Jak przekazać informacje zwrotne pracownikom defensywnym

Opinie są jednym z najpotężniejszych narzędzi w zestawie narzędzi menedżera do wzmacniania wydajności w miejscu pracy.

• Pozytywne opinie koncentrują się na identyfikacji i wzmacnianiu zachowań promujących wysoką wydajność.
• Konstruktywne informacje zwrotne - często określane jako negatywne opinie - koncentrują się na identyfikacji i promowaniu zmian w zachowaniach, które zmniejszają wysoką wydajność.

Skuteczna informacja zwrotna jest specyficzna dla zachowania (negatywnego lub pozytywnego) i jest dostarczana jak najbliżej zdarzenia. Podczas gdy zmotywowani profesjonaliści doceniają zarówno pozytywne, jak i konstruktywne informacje zwrotne, menedżerowie często czują się niekomfortowo, dostarczając je, szczególnie wszystko, co uważa się za negatywne. W ankietach i badaniach naukowych menedżerowie, którzy zmagają się z dostarczaniem konstruktywnych informacji zwrotnych, obawiają się, że nie będą lubiani lub boją się stworzyć incydent, oferując krytykę.

Postępując zgodnie z przedstawionymi sugestiami, menedżer może obawiać się dostarczenia negatywnej opinii i przekształcić rozmowę w konstruktywne wydarzenie.

10 wskazówek, które pomogą Ci dostarczyć negatywną opinię

1. Kontroluj swoje emocje. Nie chcesz krytykować czyichś działań, gdy jesteś zły lub zdenerwowany. Jeśli temperatura jest gorąca, poświęćcie trochę czasu, aby rzeczy się ochłodziły. Podczas gdy skuteczne, konstruktywne informacje zwrotne są dostarczane jak najbliżej obserwowanego incydentu, jeśli sytuacja jest gorąca, dobrze jest zaplanować spotkanie na następny dzień.
2. Nigdy nie dostarczaj negatywnej opinii przed członkiem zespołus. Znajdź miejsce prywatne. Przeprowadź spotkanie w swoim biurze lub zaplanuj salę konferencyjną do dyskusji.

1. Skup się na obserwowanym zachowaniu, a nie na osobie. Pamiętaj, że konstruktywna informacja zwrotna ma na celu wyeliminowanie zachowań, które osłabiają wysoką wydajność. Jeśli jednostka dostrzeże, że jest atakowana osobiście, szybko stanie się defensywna, a możliwość znaczącej dyskusji zostanie utracona.
2. Być specyficznym. Skuteczna informacja zwrotna jest specyficzna. Sugestia, „John, na pewno to zrobiłeś” może być prawdą, ale to nie mówi Janowi, co zrobił źle. To samo dotyczy powiedzenia Mary, że zbyt często spóźnia się do pracy. Zamiast tego opisz bardzo specyficzne zachowanie i określ konsekwencje biznesowe tego zachowania. Na przykład: „Mary, kiedy spóźniasz się na zmianę, wymaga od nas, abyśmy zatrzymali kogoś z wcześniejszej zmiany. rozumiesz?"

1. Bądź na czasie. Jeśli kiedykolwiek otrzymałeś długą listę komentarzy negatywnych opinii na temat rocznego przeglądu wyników, rozumiesz, jak bezwartościowe jest to wejście długo po fakcie. Informacje zwrotne wszystkich typów należy podać jak najszybciej po wydarzeniu.
2. Zachowaj spokój. Niezależnie od tego, jak bardzo jesteś zdenerwowany, nigdy nie opłaca się stracić kontroli nad emocjami. Jak wspomniano powyżej, jeśli potrzebujesz czasu na zbieranie emocji, opóźnij dyskusję o kilka godzin lub najwyżej jeden dzień. Przypomnij sobie, że celem opinii jest promowanie poprawy i podejść do dyskusji z tym pozytywnym nastawieniem.

1. Potwierdź swoją wiarę w osobę. Wzmacnia krok trzeci, ale tutaj mówisz im, że nadal masz wiarę w nich jako osobę i ich umiejętności; to tylko ich wydajność, którą chcesz zmienić. Powiedz coś w rodzaju „jesteś dobrym przedstawicielem obsługi klienta, więc jestem pewien, że widzisz potrzebę bycia bardziej cierpliwym wobec klientów”.
2. Przestań mówić i zaproś drugą stronę do zaangażowania. Po tym, jak powiedziałeś tej osobie, jakie konkretne, ostatnie działania były niewłaściwe i dlaczego, przestań mówić. Daj drugiej osobie szansę na odpowiedź na twoje pytania i zadaj pytania wyjaśniające.

1. Zdefiniuj i uzgodnij wzajemnie akceptowalny plan działania. Uzgodnij, jakie przyszłe wyniki są odpowiednie dla pracownika. Jeśli istnieją konkretne rzeczy, które pracownik musi zacząć robić lub musi przestać robić, upewnij się, że są wyraźnie określone. Jeśli jest coś, co musisz zrobić, być może dodatkowe szkolenie dla pracownika, również się na to zgódź.
2. Ustal czas na kontynuację.Ustawienie jasnej daty i czasu na przeglądanie działań i ulepszeń jest ważną częścią procesu przekazywania informacji zwrotnych. Ustanawia rozliczalność i zwiększa prawdopodobieństwo poprawy wydajności.

I pamiętaj, po dostarczeniu konstruktywnej informacji zwrotnej i uzgodnieniu rozwiązania i planu kontynuacji, przejdź do pracy. Nie miej złej woli wobec pracownika, ponieważ popełnili błąd. Nie zatrzymuj się nad nimi z obawy, że mogą popełnić kolejny błąd. Monitoruj ich wydajność tak samo jak wszystkich pracowników, ale nie przejmuj się.