Jak napisać zapytanie ofertowe lub zapytanie ofertowe

Wniosek o zamówienie, czasami nazywany RFP lub RFQ („zapytanie ofertowe”), jest dokumentem wydawanym przez firmę, gdy chce kupić produkt i chce udostępnić swoje specyfikacje opinii publicznej. Zwykle dzieje się tak, gdy kilka firm będzie licytować prace, a zaproszenie do składania ofert zaprasza na bardziej konkurencyjne ceny. Ale jeśli nie przygotujesz poprawnie zapytania ofertowego, twój wysiłek może spowodować powstanie ofert, które są stratą czasu lub, co gorsza, żadnych ofert. Oto jak stworzyć RFP, aby zapewnić najlepsze wyniki.

Trudność: Średni

Wymagany czas: Kilka dni

12 kroków

1. Odrób swoją pracę domową:Dowiedz się, czego potrzebujesz, czego chcesz i co jest możliwe przed rozpoczęciem pisania zapytania ofertowego. Nie wystawiaj zapytania ofertowego dla maszyny, która może wyprodukować 1500 widżetów na godzinę, jeśli nigdy nie sprzedałeś więcej niż 25 miesięcznie. Nie ma sensu wydawać zapytania ofertowego na samochód o dużej mocy, gdy komunikator może poruszać się po drogach równie szybko na rowerze.
2. Rozróżnij swoje potrzeby i chce: Jeśli chcesz kupić aplikację, która może przesyłać zdjęcia między centralą a furgonetkami w miejscu pracy, możesz określić liczbę obrazów, które potrzebujesz na sekundę, maksymalny rozmiar potrzebnych obrazów i niezbędną rozdzielczość. Choć fajnie byłoby mieć te obrazy w kolorze, zdecyduj, czy jest to naprawdę konieczne. Jeśli naprawdę potrzebujesz konkretnego, użyj słów takich jak „wola”, „będzie” i „musi”. Oznacza to, że są to wymagania. Specyfikacje, które są tylko „chce”, powinny być identyfikowane za pomocą słów takich jak „może”, „może” i „opcjonalne”.

1. Zdecyduj, jak będzie wyglądał zwycięzca: Propozycje otrzymane w odpowiedzi na zapytanie ofertowe będą się różnić. Każda odpowiadająca firma będzie miała różne mocne i słabe strony. Niektóre skupią się na najniższych kosztach. Inni skupią się na najlepszej jakości. A inne oferują kompletny zestaw funkcji. Zdecyduj się na to, czego szukasz - najniższy koszt, najszybsza dostawa lub kombinacja tych dwóch.
2. Uporządkuj dokument: Wszystko, co piszesz dla biznesu, powinno być przemyślane i powinno być zorganizowane. Kontur jest dobrym miejscem do rozpoczęcia. Jako minimum będziesz potrzebować sekcji do wprowadzenia, wymagań, kryteriów wyboru, osi czasu i procesów. Wiele z tych sekcji będzie zawierać podrozdziały.

1. Napisz wprowadzenie: W tym miejscu wyjaśnisz potencjalnym oferentom, dlaczego publikujesz RFP i co masz nadzieję osiągnąć dzięki temu. Wprowadzenie może również zawierać podsumowanie kluczowych punktów ujętych w innych sekcjach, w tym termin wymagalności. Wprowadzenie RFP dla systemu transmisji obrazu może wyglądać mniej więcej tak: „Firma XYZ żąda propozycji wysoce niezawodnego, łatwego w użyciu systemu zdolnego do przesyłania obrazów z głównego biura do furgonetek w dowolnym obszarze metropolitalnym. musi być odebrany do poniedziałku 5 marca 2007 r. o godz. 8:00 czasu PST. ”

1. Wyjaśnij wymagania: Ta sekcja jest jedną z najważniejszych i zwykle zajmuje najwięcej czasu. Musisz określić rozmiar i przejrzystość przesyłanych obrazów oraz niezbędną prędkość. Bądź konkretny, ale nie mów licytantom, w jaki sposób chcesz, aby praca została wykonana, chyba że jest to niezbędne. Możesz chcieć podzielić tę część na podsekcje. Na przykład (a) rozmiar obrazu i jakość (b) transmisja, która może obejmować zarówno pożądaną prędkość, jak i wszelkie wymagania, które sprawiają, że transmisja jest bezpieczna (c) pożądane opcje, gdzie można wymienić kolor jako pożądaną opcję.

