Porady dotyczące zarządzania budżetem dla nowych menedżerów

Są szanse, że gdy ktoś awansuje na pierwszą rolę w zarządzaniu, będzie to pierwszy raz, kiedy zarządzają budżetem działu.

Większość nowych menedżerów otrzymuje niewielkie lub żadne formalne przeszkolenie w zakresie opracowywania prognozy budżetowej, śledzenia wydatków lub wprowadzania korekt w połowie roku. Często otrzymują arkusz kalkulacyjny lub raport od swojego menedżera lub działu finansowego i oczekują, że będą wiedzieć, jak to zrobić, lub uczyć się metodą prób i błędów.

Chociaż „próba i błąd” może być skutecznym sposobem na nauczenie się nowych umiejętności, byłoby lepiej, gdyby nowy menedżer nie musiał popełniać zbyt wielu bolesnych błędów. Oto kilka wskazówek.

Inwestuj czas, aby nauczyć się od samego początku

Nie ma lepszego czasu na zadawanie „głupich” pytań, niż kiedy jesteś nowy w czymś i nigdy tego nie zrobiłeś. Lepiej pytać i spędzać czas z góry na naukę niż czekać, aż ktoś wskaże twoje błędy. Proś o czas od swojego menedżera (lub poprzednika, jeśli możesz), aby przejrzeć podstawową filozofię, nadrzędne cele, format i każdy element zamówienia. Jeśli twoja organizacja ma osobę finansową, poproś tę osobę, aby również spędziła z tobą czas. Większość będzie pochlebna i chętna do dzielenia się swoją wiedzą.

W końcu, jeśli będą w stanie przeszkolić Cię, jak robić rzeczy zgodnie z ich specyfikacjami z góry, później będziesz mniej boli ich głowa.

Weź udział w kursie „Finanse i budżetowanie dla menedżerów niefinansowych”

Sprawdź w lokalnych szkołach biznesu uniwersyteckiego, w „Executive Education”. Większość szkół biznesu oferuje kursy od jednego do trzech dni, bez zaliczeń. W trakcie lub po kursie poświęć trochę czasu na sprawdzenie rocznego raportu firmy i zrozumienie różnych wskaźników finansowych i raportów.

Zarządzaj budżetem swojego działu, tak jak w swoim własnym biznesie

Kiedy pracujemy dla dużych organizacji, mamy tendencję do traktowania pieniędzy firmy tak, jak rośnie na drzewach. To nie jest i teraz Twoim zadaniem jako menedżera jest przejęcie osobistej własności zasobów swojego działu.

Bądź graczem zespołowym

Jeśli to możliwe, sprawdź budżet swojego menedżera. Choć ważne jest, aby przejąć odpowiedzialność za budżet, jednostka jest częścią większej jednostki. Poproś swojego menedżera, aby pokazał Ci, gdzie mieści się Twój budżet i wspiera duży obraz oraz współzależności z rówieśnikami. Może się zdarzyć, że inny dział potrzebuje pieniędzy na cele, które mają wyższy priorytet niż twoje. Nie czekaj, aż zostaniesz o to poproszony lub odebrany - bądź proaktywny i zaoferuj pomoc swojemu menadżerowi. Będziesz postrzegany jako strategiczny i współpracujący.

Nie graj w głupie gry

Tylko dlatego, że „wszyscy to robią”, nie oznacza to, że nie jest to głupie i złe dla firmy. Przykładem typowej głupiej gry budżetowej, w którą grają menedżerowie, jest „wykorzystaj ją lub strac ją”. Jest to moment, w którym zbliżasz się do końca roku, a budżet jest zgodny z prognozą. W poprzednich latach, kiedy nie korzystałeś, budżet na przyszły rok został ustalony na podstawie rzeczywistego roku. Aby nie obciąć budżetu, przechodzisz na zakupy - kupujesz rzeczy, których nie potrzebujesz lub zaopatrujesz na wypadek, gdybyś ich potrzebował.

Śledź swoje wydatki co miesiąc i wprowadzaj korekty proaktywne

Nie zakładaj, że „ktoś” powie Ci, kiedy przekroczysz budżet. W rzeczywistości możesz nawet poprosić o comiesięczne raporty lub śledzić siebie. Nie czekaj do końca roku, kiedy to niespodzianka (dla ciebie i twojego szefa). Do tego czasu jest już za późno na zbadanie i wprowadzenie poprawek. Bądź odpowiedzialny, mierz się i proaktywnie zgłaszaj się swojemu przełożonemu.

Bądź przejrzysty i zaangażuj swój zespół

Podziel się swoim budżetem ze swoim zespołem, być może nawet zaangażuj ich w tworzenie prognozy. Zaangażowanie zespołu i pomoc w zrozumieniu procesu budżetowania tworzy poczucie współwłasności i zachęca pracowników do znalezienia kreatywnych sposobów zarządzania wydatkami.

Bądź strategiczny

Nie bierz tylko zeszłorocznych faktów i dodaj dziesięć procent do przyszłorocznej prognozy. Zacznij od opracowania strategii i celów, a następnie określ zasoby wymagane do osiągnięcia tych celów. Jeśli potrzebujesz więcej niż w ubiegłym roku, przygotuj uzasadnienie biznesowe w celu uzasadnienia wniosku o dodatkowe fundusze.

Nie przesadzaj

Chociaż zarządzanie budżetem jest ważną rolą menedżera, nigdy nie zapominaj o najważniejszych zasobach: twoich ludziach! Upewnij się, że spędzasz co najmniej pięciokrotnie więcej czasu niż twoja drużyna, że ​​zbierasz liczby.