Lista umiejętności zarządzania czasem i przykłady

Czym są umiejętności zarządzania czasem i dlaczego są one ważne dla pracodawców? Zarządzanie czasem oznacza wydajną pracę, a pracodawcy w każdej branży poszukują pracowników, którzy mogą optymalnie wykorzystać czas dostępny w pracy. Oszczędność czasu oszczędza pieniądze organizacji i zwiększa przychody.

Pracownicy, którzy dobrze zarządzają swoim czasem, są bardziej produktywni, wydajniejsi i chętniej dotrzymują terminów. Skupiają się na najważniejszych i wrażliwych czasowo zadaniach oraz ograniczają czas marnowania na nieistotne obowiązki.

Efektywne zarządzanie czasem wymaga od personelu przeanalizowania obciążenia pracą, przypisania priorytetów i utrzymania koncentracji na produktywnych wysiłkach. Pracownicy, którzy są doskonałymi menedżerami czasu, mogą wyeliminować zakłócenia i pozyskać wsparcie od kolegów, aby pomóc im osiągnąć swoje cele.

Podczas rozmowy kwalifikacyjnej

Wymagane są umiejętności zarządzania czasem, podobnie jak inne umiejętności miękkie. Ankieterzy będą zadawać pytania, aby ocenić swoją zdolność do zarządzania czasem i czasem zespołu, jeśli pełnisz rolę nadzorczą.

Zapoznaj się z tymi pytaniami z wywiadu dotyczącego zarządzania czasem przed rozmowami kwalifikacyjnymi, dzięki czemu będziesz gotowy odpowiedzieć konkretnymi przykładami skutecznego zarządzania obciążeniem pracą.

Najlepsze umiejętności

Ustalanie priorytetów

Zwykle nie jest możliwe wykonanie każdego pojedynczego zadania, które chcesz i chcesz zrobić wszystko naraz, ale jeśli priorytetyzujesz dobrze, powinieneś być w stanie wykonać najważniejsze zadania w kolejności, która ma sens. Przydzielając priorytet, rozważ takie czynniki, jak kiedy każde zadanie musi być wykonane, jak długo może to zająć, jak ważne może być dla innych w organizacji, co może się stać, jeśli zadanie nie zostanie wykonane i czy jakiekolwiek zadanie może zostać przerwane przez konieczność oczekiwania na kogoś innego.

Planowanie

Planowanie jest ważne, i to nie tylko dlatego, że niektóre zadania muszą być wykonywane w określonych godzinach. Harmonogram ma wpływ na dzień, tydzień, miesiąc, a także innych ludzi, ich projekty oraz ich krótko- i długoterminowe plany dotyczące projektów i zadań. Większość ludzi ma także określone pory dnia, kiedy są coraz mniej energiczni i stają się bardziej produktywni, kiedy odpowiednio się planują. Harmonogramy mogą być również dobrym sposobem na uniknięcie zwlekania.

Prowadzenie listy rzeczy do zrobienia

Listy rzeczy do zrobienia (odpowiednio uporządkowane i zintegrowane z harmonogramem) to świetny sposób, aby uniknąć zapomnienia o czymś ważnym. Są również świetnym sposobem na uniknięcie spędzania całego dnia na myśleniu o wszystkim, co musisz zrobić. Zapamiętywanie zadań wymaga energii, a myślenie o wszystkim, co musisz robić przez cały tydzień, może być męczące i przytłaczające. Podziel wszystkie niezbędne zadania na listę na każdy dzień i nie musisz się już o nic martwić. Wystarczy spojrzeć na dzisiejszą listę.

Spoczynkowy

Odpoczynek, choć może wydawać się sprzeczny, jest ważną umiejętnością zarządzania czasem. Chociaż długie godziny pracy lub przerwy mogą czasami poprawić wydajność w krótkim okresie, późniejsze wyczerpanie zapewni, że średnia wydajność faktycznie spadnie. Poza rzadkimi sytuacjami awaryjnymi ważne jest, aby oprzeć się pokusie nadmiernej pracy. Uwzględnij niezbędne przerwy i rozsądny czas na rzucenie palenia w swoim harmonogramie.

Delegacja

W zależności od rodzaju wykonywanej pracy możesz być w stanie delegować niektóre zadania. Wiedząc, co delegować i kiedy jest umiejętnością. Niektórzy sprzeciwiają się delegowaniu, ponieważ chcą utrzymać kontrolę lub chcą zaoszczędzić pieniądze, nie zatrudniając asystentów. Oba podejścia ostatecznie zaszkodziły wydajności i podniosły koszty.

Pamiętaj jednak, że jeśli pilnie ćwiczysz zarządzanie czasem i nadal nie możesz zrobić wszystkiego, możesz próbować robić za dużo. Lepiej jest odnieść sukces w kilku zadaniach, niż próbować, a następnie w wielu wypadkach zawodzić.

Przykłady w miejscu pracy

A - E

• Dostosowywanie planów do zmieniających się okoliczności
• Przydzielanie czasu na określone zadania
• Analiza procesów i wybór najprostszego sposobu wykonania zadania
• Prosząc o pomoc, gdy przytłoczą ją żądania
• Asertywność, by powiedzieć „nie” nieodpowiednim żądaniom, które odwracają uwagę od centralnych obowiązków
• Atakowanie bardziej złożonych zadań, gdy masz najwyższą energię i najostrzejsze koncentracje
• Kontrolowanie sposobu spędzania czasu
• Unikanie nadmiernych drobnych rozmów ze współpracownikami
• Unikanie zwlekania; działając zamiast martwić się
• Dzielenie szerszych celów na mniejsze części i skupianie się na jednym kroku na raz

• Rozdzielanie projektów na łatwe do zarządzania części
• Tworzenie dziennych, tygodniowych i miesięcznych list „do zrobienia”
• Tworzenie harmonogramów
• Przekazywanie rutynowych zadań personelowi niższego szczebla
• Dobre odżywianie w celu utrzymania energii
• Eliminowanie marnotrawców czasu
• Ćwiczenia i uczestniczenie w innych czynnościach zmniejszających stres w czasie wolnym, aby zmaksymalizować energię w pracy

F Z

• Ułatwienie sprawnych spotkań; trzymanie się ram czasowych na spotkania
• Grupowanie podobnych zadań w celu ograniczenia czasu przejścia
• Utrzymanie zorganizowanego obszaru pracy
• Wielozadaniowość; płynnie przechodząc od jednego zadania do drugiego
• Otwartość na bardziej efektywne sposoby robienia rzeczy
• Organizowanie plików cyfrowych w celu łatwego wyszukiwania
• Planowanie dnia w nocy przed lub pierwszą rano
• Ustalanie priorytetów żądań i żądań
• Ustalanie priorytetów listy projektów i koncentrowanie się na zadaniach o wyższej wartości z bardziej bezpośrednimi terminami

• Punktualność
• Odłożenie telefonów komórkowych na bok, aby wyeliminować rozproszenie wiadomości osobistych, chyba że jest to wymagane do pracy
• Przeglądanie wydajności i eliminowanie odstępstw od priorytetów
• Ustawianie celów dziennych, tygodniowych i miesięcznych
• Ustalanie realistycznych standardów jakości i unikanie perfekcjonizmu
• Ustawianie określonych godzin odpowiedzi na e-mail
• Robienie krótkich przerw w celu przywrócenia energii
• Dotykanie każdego kawałka papieru lub czytanie każdego e-maila tylko raz, kiedy tylko jest to możliwe