10 ponadczasowych technik zarządzania czasem

Każdy ma takie same 24 godziny na dobę, ale niektórzy ludzie wydają się być o wiele bardziej wydajni w tym czasie niż inni. Jeśli nie czujesz się produktywnie, zwykle przychodzi ci na myśl, że musisz lepiej zarządzać czasem. Nie możesz jednak „zarządzać” czasem, ponieważ są 24 godziny na dobę, 60 minut na godzinę, 60 sekund na minutę, a to nigdy się nie zmienia.

Możesz jednak kontrolować, gdzie i jak spędzasz czas, i podejmować działania w celu zmniejszenia lub wyeliminowania marnotrawstwa czasu. W rzeczywistości zarządzanie czasem to naprawdę zarządzanie sobą.

Poniżej przedstawiono dziesięć ponadczasowych sposobów, aby każdego dnia kontrolować swój harmonogram, aby w pełni wykorzystać dostępny czas.

1) Ustal cele priorytetowe

Bez celów może się okazać, że masz tendencję do gonienia za tym, co wydaje się najbardziej pilne lub patrzy ci w twarz. Trudno nie rozpraszać się błyszczącymi przedmiotami. Aby temu zapobiec, określ swoje prawdziwe priorytety w życiu i przejdź do nich, ustawiając cele roczne, miesięczne, tygodniowe i dzienne lub pożądane wyniki. Uszereguj każdą z nich za pomocą następującego systemu:

• Znaczenie: (A = wysoki, B = średni, C = niski)
• Pilność: (1 = wysoki, 2 = średni, 3 = niski)

Zawsze najpierw pracuj nad najpilniejszymi i najważniejszymi celami i zadaniami (A1), a następnie poruszaj się w dół listy.

2) Postępuj zgodnie z zasadą 80/20

„Reguła 80/20”, znana również jako zasada Pareto, mówi, że 80 procent twoich wyników pochodzi z 20 procent twoich działań. Jest to sposób na sprawdzenie wykorzystania czasu, nadanie priorytetu wybranym zadaniom w oparciu o najważniejsze cele. Czy koncentrujesz się na 20% działań, które przynoszą 80% pożądanych rezultatów?

3) Naucz się mówić nie

Kiedy inni zgłaszają prośby, zadania te mogą być dla nich ważne, ale kolidują z najważniejszymi celami. Zwłaszcza gdy jest to coś, co chciałbyś zrobić, ale po prostu nie masz czasu, może być bardzo trudno powiedzieć „nie”.

Choć wspaniale jest być graczem zespołowym, ważne jest również, aby wiedzieć, kiedy i jak być asertywnym, i powiadomić osobę, że w tej chwili nie poradzisz sobie z jej prośbą. Jeśli zgodzisz się podjąć to zadanie, wynegocjuj termin, który pomoże im osiągnąć swoje cele bez poświęcania własnego.

4) Pokonać zwlekanie przy użyciu systemu „4D”

• Usuń to: Jakie są konsekwencje niewykonania zadania w ogóle? Rozważmy zasadę 80/20; może wcale nie trzeba tego robić.
• Deleguj: Jeśli zadanie jest ważne, zadaj sobie pytanie, czy naprawdę jest to coś, za co jesteś odpowiedzialny w pierwszej kolejności. Czy zadanie można powierzyć komuś innemu? Zobacz „10 rzeczy, których kierownik nigdy nie powinien delegować”.
• Zrób to teraz: Odkładanie ważnego zadania, które należy wykonać, powoduje jedynie uczucie niepokoju i stresu. Zrób to tak wcześnie, jak możesz.

• Odraczać: Jeśli zadanie jest tym, którego nie można szybko ukończyć i nie jest elementem o wysokim priorytecie, po prostu odrocz je.

5) Zjedz żabę

Z książki Briana Traceya Zjedz Żabę, „Jeśli pierwszą rzeczą, jaką robisz każdego ranka jest jedzenie żywej żaby, możesz przejść przez cały dzień z satysfakcją wiedząc, że jest to prawdopodobnie najgorsza rzecz, która może ci się przytrafić przez cały dzień”.

Twoje żaby każdego dnia to zadania, które będą miały największy wpływ na osiągnięcie twoich celów i zadania, które najprawdopodobniej opóźnią rozpoczęcie.

6) Zmniejsz liczbę spotkań

Źle prowadzone spotkania są marnotrawstwem czasu, pomnożonym przez liczbę osób na spotkaniu. Zobacz „Jak prowadzić spotkanie zespołu”.

7) Szklany słoik: skały, kamyki, piasek i woda

Kategoryzuj swoje zadania w ten sposób, a następnie najpierw zajmij się „skałami”. Jeśli nadal będziesz walczył z małymi rzeczami (piaskiem, kamyczkami i wodą), a nie z ważnymi elementami strategicznymi, skałami, wtedy twój słoik szybko wypełni się bez miejsca na więcej kamieni.

8) Wyeliminuj elektronicznych marnotrawców czasu

Każdy ma pewne zakłócenie, które przerywa je i oddala czas od pracy. Czy jesteś na Facebooku? Świergot? Sprawdzasz pocztę? Ciągłe wiadomości z przyjaciółmi i rodziną? Przestań sprawdzać je tak często, grupując tego typu zadania. Ustaw czas, a następnie sprawdź i załatw wszystkie z nich naraz. Daj sobie 30 minut, a następnie wróć do zadania. Grupuj je i zrób sobie przerwę raz lub dwa razy dziennie, aby odpowiedzieć.

9) Zorganizuj się

Aby skutecznie zarządzać swoim czasem i być produktywnym każdego dnia, musisz stworzyć odpowiednie środowisko. Wyeliminowanie niepotrzebnego bałaganu, stworzenie efektywnego systemu archiwizacji, posiadanie pobliskiego miejsca na wszystkie często potrzebne elementy pracy oraz wykorzystanie narzędzi do zarządzania przepływem pracy, aby pomóc w stworzeniu produktywnego środowiska.

10) Zadbaj o swoje zdrowie

Dobry sen, zdrowe odżywianie i ćwiczenia dadzą Ci energię, skupienie i wytrzymałość, które są niezbędne, aby w pełni wykorzystać Twój dzień. Może się wydawać, że praca jest ważniejsza i zawsze możesz nadrobić zaległości w spaniu, jedzeniu i ćwiczeniach później. Jeśli jednak stracisz zdrowie, nie możesz pracować ani robić niczego innego w tej sprawie, więc nie skąp na opiekę nad sobą.