Jak przekazać informacje zwrotne, aby pomóc pracownikom rozwijać ich umiejętności

Menedżerowie są nieustannie informowani, że muszą dawać swoim pracownikom pochwały i muszą im przekazywać opinie. Te rzeczy wydają się takie same.„Świetna robota!” Po prezentacji, projekcie lub sprzedaży przechodzi pochwały i opinie. Czy to naprawdę?

Rozmawiając z Rajeevem Beherą, dyrektorem generalnym platformy zarządzania wydajnością Reflektive, powiedział: „Pochwała, z definicji, jest wyrażeniem aprobaty lub podziwu dla czegoś lub kogoś. Z drugiej strony informacje zwrotne to informacje o wynikach danej osoby w zakresie zadań wykorzystywanych jako podstawa do poprawy. Innymi słowy, zarówno sprzężenie zwrotne, jak i pochwały mogą być pozytywne, ale informacje zwrotne zawsze mają na celu poprawę wydajności. ”

Co to oznacza dla menedżera? Jak możesz się upewnić, że nie tylko chwalisz, ale również udzielasz pozytywnych lub konstruktywnych informacji zwrotnych? Oto kilka sugestii.

Zapytaj swoich pracowników o ich cele

Bez wątpienia wiesz o celach wydajności swoich pracowników - jakie cele sprzedażowe mają osiągnąć, ile plików mają przetwarzać każdego dnia lub cokolwiek, co pracuje twój pracownik. Ale upewnij się, że zapytasz ich, jakie są ich osobiste cele zawodowe.

To pomoże ci skoncentrować się na opinii. Behera zaleca przyjęcie tych celów i podzielenie ich na osiągalne zadania i umiejętności, aby nie pozostały niejasne. Na przykład, jeśli celem twojego pracownika jest „dawanie lepszych prezentacji”, będziesz chciał wyrwać się z tego, jakie umiejętności są potrzebne.

Zerwanie potrzebnych umiejętności przyniosło te rezultaty.

• Mówiąc pewnie i wyraźnie.
• Tworzenie slajdów PowerPoint, które lepiej przekazują dane niż słowa.
• Odpowiadanie na pytania uczestników spotkania.
• Ukierunkowanie spotkania poprzez przekierowanie ludzi z powrotem do głównego tematu.

Następnie, gdy chcesz pochwalić pracownika za jego wspaniałą prezentację, wróć do tych celów. Na przykład zamiast mówić „Świetna robota!” Powiedz: „Byliście pewni tych danych. Wiedziałeś dokładnie, o czym mówiłeś, a wszyscy inni na spotkaniu mogli powiedzieć, że jesteś przygotowany. ”Lub„ Twoje slajdy zostały dobrze zrobione. Wykresy przedstawiają dane w łatwy do zrozumienia sposób. ”

Pamiętaj, że jesteś nie tylko konkretny, ale także koncentrujesz się na obszarach, które Twój pracownik musi poprawić.

Mieć regularne spotkania indywidualne

Jeśli chcesz przekazać pozytywne opinie swoim pracownikom, potrzebujesz na to czasu. To oczywiście nie oznacza, że ​​nie możesz po prostu chwycić pracownika w korytarzu i powiedzieć: „Tak dobrze poradziłeś sobie z tym klientem, jak uważny byłeś na pytania, których mogłaby nie zrozumieć, że musiała zapytać. ”

Behera zaleca cotygodniowe spotkanie z każdym pracownikiem. Cotygodniowe spotkanie „jeden na jeden” jest praktyczne dla niektórych grup i niepraktyczne w innych. Ale niezależnie od wybranego harmonogramu, musisz spotkać się z pracownikiem na tyle często, aby pracownik skorzystał.

Jeśli posiadasz wszystkie informacje do końca roku, to nie znaczy to zbyt wiele dla pracownika i nie pomoże pracownikowi tak często, jak częstsze opinie. Jeśli usiądziesz w grudniu i powiesz: „Przeprojektowanie raportu, które przełożyłeś w maju, było naprawdę świetne. Teraz jest to łatwe do odczytania. ”Jest miły i pochwały. Ale powinieneś powiedzieć, że osiem miesięcy temu - kiedy miałoby to bezpośredni wpływ na zachowanie pracownika w przyszłości.

