Jak zorganizować spotkanie dla wszystkich pracowników

Czy Twoja firma organizuje spotkania z udziałem wszystkich osób? Jeśli nie, możesz pomyśleć o zorganizowaniu takiego spotkania. Oczywiście, nigdy nie powinieneś organizować spotkania wyłącznie dlatego, że chcesz, aby przedmiot został usunięty z listy rzeczy do zrobienia, więc oto dlaczego, kiedy i jak zorganizować spotkanie na wszystkie ręce.

Dlaczego chcesz mieć spotkanie All Hands?

Czasami trzeba uzyskać informacje dla całego personelu, a spotkanie na wszystkie ręce jest doskonałą okazją, aby to zrobić. Tak, możesz wysyłać informacje pocztą elektroniczną, ale w zależności od informacji może się okazać, że dostarczenie ich osobiście jest bardziej skutecznym sposobem komunikacji.

Dodatkowo, w zależności od tego, jak duży i rozłożony jest Twój biznes, spotkanie na wszystkie ręce jest dobrą okazją do budowania zespołów i umożliwiania pracownikom nawiązywania kontaktów. i pozwolić pracownikom na łączenie się ze sobą. Jeśli Twoja firma ma kilka witryn, pracownik witryny A może mieć problem, który może rozwiązać osoba z witryny B, ale jeśli nie wiedzą, że ta osoba istnieje, nie poprosi o pomoc.

Wreszcie spotkanie wszystkich rąk pozwala pracownikom zadawać pytania w obecności kolegów. Uwalnia to Twój czas, ponieważ możesz raz udostępnić odpowiednią odpowiedź, zamiast powtarzać ją w kółko dla różnych pracowników.

Jakie problemy są najlepsze w spotkaniu All Hands?

Tego typu problemy są generalnie lepiej komunikowane, gdy są dostarczane na spotkaniu wszystkich rąk, a nie za pośrednictwem poczty e-mail, lub prosząc lokalnych menedżerów o poinformowanie ich pracowników.

• Przedstawiamy nowe kierownictwo wyższego szczebla. Jeśli masz nowego prezesa lub dyrektora generalnego, chcesz, aby przedstawiła się całemu personelowi. Zrozumienie twarzy stojącej za zmianami nazwy i polityki ma duże znaczenie dla ludzi.
• Cele nowej firmy. Gdy twój starszy zespół chce dzielić się celami firmy z pracownikami, świetnym pomysłem jest posiadanie wszystkich w tym samym pokoju. Pozwala ludziom zadawać pytania, więc rozumieją logikę i rozumowanie celów.
• Kiedy nastąpi istotna zmiana. Może to być przejęcie nowej firmy, zbycie, reorganizacja lub wszystko, co dotyczy wszystkich obszarów firmy. Ponownie, otwartą i szczerą komunikacją są tutaj cele.

Nie są to oczywiście jedyne powody, aby zwołać spotkanie na wszystkie ręce, ale upewnij się, że spotkanie na wszystkie ręce jest najlepszym sposobem na dostarczenie informacji, zanim zaczniesz zadawać sobie trud zorganizowania spotkania.

Jak zorganizować spotkanie na wszystkie ręce

Pierwszy krok, o którym mowa powyżej, ma użyteczny cel na spotkanie wszystkich rąk. Po osiągnięciu celu możesz zaplanować i przeprowadzić spotkanie.

Po pierwsze, przemyśl logistykę. Może się okazać, że fajnie jest wybierać i zapraszać prelegentów, przygotowywać dokumenty i planować czas pracy w sieci, ale jeśli nie uda ci się po stronie logistyki, twoje spotkanie z udziałem wszystkich rąk nie zadziała. Musisz poradzić sobie z tymi problemami w celu udanego spotkania wszystkich rąk.

