Kroki, aby dostosować swoją komunikację do każdego odbiorcy

Jeśli masz nadzieję komunikować się z ludźmi w sposób, który dzieli się informacjami, a zwłaszcza zmienia zachowanie i ma poważny wpływ, musisz znać swoich odbiorców. To podstawowa zasada doskonałej komunikacji. Zrozumienie perspektywy osób, z którymi rozmawiasz, pomaga stać się lepszym prezenterem i specjalistą ds. Zasobów ludzkich.

Poznaj swoich odbiorców. Wiedz, na czym im zależy. Wiedz, co chcą usłyszeć. A znając je i skupiając swoją wiadomość, możesz pokazać im, że jesteś zasobem. Angażujesz odbiorców i masz większy wpływ.

Problem? Znajomość odbiorców wymaga czasu i zawsze łatwiej jest wykonać zrzut mózgu wszystkich rzeczy, które znasz lub chcesz poinformować odbiorców o danym temacie. Trudniejsze jest krytyczne myślenie o tym, czego słuchacze chcą lub potrzebują usłyszeć.

Wielu specjalistów HR zostaje przyłapanych na przekazywaniu swoim odbiorcom wszystkiego, co powinni wiedzieć lub zrobić z prezentacją problemu. Wiesz, że wpadłeś w tę pułapkę, kiedy znalazłeś punkty na slajdach zamiast myśleć o:

• na czym naprawdę zależy publiczności
• jakie są twoje najważniejsze punkty i
• jak zmapować je w przejrzystą historię, która tworzy wciągającą rozmowę.

Druga pułapka, w którą wpada wielu specjalistów HR, to powtarzanie tej samej prezentacji każdego dnia dla różnych odbiorców. Problem polega na tym, że różni odbiorcy dbają o różne rzeczy i reagują na nie - więc jeśli chcesz być zaangażowany, musisz dostosować swoją wiadomość za każdym razem, gdy mówisz.

To w jaki sposób zapewnić, że dostosujesz swoją wiadomość, wyciszysz szum i utrzymasz zaangażowanie odbiorców w to, co im powiesz - bez względu na to, kim i gdzie są. Te pięć kluczowych przypomnień zapewni, że Twoje słowa osiągną pożądany efekt - gdy zdobędziesz pełną uwagę i zaangażowanie odbiorców.

Wiedzieć, o co troszczy się publiczność

Twoja publiczność nie będzie się przejmować tym, co powiesz, dopóki nie udowodnisz, że zależy ci na nich. Kiedy planujesz prezentację, zapytaj, jakie są wyzwania i potrzeby oczekiwanej publiczności? Jakie są trzy do czterech głównych pytań lub problemów dotyczących ich tematu?

Jeśli nie wiesz, zapytaj kilka osób, które wezmą udział w prezentacji, zapytaj kierownika działu lub, jeśli nie ma dostępnych informacji, najlepiej zgadnij.

Następnie rozpocznij prezentację, przypominając odbiorcom o zidentyfikowanych problemach. Powiedz: „Wiem, że kilku z was zastanawiało się nad naszymi opcjami korzyści, lub„ Wyobrażam sobie, że te trzy rzeczy są tym, czego naprawdę chcecie wyjść z tego warsztatu ”.

Kiedy mówisz najpierw o swoich odbiorcach i ich problemach oraz o tym, że porozmawiasz w swoim wystąpieniu, wykazujesz, że zależy ci na nich. To sprawia, że ​​ludzie chcą słuchać.

Zaplanuj swoje główne punkty dla odbiorców

Większość prezentacji HR wygląda jak zrzut informacji, a nie jasna historia z zestawem głównych punktów. Specjaliści HR zazwyczaj wiedzą o wiele więcej niż inni ludzie chcą lub potrzebują wiedzieć o jakimkolwiek niezbędnym temacie.

Autorzy Chip i Dan Heath w swojej książce „Made to Stick” nazwali to „przekleństwem wiedzy”. Kiedy ostatni raz czułeś, że prezentacja jest zbyt krótka lub zbyt mało informacji? Prawdopodobnie rzadko, jeśli w ogóle.

Ludzie, którzy wyróżniają się jako prezenterzy, ci, którzy są słyszani i mają wpływ, zaczynają od uznania problemu odbiorców, który pomagają rozwiązać. Następnie, przygotowując prezentację, oddzielają obowiązkową wiedzę od miłej, którą znają.

