Jak napisać list represyjny na wyniki pracowników

Opiekun udziela listów naganowych, aby przedstawić oficjalne oświadczenie o problemie z wydajnością, który pracownik musi poprawić. Listy naganowe są często krokiem w formalnym procesie dyscyplinarnym, który może skutkować dodatkowymi działaniami dyscyplinarnymi dla pracownika włącznie z rozwiązaniem stosunku pracy, jeśli pracownik nie poprawi się.

Listy naganowe są istotnym elementem w dokumentacji problemu wydajności pracownika dla pracownika i pracodawcy. Napisane listy nagany wyraźnie i szczegółowo określają wydajność, która musi ulec poprawie, oraz konsekwencje, jeśli wydajność nie ulegnie poprawie.

Listy naganowe zazwyczaj podążają za słownym coachingiem przez przełożonego. Są one często poprzedzone poprawką słowną dla pracownika, zwaną ostrzeżeniem słownym lub formalnym ostrzeżeniem ustnym, na temat problemu z wydajnością lub powiązanych problemów z wydajnością.

W zależności od bezpośredniości i wagi problemu z wydajnością, list nagany może rozpocząć dyskusję na temat wydajności, ale jest to niezwykłe.

Składniki listów upomnienia

Skuteczne listy nagany mają te elementy.

• Jasne określenie problemu lub problemu z wydajnością, który pracownik musi poprawić.
• List z naganą może wyliczyć kilka przykładów sposobów, w jakie pracownik może zmienić swoje wyniki, aby spełnić oczekiwania dotyczące wyników. (Daje to pracownikowi wspólny obraz lub wspólne znaczenie wokół oczekiwań przełożonego).
• Wpływ niewykonania na sukces pracownika i organizacji. (Jak niewykonanie ma negatywny wpływ na miejsce pracy).

• W razie potrzeby harmonogram, w którym wydajność pracownika musi ulec poprawie.
• W stosownych przypadkach, termin płatności lub data zakończenia, w którym to czasie, przełożony ponownie oceni wyniki pracownika.
• Wyraźne oświadczenie o konsekwencjach, jakich pracownik może oczekiwać, jeśli ich wydajność nie ulegnie poprawie, jak opisano w liście nagany.
• Podpis przełożonego lub kierownika pracownika.
• Podpis pracownika, którego praca jest przedmiotem listu naganowego. List zazwyczaj zawiera stwierdzenie, że podpis pracownika stanowi, że otrzymał list, niekoniecznie zgadzający się z jego treścią.

• Możliwość dla pracownika wyrażenia sprzeciwu na piśmie w sprawie treści listu naganowego. Pracownik może się zgodzić, nie zgodzić się, wyrazić żal i tak dalej. Obalenia napisane przez pracownika są dołączone do oryginalnych listów nagany.

Poniżej znajdują się dwa przykłady formalnych listów naganowych. Używaj ich, gdy rozwijasz swoje własne listy nagany.

Przykładowy list odroczenia

To jest przykład listu nagany. Pobierz szablon upomnienia (zgodny z Google Docs i Word Online) lub zobacz poniżej, aby uzyskać więcej przykładów.

Przykładowy list odrzutu # 1 (wersja tekstowa)

Do: Jeffery Jones

Od: George Peterson

Data: 1 września 2018 r

Re: Letter of Reprimand

Jest to formalne pismo upomnienia, aby powiadomić cię, że twoje wyniki nie spełniają oczekiwanych poziomów składek. W pracy jako ekspert techniczny w zakresie obsługi klienta oczekiwania dotyczące pracy zostały opracowane przez całą grupę ekspertów ds. Wsparcia technicznego i ich menedżera. Oznacza to, że są one akceptowanym standardem wydajności każdego eksperta pomocy technicznej.

Nie możesz wykonać następujących czynności.

• Liczba klientów obsługiwanych w ciągu tygodnia jest o 30% niższa od standardu spotykanego przez pozostałych ekspertów ds. Pomocy technicznej.
• Stopień trudności problemów, na które zdecydujesz się odpowiedzieć, jest o 40% niższy niż standard osiągany przez resztę personelu.
• Czas, jaki klienci spędzają w telefonie z Tobą, przekracza resztę personelu o 25%.

Jak widzisz, w trzech najważniejszych pomiarach wydajności pracy nie odnosisz sukcesów. Twój przełożony rozmawiał z tobą wiele razy i otrzymałeś dodatkowe szkolenie. W związku z tym wierzymy, że nie jesteś gotów do działania. Wpływa to negatywnie na obciążenie pracą pozostałych pracowników technicznych.

