdefiniowaniem tematu burzy mózgów i podziel się nim z zaproszonymi przed sesją. Zbierz ich dane i skonsoliduj je i opublikuj lub podziel się nimi bez przypisywania pomysłów. Skorzystaj z sesji na żywo, aby przeskoczyć i rozbudować przesłane pomysły, dodając je do listy. Oprzyj się chęci oceny pomysłów w tej sesji. Włącz inne techniki, które minimalizują presję socjalizacyjną, takie jak pismo mózgu. Przede wszystkim konsoliduj pomysły i stwórz proces ich oceny, jak również zarchiwizuj je w celu łatwego odniesienia grupowego w przyszłych sesjach i sytuacjach.

4. Przeglądy operacyjne, które sprawiają, że Inkwizycja wygląda na oswojoną. Jeśli kiedykolwiek doświadczyłeś sesji, w której lider spotkania - zazwyczaj dyrektor wykonawczy - skupia się na jednej trudnej funkcji lub szuka słabego miejsca w prezentacji wszystkich, a następnie bezlitośnie grilluje posłańców, wiesz, jak niszczycielski jest ten format. Nie przedłużaj tego procesu.

Zamiast: utrzymuj głębokie nurkowania funkcjonalne i korporacyjne egzaminy proktologiczne prywatne i skup się na udostępnianiu kluczowych wskaźników operacyjnych, problemów i możliwości. Spotkanie grupowe nie jest czasem ani miejscem, w którym można rozerwać obszar lub osobę słabą. Zorganizuj spotkanie kontrolne na miejscu, ale nie poddawaj wszystkich innym widocznemu przesłuchaniu w tej sprawie. Nie wycofuj się z odpowiedzialności za poprawę, ale wyeliminuj okrucieństwo i to, co stanowi publiczne zawstydzenie ze swojego repertuaru zarządzania spotkaniami.

5. Spotkania, które podnoszą kwestie wymagające spontanicznych decyzji. Co dziwne lub ironiczne, sala konferencyjna jest jednym z najgorszych miejsc do szybkich decyzji. Podniesienie sprawy po raz pierwszy i wezwanie do decyzji stawia ludzi na miejscu, a oni będą cię urazić za stosowanie tego podejścia.

Zamiast: Pracuj nieprzerwanie przed spotkaniami grupowymi, aby zaangażować kluczowych interesariuszy w kwestie i opcje. Zachęcaj ich do wkładu, oferuj swoje perspektywy i pracuj, aby pośredniczyć we wspólnych interesach. Użyj forum spotkania, aby zweryfikować interesy interesariuszy i określić ich zalecenia. Chociaż nadal nie możesz uzyskać natychmiastowej decyzji bez kolejnego kroku lub dwóch, wzmocnisz swoje relacje robocze dzięki pracy przed sesją.

The Bottom-Line for Now

Jesteśmy z natury istotami wspólnymi, a nawet dzięki różnorodnym narzędziom technologicznym, które umożliwiają nam łączenie się bez przebywania w tym samym miejscu, czasami pomaga to być twarzą w twarz. Wykorzystaj ten czas mądrze i okazuj szacunek uczestnikom, organizując spotkania, które minimalizują czasochłonność i maksymalizują wymianę informacji wysokiej jakości w środowisku nie zagrażającym.