Dowiedz się o protokołach spotkań i dlaczego są ważne

Protokół spotkania to pisemna lub nagrana dokumentacja, która jest wykorzystywana do informowania uczestników i osób nie będących uczestnikami o tym, co zostało omówione lub co się wydarzyło podczas spotkania. Protokoły z posiedzeń lub notatki są zwykle przyjmowane przez wyznaczonego protokołującego protokołującego spotkania podczas obrad, aby zapewnić dokładny zapis tego, co wydarzyło się podczas spotkania.

Minuty zazwyczaj obejmują:

• Nazwy uczestników
• Objęte pozycje programu
• Decyzje podejmowane przez uczestników
• Działania następcze podejmowane przez uczestników
• Terminy realizacji zobowiązań
• Wszelkie inne wydarzenia lub dyskusje warte udokumentowania do przyszłego przeglądu lub historii

Protokół spotkania jako dokument historyczny

Jako dokument historyczny, minuty są przydatne do dokumentowania kluczowych pomysłów lub punktów dyskusji, które doprowadziły do ​​decyzji. Na przykład, efektywne protokoły spotkań mogą określać pięć alternatyw omówionych przez zespół oraz kluczowy powód, dla którego zespół został wybrany spośród innych.

Protokoły z typowego spotkania biznesowego nie muszą rejestrować każdej dyskusji ani szczegółów, kto co powiedział. Oczywiście zasada ta jest inna w przypadku innych rodzajów spotkań, takich jak rozprawy sądowe i sytuacje, w których dyskutowane są działania prawne. Tego typu spotkania wymagają dokładnego zapisu rozmowy i wypowiedzi. Ale jeśli zasoby ludzkie nie omawiają procesu sądowego, typowe spotkanie w miejscu pracy nie dokumentuje każdej joty.

Kiedy i jak udostępniać protokół spotkania

Najlepiej byłoby, gdyby minuty spotkań były nagrywane na urządzeniu elektronicznym, takim jak laptop lub iPad, i po szybkim sprawdzeniu pisowni, gramatyki i jasności, rozpowszechniane uczestnikom spotkania elektronicznie na koniec spotkania. W ten sposób uczestnicy mają natychmiastowe powiadomienie o swoich zobowiązaniach i terminach oraz mogą zadawać pytania lub szukać wyjaśnień. Jeśli nie jest to możliwe, ponieważ rejestrator chce przepisać minuty lub sprawdzić je pod kątem błędów, powinien je rozpowszechnić w ciągu 24 godzin po spotkaniu.

Protokoły służą również jako przypomnienie zobowiązań członków zespołu podczas spotkania i pomagają uczestnikom przenieść te elementy do kalendarzy i codziennych list zadań.

Rejestrator powinien zawsze sprawdzać minuty poprzedniego spotkania na początku następnego spotkania, aby ludzie mogli je sprawdzić pod kątem dokładności i kolejnych kroków.

Jak organizacje radzą sobie z protokołowaniem spotkania

Minuty, kluczowe dla sukcesu spotkania, zawierają zapisaną historię spotkania dla uczestników i pracowników, którzy nie mogli uczestniczyć w spotkaniu. Bez pełnych protokołów spotkań szanse na sukces spotkania są zmniejszone, ponieważ ludzie w równowadze nie są w stanie wchłonąć i zachować bogactwa informacji za jednym razem.

Pracownik, który bierze udział w spotkaniu, jest zwykle członkiem zespołu i bierze udział w spotkaniu. Na spotkaniach obejmujących postępowanie prawne lub związane z rządem lub na posiedzeniach zarządu spółki osoba nieuczestnicząca bierze oficjalny protokół i często odnotowuje przebieg postępowania.

Aby dokładnie rejestrować kluczowe informacje, rejestrator minut spotkania musi mieć ucho na szczegóły i możliwość skupienia się. Ten pracownik musi również efektywnie wykonywać wiele zadań, aby móc uczestniczyć w spotkaniu podczas nagrywania minut.

W niektórych organizacjach ten sam pracownik sporządza protokół na każdym spotkaniu. Albo odpowiedzialność może przejść od pracownika do pracownika. Rola przyjmującego minuty buduje skuteczne umiejętności przywódcze i komunikacyjne i może być pożądaną pracą.

Wymagania dotyczące rejestratora minut spotkania

Wymagania dotyczące rejestratora obejmują:

• Dokładnie nagrywaj decyzje, zobowiązania i główne punkty dyskusji na spotkaniu
• Zapisz elementy akcji i terminy, do których zobowiązali się członkowie spotkania (elementy akcji mają przypisane imiona, ale minuty nie mówią, kto powiedział co podczas nieformalnych spotkań w miejscu pracy)
• Zapoznaj się z głównymi decyzjami i zadaniami lub dobrowolnymi zobowiązaniami i działaniami pod koniec spotkania, aby uczestnicy mogli się z nimi zgodzić przed wyjazdem
• Bądź graczem zespołowym i bądź elastyczny, ponieważ uczestnicy mogą dodać lub poprawić wszystko, z czym nie zgadzają się w minutach

• Pracuj szybko, aby rozpowszechniać kopie protokołów ze spotkań w ciągu 24 godzin po spotkaniu