Musimy zobaczyć natychmiastową poprawę we wszystkich trzech obszarach wydajności lub dodatkowych działań dyscyplinarnych, aż do zakończenia zatrudnienia włącznie. Wierzymy, że masz możliwość ulepszenia. Musimy zobaczyć natychmiastową poprawę.

George Peterson, Supervisor

Marian Demark, kierownik ds. Zasobów ludzkich

Przykładowy list odrzutu # 2 (wersja tekstowa)

Do: Linda Rodriguez

Od: Mary Wilmont

Data: 1 września 2018 r

Re: Letter of Reprimand

Celem tego listu naganowego jest formalne powiadomienie cię, że twoja obecność negatywnie wpływa na twoją zdolność do wykonywania pracy. Podczas gdy pracownicy zwolnieni z pracy nie są zobowiązani do pracy w określonych godzinach, normalny i oczekiwany jest czterdziestogodzinny tydzień pracy.

Nie pojawiłeś się w pracy co najmniej jeden dzień w tygodniu od rozpoczęcia nowej pracy i pracujesz tylko trzydzieści dwie godziny w tygodniu. Twój menedżer poinformował Cię o dostępności czasu wolnego FMLA dla osobistych lub rodzinnych problemów medycznych. Zapytał cię również, czy potrzebujesz zakwaterowania, abyś mógł skutecznie wykonywać swoją pracę.

Zasugerował, aby odwiedzić dział zasobów ludzkich w celu omówienia tych kwestii i obecności. Odrzuciłeś wszystkie trzy możliwości, które zaoferowaliśmy, aby pomóc Ci poprawić tę słabą wydajność.

Rzeczywistość jest taka, że ​​nie możesz wykonywać swojej pracy w mniej niż czterdzieści godzin. Brakuje terminów na zadania, a spóźnienia wpływają negatywnie na pracę współpracowników działu marketingu. Brakuje terminów w wyniku niepowodzenia w wykonywaniu.

Ponadto niedokończona praca przypisana współpracownikom powoduje obciążenie ich pracą, ponieważ mają już zadania wymagające czterdziestu godzin pracy w tygodniu. Jest to niesprawiedliwe i nie będziemy tolerować tych negatywnych skutków w miejscu pracy już teraz.

Musimy zobaczyć natychmiastową poprawę frekwencji lub zakończymy pracę. Oznacza to, że musisz uczęszczać do pracy pięć dni w tygodniu. Jeśli nie uczestniczysz w pracy przez pięć dni w tygodniu, nie możesz osiągnąć celów, dla których zostałeś zatrudniony.

Nasze standardowe zasady dotyczące płatnego czasu wolnego dają sześć płatnych dni chorobowych i dwa dni urlopu osobistego, które musisz wykorzystać w ciągu roku. Musisz ubiegać się o urlop z wyprzedzeniem.

Wykorzystałeś już cztery swoje dni chorobowe i wszystkie swoje dni osobiste z obecnymi nieobecnościami. Nie planujemy poświęcić Ci więcej czasu. Pozostawia to tylko dwa dni chorobowe i płatny czas urlopu, o który należy wcześniej poprosić.

Jeśli nieobecność przekroczy dostępny płatny czas wolny, zakończymy pracę. Mamy nadzieję, że zrozumiesz, jak blisko jesteś utraty pracy. Nie otrzymasz więcej ostrzeżeń.

Pozdrowienia, Mary Wilmont, Manager

Thomas Credence, dyrektor ds. Zasobów ludzkich

Zobacz przykładowe potwierdzenie odbioru zawierające wskazówki, w jaki sposób pracownik otrzymujący upomnienie ma prawo do odpowiedzi.

Czy podobał ci się ten artykuł? Będziesz teraz chciał zapisać się na bezpłatny biuletyn HR, ponieważ chcesz przeczytać wszystkie nowe artykuły, gdy tylko będą dostępne.

Przykładowe listy nagan

• Przykładowy list upomnienia: niedyskrecja zarządzania
• Pisemna próba represji: frekwencja

Zrzeczenie się: Należy pamiętać, że podane informacje, choć autorytatywne, nie są gwarantowane pod względem dokładności i legalności. Strona jest czytana przez ogólnoświatową publiczność, a przepisy i regulacje dotyczące zatrudnienia różnią się w zależności od stanu i kraju. Poszukaj pomocy prawnej lub pomocy ze strony państwowych, federalnych lub międzynarodowych zasobów rządowych, aby upewnić się, że Twoja interpretacja prawna i decyzje są poprawne dla Twojej lokalizacji. Informacje te służą jako wskazówki, pomysły i pomoc.