Poświęć połowę czasu przygotowawczego, na który musisz skupić się w sercu swojej prezentacji i tym, co twoi odbiorcy powinni wiedzieć, co im pomoże. Najlepszym sposobem na przełamanie „przekleństwa wiedzy” jest skupienie się na tym, co najważniejsze dla ciebie i publiczności.

Zamapuj swoją prezentację na tablicy lub kartce papieru lub użyj zestawu karteczek samoprzylepnych. Jaka sekwencja punktów jest najlepsza? Czy istnieje porządek w kwestiach, które będą bardziej sensowne dla odbiorców? Jak twoje punkty odnoszą się do siebie? Wyjaśnij je. Jeśli nie, powiedz ludziom: „Oto zupełnie inny, ale ważny temat”.

Opowiedz historie i użyj przykładów Twoja publiczność znajdzie relatywne

Oprócz próby przedstawienia zbyt wielu rzeczy na raz, zbyt często prezentacje HR brzmią abstrakcyjnie i nie mają związku z codziennym życiem i pracą publiczności. Co się dzieje wtedy, gdy ludzie się stroją, rozmawiają, zakładają, że nie chodzi o nich i nie podejmują żadnych działań. To sprawia, że ​​prezentacja jest stratą czasu i twoją.

Aby odnieść się do nich, aby pomóc im podjąć działanie, ludzie potrzebują pomysłów opartych na historiach i przykładach. Ludzkie mózgi są połączone, aby odnosić się do historii i je zapamiętać. Tak więc, przykryj mniej punktów - lepiej - wieloma przykładami. I, o ile to możliwe, przedstaw przykłady z ich działu i ich codzienne doświadczenie w pracy.

Opowiedz historie o tym, jak wykorzystać pomysł, który udostępniasz. Niezależnie od tego, jak rozwiązać problem kompensacji, jak przekazać informacje zwrotne, jak zapisać się do planu wizyjnego lub jak nowa organizacja różni się od starej, opowiadaj historie. Przełom między tematem a jego życiem i zainteresowaniami.

Pokaż, nie mów po prostu publiczności

Obraz jest w wielu przypadkach wart tysiąca słów. Filmy stają się normą skutecznej komunikacji. W dzisiejszych czasach dostępnych narzędzi wideo prezenterzy, którzy używają zbyt dużo tekstu, często używają wymówek. Mówią: „Muszę jednak przekazać bardzo konkretne informacje.” Lub „Moja publiczność będzie w stanie lepiej przetworzyć tę skomplikowaną ideę, jeśli ją spiszę”. Nie, nie, i nie, nie będą.

Jeśli twoim celem nie jest nudzić, wyobcować i nie doceniać publiczności i nie mieć wpływu na najgorszy scenariusz, przerwij tekst. Wyślij go pocztą elektroniczną lub udostępnij w dokumencie Google. Wizualizacje, których używasz, muszą wspierać historię, a nie stać się twoim skryptem. Po uzyskaniu jasnego zestawu głównych punktów i dobrego przepływu obsługiwanego przez historie i przykłady, dopiero wtedy należy uruchomić narzędzie do prezentacji.

W przeciwnym razie skończy się na tym, że slajdy będą pełniły podwójną funkcję, jak zauważa twój rozmówca. W takim przypadku należy wysłać wiadomość e-mail z prezentacją zamiast marnować czas odbiorców.

Dostosuj i ulepsz, poznając odbiorców

Po utworzeniu dobrej prezentacji, która wizualnie obsługuje główną wiadomość, masz swobodę dostosowania jej do każdej obsługiwanej publiczności. Możesz zdecydować, a następnie zapytać głośno: „Więc dlaczego miałbyś się tym przejmować?” I dopasować swoją odpowiedź do publiczności, która jest przed tobą. To, na czym zależy członkom Twojego zespołu marketingowego, może bardzo różnić się od potrzeb Twoich pracowników.

Przez lata zapewniania szkoleń i prezentacji dla liderów w dziesiątkach organizacji, takich jak Apple, Oracle, SAP i T-Mobile, moc prostego zestawu wiadomości świeciła. Gdy wiadomości były wspierane przez proste obrazy i dostarczane przez skupionego prezentera, który potrafił jasno określić i połączyć je z codziennym życiem swoich odbiorców, nastąpiła komunikacja. I czy to nie jest celem prezentacji?

----------------------------------------

Tobey Fitch jest Partnerem Zarządzającym w Fitch Associates. Wcześniej współpracował z publikacjami, w tym z przedsiębiorcą.