Plusy i minusy 3 struktur organizacyjnych projektu

Sposób, w jaki twoja organizacja ma strukturę, wpływa na sposób zarządzania projektami i zarządzania nimi. Może również wpływać na to, jak wiele autorytetu i zasięgu musisz wykonać, aby pracować jako kierownik projektu.

Istnieją trzy wspólne struktury organizacyjne, a we wszystkich pracują kierownicy projektów: funkcjonalny, projektowy i macierzowy. Rzućmy okiem na zalety i wady każdego z nich, aby wiedzieć, z czym się zmagamy, gdy dołączymy do nowej struktury.

Funkcjonalna struktura organizacyjna

W funkcjonalnej strukturze organizacyjnej kierownik projektu i wszystkie zasoby pracują w tym samym dziale firmy, takim jak dział sprzedaży i marketingu. Generalnie kierownik funkcjonalny ma więcej uprawnień niż kierownik projektu.

Zalety

Struktura funkcjonalna zapewnia najmniejszą siłę jako kierownik projektu, ale oferuje wiele innych zalet:

• Działa dobrze dla małych zespołów i małych projektów, ponieważ funkcja ma pełną kontrolę nad członkami zespołu i innymi wymaganymi zasobami.
• Możesz łatwo uzyskać dostęp do ekspertów, których potrzebujesz, ponieważ znajdują się w tym samym obszarze funkcjonalnym.
• Szybko zebrać wszystkich, aby rozwiązać problemy związane z projektem.
• Możesz ograniczyć narzędzia komunikacji projektu, których potrzebujesz, ponieważ zespół jest stosunkowo mały i prosty.
• Często otrzymujesz entuzjastycznych członków zespołu, którzy chętnie pracują nad projektem, ponieważ zapewnia im to możliwości rozwoju zawodowego. Praca nad projektem może być świetnym sposobem na zmotywowanie zespołu.

• Jeśli przekazujesz projekt zespołowi funkcjonalnemu, będzie to zespół funkcjonalny, w którym pracujesz, co ułatwi zamknięcie projektu.

Niedogodności

Chociaż ta struktura ma wiele zalet, rozważ również kilka wad:

• Praca odbywa się w silosie, co może oznaczać, że nie masz dostępu do osób spoza działu funkcjonalnego.
• Ludzie w zespole projektowym mogą być bardziej lojalni wobec swojego działu lub kierownika zespołu niż w pracy nad projektem, co może powodować konflikty.
• Duży projekt może kończyć się funkcjonalnym menedżerem projektu dla każdej funkcji. Może to spowodować, że praca popadnie w szczeliny, jeśli wszyscy menedżerowie projektu nie będą harmonijnie współpracować.
• Praca funkcjonalna może być izolująca, ponieważ nie masz możliwości nawiązania szerokiej współpracy z firmą. Utrzymanie strategicznej koncentracji może być trudniejsze.

Struktura organizacyjna projektu

Dedykowane zespoły pracują nad projektami w strukturze organizacyjnej projektu. Kierownik projektu prawdopodobnie ponosi odpowiedzialność za zarządzanie linią członków zespołu projektowego. Przykładem mogą być duże budowle, ale także inicjatywy korporacyjne, które wymagają dedykowanego zespołu. Kierownik projektu ma najwyższą władzę, raportując do sponsora projektu i rady projektowej. Osoby pracujące w zespole bezpośrednio dla kierownika projektu.

Zalety

Oczywistą zaletą struktury projektu jest to, że masz większą kontrolę nad zespołem, ale istnieją również inne zalety.

• Zespoły mogą mieć silne poczucie tożsamości. Jest to najłatwiejsza struktura, w której można stworzyć silną kulturę zespołową.
• Cały zespół koncentruje się na celach zespołu, więc istnieje konflikt lojalności z pracą dzienną dla osób pracujących nad projektem. Ich codzienna praca to projekt.
• Zasoby są poświęcone projektowi, więc znacznie łatwiej zaplanować pracę. Dowiesz się, kiedy członkowie zespołu są dostępni, i nie ma ryzyka, że ​​zostaną oni w krótkim czasie zwolnieni z pracy na rzecz innego menedżera.

• Projekty prowadzone w tej strukturze są świetnymi środowiskami do doskonalenia umiejętności zarządzania projektami, a także bardziej technicznych umiejętności przywódczych.

Niedogodności

Struktura projektu jest najłatwiejsza w obsłudze, ale wciąż ma pewne wady.

• Posiadanie zespołu poświęconego jednemu projektowi to kosztowne zobowiązanie. Jest to opcja tylko w przypadku dużych projektów.
• Jeśli usuniesz ludzi z ich funkcjonalnych zadań, może być im trudno wrócić, zwłaszcza jeśli projekt jest długi. Prace projektowe się rozciągają, a powrót do tego, co robiłeś wcześniej po okresie pracy w multidyscyplinarnym środowisku w nowym, wymagającym projekcie, nie jest atrakcyjną perspektywą dla wielu ludzi. Zarządzanie przejściem zespołu po zamknięciu projektu staje się jeszcze ważniejsze.