Wczesna informacja zwrotna pozwala pracownikowi wiedzieć, że jest na dobrej drodze i że powinna stosować te same strategie w innych obszarach. I szczerze mówiąc, zapomnisz (i tak samo będzie z pracownikiem) wiele działań, które zasługują na wywołanie, jeśli udzielasz informacji zwrotnej tylko raz lub dwa razy w roku.

Co z Sandwichami zwrotnymi?

Każdy, kto pracuje w zarządzie lub w dziale kadr, słyszał, że należy przekazywać złe opinie między dwiema warstwami dobrej opinii. Na przykład mówisz: „Jane, świetnie się spisałeś podczas tej prezentacji. Jednak spóźniłeś się trzy na pięć dni w zeszłym tygodniu, a ja naprawdę lubię twój podpis e-mailowy. ”

Najwyraźniej jest to zgniłe sprzężenie zwrotne, i to tylko dlatego, że menedżer poczuł się zmuszony do przekazania złej opinii dobremu. To nigdy nie działa, ponieważ gdy pracownik słyszy negatywną opinię, tęskni za czymkolwiek, co możesz powiedzieć.

Nie musisz się martwić o kanapkę ze sprzężeniem zwrotnym; to nie jest skuteczna informacja zwrotna. Daj dobre informacje zwrotne, gdy pracownik je zdobędzie, i w razie potrzeby udziel negatywnej opinii. Musisz przekazać negatywną opinię w ten sam sposób. Podobnie jak „świetna robota” nie przekazuje żadnych przydatnych informacji, „zła praca” też nie.

Jak przekazać informacje o rozwoju

Postaraj się więc przekazać opinię w ten sposób: „Chciałeś pracować nad tym, aby wyglądać bardziej pewnie podczas swoich prezentacji. Na ostatnim spotkaniu nie można było odpowiedzieć na pytania Jane i Steve'a.

„Następnym razem postaraj się przewidzieć pytania, które ludzie zadają, aby przygotować się do odpowiedzi. Nie każde pytanie jest przewidywalne, więc można powiedzieć:„ Nie wiem, ale dowiem się i skontaktuję się z tobą ” kiedy nie znasz odpowiedzi. ”

Lub „Chciałeś pracować nad tworzeniem bardziej interesujących prezentacji. Twoje slajdy były najczęściej punktami, które czytasz. Następnym razem pamiętaj, że nie chcesz publikować wszystkiego, co chcesz powiedzieć. Spróbuj użyć slajdów do wizualizacji danych. Usiądźmy razem w następny wtorek, żeby razem złożyć twoje slajdy. ”

Jeśli masz świetne komentarze, możesz je przekazać wraz z negatywnymi opiniami, ale nie musisz zmuszać ich do kanapki. Najważniejszym wyzwaniem jest zapewnienie spójnego negatywnego i pozytywnego sprzężenia zwrotnego. Jeśli twój pracownik wie, że dzisiejsze opinie są negatywne, ale jutro będzie pozytywne, to wszystko będzie dobrze.

Dlaczego martwisz się o to?

Zarządzanie nie polega tylko na trafianiu liczb, więc kierownictwo wyższego szczebla jest zadowolone. Nie chodzi tylko o pochwałę i wdzięczność, którą oferujecie pracownikom, gdy wykonują dobrą pracę.

Zarządzanie dotyczy również rozwoju, motywowania i coachingu pracowników. Właściwie wykorzystane informacje zwrotne mogą to zrobić, dzięki czemu Twój dział będzie doskonałym miejscem do pracy i poprawi ogólną liczbę. Każdy może skorzystać z konkretnej opinii.

---------------------------------------

Suzanne Lucas jest niezależną dziennikarką specjalizującą się w zasobach ludzkich. Prace Suzanne znalazły się w publikacjach dotyczących notatek, w tym Forbes, CBS, Business Inside r i Yahoo.