Podstawowe role w zespole zarządzania projektem

Rodzaje projektów, które prowadzą profesjonalni kierownicy projektów, są zazwyczaj na dużą skalę i skomplikowane. Wymagają one wkładu wielu osób, w tym Ciebie jako kierownika projektu.

Role w zespole profesjonalnego zarządzania projektami

Następujące role zazwyczaj tworzą profesjonalny zespół zarządzający projektem:

Sponsor projektu

Często w dużej organizacji osoba wysokiego szczebla, być może starszy menedżer lub dyrektor, będzie działać jako sponsor projektu. Ta rola może być często podobna do relacji roboczych, które przewodniczący firmy podejmuje z dyrektorem generalnym: krytycznego przyjaciela / wsparcia moralnego / kluczowego komunikatora dla różnych odbiorców (przyjmując odpowiednią rolę w zależności od kontekstu). Ale ta rola jest nieco bardziej skomplikowana.

Sponsorem projektu jest twój adwokat na najwyższym poziomie, współpracujący z tobą bardziej niż ktokolwiek inny w zespole wyższego szczebla. Przedstawiają one Twoje postępy kierownictwu wyższego szczebla i są odpowiedzialne, razem z Tobą, za powodzenie projektu.

Mają szerszy obraz tego, co dzieje się w całej organizacji i mogą zobaczyć, gdzie projekt wpisuje się w szerszy obraz. Będą mogli sterować projektem, aby osiągnąć cele określone przez kierownictwo wyższego szczebla oraz w kontekście kierunku organizacji. Mogą zorganizować udostępnienie dodatkowych zasobów i otworzyć drzwi, które mogą zostać zamknięte dla Ciebie jako kierownika projektu z powodu względnego braku starszeństwa.

Zasadniczo sponsor projektu istnieje po to, aby przejąć na własność możliwość biznesową lub potrzebę i podjąć ją, aby zagwarantować, że problemy zostaną rozwiązane, a korzyści zrealizowane, a jednocześnie będą w stanie rozwiązać sprawy poza kontrolą kierownika projektu.

Menadżer projektu

Kierownik projektu jest centrum tego projektu. Muszą wiedzieć, jakie są cele i gdzie to pasuje do większego obrazu, a jednocześnie mieć na uwadze wiele szczegółów na każdym etapie.

Osoba ta jest planistą (w tym prowadzącym wykres Gantta), organizatorem i realizatorem oraz osobą, która musi posiadać umiejętności zarządzania projektem, aby zapewnić, że wszystko, w tym sukces, jest dokładnie mierzone i raportowane.

Wreszcie, muszą być obiektywnym sędzią wielu z tego, co się dzieje, będąc jednocześnie subiektywnym sercem wszystkiego, co się dzieje.

Klient projektu / klient

To osoba odpowiedzialna za płacenie za pracę. Często jest to zespół odpowiedzialny za problem lub okazję, na którą projekt został stworzony. Są to ludzie, którzy najwięcej zyskują na projekcie, dlatego zagrożony jest ich budżet.

Dostawcy

Gdy twój projekt wymaga niszowych zestawów umiejętności, często są one wykrywane poza wewnętrznym personelem twojej organizacji. Materiały potrzebne do realizacji projektu często pochodzą spoza organizacji - czy to papier, asfalt, czy fotografia lotnicza.

Te dodatkowe umiejętności lub materiały często będą miały kluczowe znaczenie dla powodzenia projektu. Brak odpowiedniego profesjonalisty lub zbyt późno przybywających cegieł (lub wcześniej) może mieć negatywny wpływ na powodzenie projektu.

Zarząd projektu

Wspomniane wcześniej grupy zwykle tworzą Radę Projektu. Zarząd ma zwykle kluczowe osoby, które reprezentują różne interesy w projekcie. Są one często wyświetlane w grupach składających się z:

• Grupy dostawców
• Grupy użytkowników

Zarządowi przewodniczy zazwyczaj sponsor projektu i forum, na którym projekt kończy się konkluzją. Kierownik projektu jest częścią tej grupy i używa go do komunikowania się z tymi kluczowymi interesariuszami, składania sprawozdań i określania kierunków rozwoju projektu.

Koordynator projektu

Duże projekty mogą również skorzystać z pomocy koordynatora projektu przy pomocy administratora. Zapewnia to przyziemne, a zarazem istotne zadania. Może to obejmować protokoły spotkań, fakturowania lub zamówienia materiałów piśmiennych.

Kierownicy projektów mogą czasami ulec pokusie, aby sami wykonać te proste zadania, ale każdy z nich może być drenażem na czas. Powinieneś zarządzać projektem, a nie zarządzać administratorem - to ważny zestaw umiejętności, ale kierownicy projektów powinni wiedzieć, kiedy delegować.