• Lokalizacja. Jeśli Twoja firma jest niewielka i możesz zmieścić się wokół stołu konferencyjnego, problem ten zostanie rozwiązany. Jeśli Twoja firma jest duża - nawet jeśli pracujesz w tym samym budynku, prawdopodobnie będziesz musiał wynająć salę konferencyjną lub centrum konferencyjne na swoje spotkanie. Upewnij się, że masz miejsca dla wszystkich.
• Podróżować. Czy ludzie będą musieli podróżować na duże odległości, aby przybyć na swoje spotkanie? Jeśli ludzie muszą jechać z daleka, upewnij się, że zaczniesz spotkanie na tyle późno, aby Twoi pracownicy nie musieli wychodzić z domu o 4:00, aby dostać się na spotkanie. Pamiętaj, że wczesne opuszczenie domu to dla wielu trudność.

• Praktyczność. Najlepszym sposobem na wprowadzenie nowego dyrektora generalnego może być osobiste spotkanie twarzą w twarz. Ale jeśli dotyczy to latania ludzi z wielu miejsc i umieszczania ich w hotelach, podczas gdy biura w tych lokalizacjach są wyłączane na wiele dni, to prawdopodobnie nie jest to najlepszy pomysł. Zamiast tego rozważ możliwość przeprowadzenia wideokonferencji. Nie pozwól, aby ludzie oglądali wideokonferencje z biurka, ale poproś ich, aby zebrali się według lokalizacji, aby zespół mógł obejrzeć wstęp.

• Jedzenie. Jeśli jest to krótkie jednogodzinne spotkanie przedstawiające dyrektora generalnego, potrzebujesz tylko lokalizacji. Jeśli jest to całodniowa konferencja z udziałem wielu mówców i warsztatów, musisz zorganizować jedzenie na lunch i przerwy.

Kto musi zaprezentować się na spotkaniu All-Hands?

Po takiej logistyce wystarczy ustawić głośniki. Będziesz chciał wprowadzić zmiany w całej firmie wprowadzone przez CEO / Owner / President. Kierownicy działów mogą wyjaśniać kwestie istotne dla ich działów, ale wyjaśnienia dotyczące inicjatyw całej firmy muszą pochodzić z góry.

Oczywiście zmiana w polityce HR może pochodzić od Głównego Dyrektora ds. HR, a zmiana w marketingu może pochodzić od Dyrektora ds. Marketingu, ale ogólny plan obejmujący cele, strategię i wizję musi pochodzić z góry.

Upewnij się, że wszyscy pracownicy są uwzględnieni - lub nie jest to spotkanie wszystkich rąk. Jeśli informacje dotyczą tylko menedżerów, dlaczego mielibyście przynieść poszczególnych uczestników spotkania? Jeśli zmiany wpływają tylko na informatykę, dlaczego rachunkowość zabiera czas na udział w tym spotkaniu?

Co musi się wydarzyć podczas spotkania All-Hands?

Wszystkie informacje, które podajesz na spotkaniu wszystkich rąk, muszą być trafne, aktualne, krytyczne i (miejmy nadzieję) interesujące. Oczywiście, wprowadzenie sposobu, w jaki Twoja firma będzie przestrzegać nowych przepisów rządowych, prawdopodobnie nie doprowadzi do dopingowania tłumów. Pamiętaj jednak, że częściej angażujesz ludzi, jeśli przedstawisz informacje w interesujący sposób.

Oprócz mówców i warsztatów (jeśli dotyczy), upewnij się, że masz czas na nawiązanie kontaktów. Sieci często uważa się za coś, co można znaleźć, aby znaleźć nowe zadania, ale można również korzystać z sieci wewnętrznie. Chcesz, żeby twoi pracownicy się znali. Podaj plakietki z nazwiskami (jeśli zazwyczaj nie nosisz odznak), które wyświetlają nazwy i tytuły oraz lokalizacje.

Ogólnym celem spotkania wszystkich rąk jest połączenie pracowników firmy. Chcesz, żeby ludzie zostawili uczucie, jakby spotkanie było warte ich czasu. Jeśli nie możesz uzyskać wartościowego uczucia, pomiń spotkanie wszystkich rąk i zamiast tego wyślij wiadomość e-mail z informacjami.