• Czasami zamknięcie projektu może oznaczać utratę pracy, jeśli firma przeniosła się, a inna rola nie jest dla Ciebie dostępna.
• Ze swej natury dedykowane zespoły zbierają zasoby, aby pracować nad jedną rzeczą. Mogą ograniczyć liczbę projektów, które firma może wykonać jednocześnie, zwłaszcza gdy różne projekty wymagają tych samych umiejętności.
• Kierownicy projektów w tego typu strukturze również zarządzają liniami swoich zespołów, co oznacza poświęcenie czasu i wysiłku na zadania związane z zasobami ludzkimi, których nie trzeba robić w innych strukturach. Jeśli lubisz ten element pracy z ludźmi, ten czynnik może być zaletą.

Macierzowa struktura organizacyjna

Trzecia opcja to struktura macierzy. Zasoby są udostępniane zarówno w ramach zwykłej pracy, jak i pracy nad projektem. Może to oznaczać odpowiedzialność dwóch menedżerów lub „przerywanej linii” wobec kierownika projektu, a także kierownika zespołu. Funkcjonalna struktura linii zarządzania jest zwykle na miejscu, a kierownik projektu pobiera linię kropkowaną.

Ta struktura dzieli władzę i uprawnienia między kierownika zespołu funkcjonalnego lub działu i kierownika projektu. Musisz wykorzystać swoje umiejętności negocjacyjne do pełnej mocy.

Zalety

Struktury macierzowe są bardzo powszechne, ponieważ umożliwiają menedżerom elastyczne wybieranie sposobu spędzania czasu. Prawdopodobnie w pewnym momencie swojej kariery będziesz pracował w środowisku macierzowym. Zalety tej struktury są następujące:

• Zasoby są wykorzystywane efektywnie i mogą poruszać się między projektami w razie potrzeby.
• Możesz pracować nad wieloma różnymi rzeczami, czasami równolegle - chociaż ten punkt można również uznać za wadę.
• Zespoły i osoby prywatne mogą być bardzo elastyczne. Jeśli pojawi się nowy projekt, który musi mieć pierwszeństwo, łatwo jest przestawić się i nagle skupić się na czymś innym. Nie możesz tego łatwo zrobić w strukturze projektu, co zajmuje więcej czasu, aby się rozwiązać i przegrupować.
• Struktura wymaga, aby wszyscy korzystali z tego samego cyklu życia i metodologii zarządzania projektami, więc przejście między projektami jest łatwe. Ludzie mogą dołączyć do zespołu projektowego przy stosunkowo niewielkiej liczbie wdrożeń wymaganych, gdy terminologia i procesy są powszechne.

Niedogodności

Podobnie jak w przypadku wszystkich ustawień, ten ma również swoje pułapki. Mimo że jest to wspólna struktura, niewiele nowoczesnych miejsc pracy spowodowało problemy z przeciążeniem. Nadanie jednostkom zbyt wiele do zrobienia może być łatwe, jeśli nie masz systemów do zarządzania i monitorowania całego ich obciążenia. Inne wady są następujące:

• Konflikt między projektami jest powszechny, ponieważ możesz walczyć o te same zasoby, co inny projekt.
• Drugi projekt mógł wyodrębnić najlepsze zasoby - najbardziej odpowiednie osoby z odpowiednimi umiejętnościami - lub ich przełożony mógł nie udostępnić ich do pracy nad projektem.
• Mogą wystąpić pewne konflikty między zadaniami zwykłymi i projektowymi dla poszczególnych osób, zwłaszcza gdy obaj menedżerowie nadają im różne priorytety.
• Zasoby mogą mieć konflikt o to, jaką ścieżkę rozwoju podejmą dla swojej przyszłej kariery. Chociaż możesz wiedzieć, że chcesz pozostać w zarządzaniu projektami, możesz mieć możliwość przejścia do bardziej funkcjonalnej roli lub roli zorientowanej na projekt. Ale posiadanie wielu opcji kariery jest dobrą rzeczą, nawet jeśli ma to wpływ na trudne decyzje.

Struktura organizacyjna, która doskonale sprawdza się we wszystkich zwykłych pracach, nie zawsze sprawdza się w projektach i musisz zarządzać w środowisku, w którym pracujesz. Zdobycie doświadczenia w każdej z tych struktur jest dobrym pomysłem, abyś mógł doświadczyć ich z pierwszej ręki. Pomoże Ci zdecydować, które środowisko najbardziej Ci odpowiada i pasuje do Twoich umiejętności i preferencji. Następnie możesz dokonać świadomego wyboru, jeśli masz szansę zdecydować o swoim przyszłym środowisku pracy.

Zrozumienie zalet i wad każdej struktury organizacyjnej projektu daje szansę na ustalenie, gdzie najlepiej spędzić czas i wpływy, aby jak najlepiej wykorzystać zespół i pomóc w pomyślnym zakończeniu projektu.