Asystent administracyjny Wywiad Pytania i odpowiedzi

Kiedy przeprowadzasz rozmowę kwalifikacyjną na stanowisko asystenta administracyjnego, ankieter będzie chciał dowiedzieć się, jak istotne są twoje kwalifikacje w odniesieniu do stanowiska i sposobu, w jaki pasowałbyś do firmy i działu.

Ponieważ praca wymaga zarówno umiejętności administracyjnych, jak i interpersonalnych, menedżerowie ds. Zatrudnienia często pytają o konkretne atrybuty, które kwalifikują Cię do danej pozycji, a także o twoje mniej wymierne umiejętności.

Wskazówki dotyczące obsługi wywiadu

Ważne jest, aby mieć świadomość, że dyskusja będzie prawdopodobnie wykraczać poza umiejętności miękkie, takie jak umiejętności komunikacyjne, umiejętności organizacyjne lub terminowość. Powinieneś być również gotowy do rozmowy o twardych umiejętnościach.

1:14

Obejrzyj teraz: Jak odpowiedzieć na 4 typowe pytania dotyczące zadań administracyjnych

Przygotuj się do omówienia programów komputerowych

Ponieważ wiele stanowisk asystenta administracyjnego wymaga częstego korzystania z określonego oprogramowania, konieczne może być omówienie różnych programów, z którymi pracowałeś, sposobu korzystania z tych programów i poziomu wiedzy specjalistycznej.

• Przykładowa odpowiedź:Uwielbiam korzystać z technologii i poznawać nowe programy. Mam też talent do nauczania współpracowników, którzy mogą nie być tak mądrzy w używaniu systemów. W mojej ostatniej pracy w Kent Associates zgłosiłem się na ochotnika do przeglądu systemów zarządzania projektami dla zespołu profesjonalistów, których wspierałem. Mój szef zatwierdził moje zalecenie i wprowadziliśmy internetowy system Asana, który pomaga nam śledzić projekty i udostępniać informacje na platformie internetowej.
• Przykładowa odpowiedź: Jestem osobą kontaktową w biurze w przypadku slajdów PowerPoint i cieszę się pomagając naszym sprzedawcom w zachwycaniu klientów prezentacjami. Jestem również zaawansowanym użytkownikiem programu Excel i tworzę złożone makra do przygotowywania prognoz budżetowych dla propozycji projektów.

Bądź gotowy do dyskusji na temat procesów administracyjnych

Powinieneś być przygotowany do omówienia swojego przepływu pracy i procesów administracyjnych na poprzednich stanowiskach. Jako pracownik administracyjny nie powinno być wątpię, czy jesteś zorganizowany i zorientowany na szczegóły. Twój rozmówca będzie chciał wiedzieć w jaki sposób przejawiasz te cechy w codziennej pracy.

• Przykładowa odpowiedź:Zdolności organizacyjne i dbałość o szczegóły należą do moich najsilniejszych atutów. Rozwijałem się w sytuacjach, w których mogę uporządkować złożone projekty. Na przykład wcześniej wspierałem ośmiu specjalistów, którzy planowali imprezy promocyjne dla klientów. Opracowałem szablon do śledzenia celów i postępów w każdym projekcie i skonfigurowałem go na wspólnym dysku, aby wszyscy zaangażowani pracownicy mogli śledzić ich postępy w zakresie projektów i wydarzeń zespołu.
• Przykładowa odpowiedź:Podczas pracy w Alfred Group stworzyłem podręcznik procedur, który nakreślił kroki wymagane do przetworzenia wniosków kredytowych, a następnie przesłał je online, aby wszyscy urzędnicy ds. Pożyczek mogli postępować zgodnie z tymi samymi procedurami.

Zawsze odpowiadaj pozytywnie

Uważaj na swoje zachowanie podczas całego wywiadu.

Ponieważ asystenci administracyjni często ściśle współpracują z osobami, dla których pracują, należy zawsze być pozytywnym, profesjonalnym i uprzejmym.

Chcesz, aby osoba przeprowadzająca wywiad nie miała wątpliwości, że praca z tobą byłaby przyjemnym doświadczeniem.

• Przykładowa odpowiedź:Pracowałem w recepcji w naszej agencji i bardzo ważne było, że zrobiłem pozytywne pierwsze wrażenie zarówno dla obecnych, jak i potencjalnych klientów. Jestem naturalną osobą „umiejącą robić”, a moje recenzje regularnie chwaliły moją orientację na obsługę klienta.
• Przykładowa odpowiedź:Firma bada klientów po interakcjach, a moje nazwisko konsekwentnie przedstawia się jako pracownik, który jest pomocny, miły i profesjonalny. Mój szef skomentował, jak często klienci pytają o mnie, dzwoniąc do biura po pomoc.

Przygotowanie do rozmowy kwalifikacyjnej

Jednym ze sposobów przygotowania jest przeanalizowanie opisu stanowiska, aby dowiedzieć się, czy istnieje określony zestaw umiejętności, na którym skupia się stanowisko. Czy na przykład kładzie się nacisk na planowanie podróży, koordynację projektów, codzienne planowanie spotkań, pomoc osobistą lub cokolwiek innego? Jeśli tak, pamiętaj o podkreśleniu swojego najważniejszego doświadczenia podczas odpowiadania na pytania związane z rozmową kwalifikacyjną.