1. Kryteria wyboru: Oto miejsce, w którym licytujesz, jak wybierzesz zwycięską ofertę. Możesz ujawnić tyle lub mniej, ile chcesz. Dobrym pomysłem jest zamieszczenie zdania w rodzaju: „Zwycięski oferent, jeśli taki istnieje, zostanie wybrany wyłącznie na podstawie oceny firmy XYZ”. Możesz utworzyć arkusz kalkulacyjny, który przyznaje każdej ofercie określony zakres punktów w każdej kategorii.Następnie zespół powinien wybrać najlepszą ofertę spośród tych z trzema najlepszymi wynikami.
2. Osie czasu: Ta sekcja mówi firmom, jak szybko muszą działać i jak długo potrwa proces. Bądź rozsądny przy ustalaniu terminów. Nie pytaj o propozycje dla złożonych systemów, a następnie daj oferentom kilka dni na odpowiedź. Daj więcej czasu na przygotowanie oferty, jeśli Twoje zapytanie ofertowe jest duże, jeśli pożądany zakup jest skomplikowany lub jeśli potrzebujesz bardzo szczegółowej odpowiedzi. To także miejsce, w którym możesz powiedzieć licytantom, jak długo potrwa proces oceny, kiedy zostaną powiadomieni, jeśli odniosą sukces, i jak szybko muszą dostarczyć to, co obiecali.

1. Proces: Skorzystaj z tej sekcji, aby wyjaśnić, jak będzie przebiegał proces - od wysłania zapytania ofertowego do udzielenia zamówienia i rozpoczęcia pracy. Ta sekcja może powiedzieć: „Oferty są należne w dniu określonym w kroku 8 powyżej. Wszystkie oferty zostaną sprawdzone, aby upewnić się, że spełniają wszystkie wymagania i są responsywne. Wszystkie responsywne oferty będą oceniane w kategoriach X (możesz nazwać kategorie, jeśli chcesz), a trzy oferty zostaną ocenione przez zespół projektowy, aby wybrać zwycięskiego oferenta i jego zastępcę. Oczekuje się, że negocjacje ze zwycięskim oferentem doprowadzą do udzielenia zamówienia w ciągu dwóch tygodni. ”

1. Zdecyduj, jak wysłać zapytanie ofertowe: Większość zapytań ofertowych jest wysyłanych pocztą, ale nie muszą. Możesz wysłać zapytanie ofertowe pocztą e-mail lub opublikować go na stronie internetowej swojej firmy. Pamiętaj, aby podać nazwę (lub numer oferty), którą oferenci powinni użyć, aby zidentyfikować RFP, na które odpowiadają.
2. Zdecyduj, kto otrzyma RFP: Możesz już zidentyfikować dostawców, od których chcesz kupić. Twoja firma może nawet mieć listę akceptowanych dostawców. Jeśli nie, możesz znaleźć potencjalnych dostawców w swojej sieci zawodowej, przeszukując online lub pytając zaufanych dostawców innych materiałów o ich zalecenia. Nie ograniczaj listy osób, które otrzymują RFP, tylko do dużych firm lub ustalonych dostawców. Możesz znaleźć lepsze pomysły i jeszcze lepsze ceny od mniejszych dostawców, którzy często chętniej wygrywają Twoją firmę.

1. Powiadom zwycięzcę: Po wykonaniu wszystkich powyższych kroków nadszedł czas na skok i powiadomienie zwycięskiego RFP, że nadszedł czas, aby kontynuować projekt.