Co oznacza poufność HR?

Chcesz wiedzieć, co tak naprawdę oznacza poufność w HR? Pracownicy działu personalnego online otrzymują częste e-maile od pracowników, którzy mówią: „Miałem problem, więc poszedłem do HR. Powiedziałem HR, a oni powiedzieli mojemu szefowi, a teraz mój szef jest na mnie zły. wszystko poufne? ”

Kiedy HR musi podjąć działanie

Łatwo jest zobaczyć, jak ludzie mogą tak myśleć. Dział HR zajmuje się wieloma informacjami, które powinny być poufne. Na przykład zajmują się ubezpieczeniami zdrowotnymi (chociaż nie podlegają przepisom HIPAA, z wyjątkiem przypadków, w których firmy są ubezpieczone samodzielnie), zajmują się wynagrodzeniami i zajmują się dyscypliną pracowników.

Pracodawca zwolniłby każdą osobę z działu HR, która udostępniła informacje o którymkolwiek z tych tematów bez upoważnienia i dobrego powodu. Ale co z innymi obszarami, które pracownik może wnieść do HR?

Niektóre rzeczy, które HR musi podjąć, a to oznacza, że ​​nie mogą zachować poufności informacji. Wstrząśnięty? Oto kilka kwestii, na które HR musi działać.

Roszczenie o molestowanie seksualne

Jeśli złożysz skargę mówiącą, że twój szef, współpracownik, a nawet sprzedawca molestował cię seksualnie, dział HR musi działać. Z prawnego punktu widzenia, jeśli zignorują twoje roszczenie, sprawią, że firma będzie odpowiedzialna za działania. To prawda, nawet jeśli powiesz: „Nie chcę, żebyś cokolwiek robił, chcę tylko, żebyś był świadomy”. Zgodnie z prawem, HR musi działać, lub może być uznane za niewykonanie.

Liczba osób zaangażowanych zależy od rodzaju roszczenia pracownika. Jeśli na przykład twierdzisz, że Jim ogląda pornografię na swoim komputerze i czujesz się nieswojo, osoba z działu HR może odebrać telefon, zadzwonić do działu IT i poprosić o przejrzenie historii komputera Jima. W ciągu kilku minut HR może zniszczyć Jima i nikt nawet nie będzie musiał wiedzieć, że na początku narzekałeś.

Ale co jeśli twoja skarga polega na tym, że Jim dokonał niewłaściwych zaliczek? HR musi to zbadać, a to będzie wymagało rozmowy z ludźmi. Będą rozmawiać z Jimem. Będą rozmawiać z innymi potencjalnymi świadkami, a po zebraniu informacji podejmą decyzję.

Wiele osób uważa, że ​​roszczenie jest wystarczające, aby HR ukarało osobę, ale tak nie jest. Firma powinna zawsze przeprowadzać dokładne dochodzenie i utrzymywać pozycję neutralności. Oznacza to, że nie będą automatycznie zakładać, że jesteś ofiarą.

To coś dobrego. Chcesz, żeby doszli do prawdy. Pamiętaj, że tak jak możesz oskarżyć kogoś innego, ktoś inny może cię oskarżyć. Nie chcesz, aby HR po prostu uwierzył swojemu oskarżycielowi i podjął działania bez bezstronnego i dokładnego dochodzenia.

Podczas gdy HR dokłada wszelkich starań, aby jak najmniej osób zaangażowało się w tego typu badania, niemożliwe jest utrzymanie go w całkowitej ciszy. Niektórzy ludzie będą musieli o tym wiedzieć.

Inne roszczenia dotyczące dyskryminacji

Jeśli twierdzisz, że twój szef jest dla ciebie zły z powodu twojej rasy, HR przeprowadzi dochodzenie, podobnie jak roszczenie dotyczące molestowania seksualnego. Nie da się tego całkowicie wyciszyć. Ale co, jeśli twierdzisz, że twoja płaca jest niższa z powodu twojej rasy?