Sporządź listę umiejętności wymienionych w ogłoszeniu o pracy i dodaj kilka innych, które Twoim zdaniem będą odpowiednie. Następnie spójrz na własne umiejętności administracyjne i biurowe i dopasuj swoje kwalifikacje do pracy.

Pomoże to dostosować odpowiedzi w najbardziej odpowiedni sposób do konkretnej pozycji.

Asystent administracyjny Wywiad Pytania i odpowiedzi

Podczas przygotowywania może być przydatne przejrzenie pytań, które mogą zostać zadane, i zastanowienie się, jak sformułować odpowiedź, podkreślając konkretne doświadczenia i sukcesy z poprzednich prac.

• Jakie masz umiejętności obsługi komputera i jakie programy lubisz używać? - Najlepsze odpowiedzi
• Czy czujesz się komfortowo, korzystając z telefonu z wieloma liniami i obsługując dużą liczbę połączeń telefonicznych? - Najlepsze odpowiedzi
• W tej firmie lubimy myśleć o sobie jako o zespole, który pracuje wspólnie nad tymi samymi celami. Co myślisz o pracy w środowisku zespołowym? - Najlepsze odpowiedzi
• Jak czułbyś się nadzorując dwóch lub trzech innych pracowników? - Najlepsze odpowiedzi
• Jaka jest twoja największa siła i jak pomogłoby to w osiągnięciu tej pozycji? - Najlepsze odpowiedzi

• Jaka jest twoja największa słabość? - Najlepsze odpowiedzi
• Jak radzisz sobie ze stresem i presją? - Najlepsze odpowiedzi
• Jak to było pracować dla swojego przełożonego? - Najlepsze odpowiedzi
• Czego oczekujesz od przełożonego? - Najlepsze odpowiedzi
• Czy wolisz pracować samodzielnie lub w zespole? - Najlepsze odpowiedzi
• Czy dobrze współpracujesz z ludźmi? - Najlepsze odpowiedzi
• Podaj kilka osobistych przykładów pracy zespołowej. - Najlepsze odpowiedzi
• Pytania wywiadu z recepcjonistą: - Lista pytań

Pytania, które należy zadać ankieterowi

Powinieneś również zrobić kilka badań na temat firmy i przygotować się do zadawania trafnych pytań, gdy nadarzy się okazja. Pomocne może okazać się zebranie kilku pytań z wyprzedzeniem, które możesz zadać lub omówić dalej, jeśli wcześniej nie miałeś szansy na rozmowę.

Często będzie to pod koniec wywiadu, dlatego ważne jest, aby pozostawić ankietera z dobrym wrażeniem. Świetnym sposobem na to jest pokazanie zainteresowania i przygotowań do rozmowy kwalifikacyjnej poprzez zawiązanie pytań, które zostały zadane z kilkoma własnymi pytaniami.

• Jakie są obowiązki tego stanowiska?
• Czy możesz opisać typowy dzień (tydzień) w tym dziale?
• Jakie są mocne strony tego działu? Jakie są słabości?
• Co powiedzieliby twoi dawni asystenci, że była najlepsza część pracy dla ciebie? Co powiedzieliby, że było najgorsze?
• W jakim kierunku widzisz firmę w ciągu najbliższych pięciu lat? Czy uważasz, że istnieją jakieś zagrożenia dla jego sukcesu?
• Dlaczego twój ostatni asystent opuścił stanowisko? Jakie były jego / jej mocne strony? Jakie były jego / jej słabości? Co on teraz robi?
• Jakie atrybuty miał twój najlepszy asystent? A co z twoim najgorszym asystentem?
• Jak często wykonywane są przeglądy wydajności? Kto je prowadzi?
• Jakie umiejętności są dla ciebie najważniejsze w asystencie administracyjnym?
• W jaki sposób nagradzasz i zachęcasz ludzi, którzy pracują w twoim dziale?
• Czy w tym dziale występują bieżące problemy z produkcją?
• Jak radziłeś sobie z problemami personalnymi w przeszłości?
• Jakie są największe wyzwania dla osoby na tym stanowisku?
• Jaki jest według Pana najbardziej satysfakcjonujący aspekt tego stanowiska?
• Czy (Czy firma / dział) wspiera członkostwo w stowarzyszeniach zawodowych i kontynuuje rozwój zawodowy?
• Co opisałbyś jako rolę personelu administracyjnego w tym biurze?
• Czy oczekuje się godzin nadliczbowych lub godzin weekendowych?
• Co najbardziej lubisz w pracy dla tej firmy? Czy wprowadzasz jakieś zmiany?
• Co najmniej lubisz pracować tutaj?
• Czy zachęcasz dział do pracy w zespole lub koncentrujesz się bardziej na indywidualnych wkładach?

Przygotuj się na więcej pytań dotyczących rozmowy kwalifikacyjnej

Oprócz pytań do rozmowy kwalifikacyjnej dotyczących konkretnej pracy, zostaniesz również poproszony o bardziej ogólne pytania dotyczące historii zatrudnienia, wykształcenia, mocnych stron, słabych stron, osiągnięć, celów i planów. Oto lista najczęściej zadawanych pytań i odpowiedzi.