Plan procesu zarządzania czasem projektu

Zarządzanie czasem projektu jest jednym z 10 obszarów wiedzy PMP dla kierowników projektów. To dyscyplina zarządzania projektami, która polega na kontrolowaniu czasu potrzebnego do wykonania pracy. Oto spojrzenie na obszar wiedzy na temat zarządzania czasem projektu z Przewodnika po wiedzy z zarządzania projektami (PMBOK® Guide) - piąta edycja. Istnieją inne sposoby sprawdzania harmonogramu projektu, ale jeśli pracujesz nad certyfikacją PMP®, to podejście PMBOK® Guide jest tym, za którym będziesz podążał, a także dobrą praktyką dla wszystkich kierowników projektów.

Zarządzanie czasem projektu

Zarządzanie czasem projektu w Przewodniku PMBOK® składa się z 7 procesów. Procesami zarządzania czasem projektu są:

1. Planowanie zarządzania harmonogramem
2. Zdefiniuj działania
3. Działania sekwencyjne
4. Oszacuj zasoby aktywności
5. Oszacuj czasy aktywności
6. Opracuj harmonogram
7. Harmonogram kontroli.

Przyjrzyjmy się bliżej każdemu z nich.

Zaplanuj zarządzanie harmonogramem

Ten krok polega na ustaleniu wszystkich zasad, procedur i dokumentacji wymaganych do zarządzania harmonogramem projektu od pierwszego planu, ciągłego rozwoju, wykonywania, a następnie kontrolowania harmonogramu.

Rezultatem tego planowania jest opracowanie planu zarządzania harmonogramem. Jednak w prawdziwym życiu prawdopodobnie nie będziesz mieć osobnego planu zarządzania harmonogramem. Wiele z tego, co tutaj opracujesz, trafi do planu zarządzania projektami, co jest całkowicie wystarczające.

Zdefiniuj działania

Ten proces identyfikuje i dokumentuje, co należy zrobić, aby uzyskać rezultaty projektu. Innymi słowy, identyfikuje zadania projektu. Użyjesz instrukcji zakresu, która została złożona podczas działań związanych z zarządzaniem zakresem, aby pomóc podzielić pracę na poszczególne zadania. Głównym rezultatem pracy nad tym rozwiązaniem jest zdefiniowanie listy zadań projektu. Jest to przydatne, ponieważ stanowi główny wkład do następnego procesu.

Działania sekwencyjne

Korzystając z listy zadań, teraz musisz ustawić je w odpowiedniej kolejności. Pod koniec tego procesu będziesz mieć widok na relacje między zadaniami projektu. Ten proces pomaga w uporządkowaniu projektu, dzięki czemu można efektywnie wykorzystywać zasoby projektu i dostarczać je tak szybko, jak to możliwe.

Przewodnik PMBOK® mówi o tworzeniu diagramu sieciowego jako wyjścia tego procesu, ale rzadko jest to konieczne, a już na pewno nic, co musiałbyś zrobić ręcznie. Jeśli z jakiegoś powodu chcesz tworzyć schematy sieciowe, użyj do tego oprogramowania do zarządzania projektami. Ostatecznie jednak lista zależności i potencjalnych dat rozpoczęcia i zakończenia zadań będzie równie dobra i mniej czasochłonna.

Szacuj zasoby aktywności

Gdy wiesz, co zamierzasz zrobić, następnym krokiem jest określenie, jakie zasoby są potrzebne do osiągnięcia tego celu. Pomaga w tym proces szacowania zasobów. W tym procesie sprawdzisz, jakich zasobów ludzkich, sprzętu i materiałów potrzebujesz, a także ilości, której potrzebujesz.

Oszacuj czas trwania działań

W tym kroku ciężka praca polegająca na obliczaniu, ile czasu zajmie każde zadanie. Podczas tego procesu określisz, ile czasu zajmie wykonanie każdej czynności, korzystając ze zidentyfikowanych zasobów. Nie zapomnij wziąć pod uwagę dostępności zasobów i świąt z okresami aktywności. To, że zadanie zajmuje tylko 8 godzin, nie oznacza, że ​​zakończy się rano.

Opracuj harmonogram

Wreszcie możesz teraz przygotować harmonogram projektu. Wszystkie informacje zebrane z powyższych procesów powinny być łatwe. Opracowanie harmonogramu jest jednym z bardziej skomplikowanych procesów w przewodniku PMBOK®.

Dostępnych jest 13 danych wejściowych (wszystko powyżej plus ryzyko, zakres i elementy związane z kontekstem projektu). Sam harmonogram jest tylko jednym z wyników, ale pozostałe są (moim zdaniem) mniej ważne.

Przecież przeszliście przez to wszystko, aby uzyskać harmonogram, który jest krytycznym dokumentem do zarządzania wydajnością projektu. Twój harmonogram nie musi być wykresem Gantta. Oto 5 alternatyw dla wykresów Gantta do rozważenia.

Harmonogram kontroli

Wreszcie, proces Harmonogramu Kontroli zapewnia narzędzia, których potrzebujesz do monitorowania i aktualizacji harmonogramu projektu, upewniając się, że zmiany są odpowiednio zarządzane i że kontrolujesz czasy swojego projektu. Przygotowanie harmonogramu projektu i późniejsze śledzenie go to duże prace, ale warto wiedzieć, że masz harmonogram, o którym możesz mieć pewność.