Czasami osoba z działu HR może zbadać roszczenie dotyczące dyskryminacji ze względu na płeć lub rasę, po prostu przeglądając ich bazę danych. Może to pozwolić im na ustalenie, że nie, twoje wynagrodzenie jest zgodne ze wszystkimi na twoim poziomie i doświadczeniem, więc nie występuje dyskryminacja płacowa. Sprawa zamknięta, nikt inny nie musi wiedzieć.

Ale co, jeśli wiesz, że nawet jeśli twoje wynagrodzenie jest takie samo jak twoich współpracowników, nie otrzymujesz zadań, które przygotują cię do awansu? Następnie będziesz musiał zgłosić swoją sprawę, a następnie HR przeprowadzi dochodzenie - i znowu ludzie, w tym twój kierownik, będą o tym wiedzieć.

Ogólne skargi

Tutaj sytuacja może być pobieżna. Możesz pomyśleć, że twoja osoba z działu HR jest tylko sondą, ale potem idzie prosto do twojego menedżera i zgłasza to, co powiedziałeś. Co się stało? Po pierwsze, osoba odpowiedzialna za HR powinna bardzo jasno określić, co będzie i nie będzie dzielić się poza spotkaniem z zamkniętymi drzwiami.

Powinieneś również wyjaśnić, jakie są twoje oczekiwania. Na przykład powiedzmy: „Chciałbym uzyskać kilka wskazówek, jak lepiej dogadać się z moim szefem, ale nie chciałbym, żebyś z nim rozmawiał. Czy to w porządku? ”Powinni powiedzieć„ tak ”lub„ nie ”, a następnie możesz kontynuować, ale z pełnym zrozumieniem, że kierownik działu kadr zgodził się nie udawać do szefa, aby to zgłosić.

Pamiętaj, że jeśli jeden z problemów, z którymi się z nimi zmagasz, ma związek z łamaniem prawa (molestowanie seksualne, kradzież, oszustwa związane z papierami wartościowymi), osoba HR musi działać. Nawet jeśli powiedzieliby ci na początku, że nie, charakter twoich skarg może sprawić, że będą musieli interweniować.

Jeśli twoja skarga jest taka, że ​​twój współpracownik jest zawsze spóźniony i nigdy nie zostanie ukarany, po prostu co chcesz, aby osoba HR z tym zrobiła? Czy chcesz, żeby porozmawiali z twoim menedżerem? Porozmawiaj ze swoim współpracownikiem? Po prostu słuchaj swojej wentylacji? Zdecyduj, jaki wynik chcesz osiągnąć przed wejściem.

Pamiętaj, że osoba z działu HR nie jest tym samym, co przedstawiciel związku. Są tam, aby pomóc firmie. Oczywiście, najlepszym sposobem na pomoc firmie jest zapewnienie dobrego traktowania pracowników, ale czasami oznacza to udanie się do kierownika ze skargą lub zignorowanie skargi.

Szczerze mówiąc, to nie twój problem, że twój współpracownik przychodzi późno, chyba że ma to wpływ na obciążenie pracą. Może ci o tym przypomnieć. Jeśli skarżysz się zbytnio na rzeczy, które nie są twoim problemem, możesz zmotywować swojego menedżera HR, aby udał się do szefa, aby poinformować szefa, że ​​jesteś pracownikiem problemowym.

Ogólna rada

Kierownik działu kadr zachowa pensję od współpracowników (chyba że pracujesz w biurze, w którym wynagrodzenia są publiczne), zachowaj poufność swoich problemów medycznych i postaraj się, aby delikatne sytuacje były jak najbliżej - tylko tym, którzy muszą wiem - wiedząc.

Ale nie powinieneś liczyć na to, że menedżer HR będzie działał jak twój ksiądz lub twój prawnik. Będą chronić biznes. Nie są one tak naprawdę zobowiązane do zachowania niczego poza informacjami medycznymi (jeśli Twoja firma podlega HIPAA).

------------

Suzanne Lucas jest niezależną dziennikarką specjalizującą się w zasobach ludzkich. Prace Suzanne znalazły się w publikacjach dotyczących notatek, w tym Forbes, CBS, Business Inside r i Yahoo.