10 rzeczy do zapamiętania dla realizacji projektu

Cały ten czas spędziłeś pracując ze swoim zespołem i dostarczając fantastyczny produkt. Teraz nadszedł czas, aby umieścić to na żywo i sprawić, aby użytkownicy weszli na własność wyniku końcowego. Jesteś gotowy? Będziesz po tym, jak to przeczytasz.

1. Wdrożenie projektu rozpoczyna się od planu

Niezależnie od tego, co wdrażasz, potrzebujesz planu przejścia od „projektu” do „zwykłego biznesu”. Mam nadzieję, że jest to już udokumentowane, a przynajmniej naszkicowane. Jest to część projektu, która mieści się pomiędzy dostarczeniem projektu a zamknięciem projektu w cyklu życia projektu.

Jeśli nie masz szczegółowego planu, nadszedł czas, aby dokładnie ustalić, w jaki sposób ta część projektu ma się obniżyć. Reszta tego artykułu pomoże.

2. Zaangażuj zespół operacyjny

Jeśli nie masz firmy w zwykły sposób lub zaangażowane są w pełni zespoły operacyjne, rozpocznij to zaangażowanie już teraz. Będą oni właścicielem wyjścia do przodu. Jeśli zbudujesz biuro, będą w nim pracować. Jeśli zaprojektowałeś aplikację na smartfona, będą ją sprzedawać i rozpatrywać skargi klientów.

Muszą być gotowi na przyjęcie wszystkiego, co daje im twój projekt.

Wskazówka bonusowa: Buduj zaufanie z właściwymi ludźmi na wczesnym etapie projektu i zwróci się w tym momencie.

3. Przygotuj materiały szkoleniowe

Byłoby wspaniale, gdyby twój projekt dostarczał coś tak intuicyjnego, że nikt nie potrzebowałby szkolenia w zakresie jego używania, ale rzadko jest tak w przypadku złożonych projektów, nad którymi pracujemy dzisiaj.

Jeśli jest to małe ulepszenie istniejącego systemu, możesz uciec od krótkiego e-maila do użytkowników i zrzutu ekranu, który będzie wyglądał inaczej, gdy zalogują się jutro.

Coś więcej niż to, a będziesz musiał przygotować kilka poważnych materiałów szkoleniowych, które pomogą im uporać się z tym.

Wskazówka bonusowa: Upewnij się, że ludzie są ustawieni w kolejce, aby przeprowadzić szkolenie. Jeśli podążasz drogą szkolenia „na żywo” (lub nawet szkolenia samodzielnego w trybie online - nadal potrzebujesz kogoś do nagrania materiałów), powinieneś sprawdzić ich dostępność. Najlepiej byłoby, gdybyś sam nie szkolił się jako kierownik projektu.

4. Zaplanuj wystarczająco dużo czasu na szkolenie

Szkolenie, to popołudnie, prawda? Możemy przygotować szkolenie BHP dla nowych pracowników podczas przerwy na lunch, OK?

Nie! Porozmawiaj z niektórymi osobami w swoich zespołach HR i dowiedz się, jak długo trwa szkolenie wysokiej jakości. Dodaj do tego fakt, że być może będziesz musiał prowadzić kursy twarzą w twarz wiele razy, aby umożliwić osobom przebywającym na różnych zmianach lub poza pracą lub zaangażowanym w coś tak krytycznego, że nie mogą uczestniczyć w szkoleniu tego dnia, i możesz zobacz, jak szybko wydłuża się czas szkolenia.

Potrzebujesz tego, czego potrzebujesz. Skąp się na szkoleniu i nie uzyskasz zwrotu z inwestycji w wyniku końcowym. Prosty.

5. Komunikuj się, komunikuj, komunikuj się

Czy wszyscy wiedzą, co wydarzy się w dniu na żywo? W razie potrzeby przygotuj plan odliczania, który dokumentuje, kto robi co za godzinę. Wykorzystaliśmy je z powodzeniem na dużych wdrożeniach oprogramowania, w których istnieje wiele kroków i zespołów zaangażowanych w przygotowanie i uruchomienie nowej technologii. Na przykład zespół infrastruktury musi upewnić się, że sprzęt jest gotowy i przeszedł ostateczne kontrole. Następnie zespół platformy przygotowuje środowisko i wykonuje niezbędne kopie zapasowe.

Zespół aplikacji wykonuje instalację, a następnie migracja danych wymaga wylogowania użytkownika. Możesz zobaczyć, jak wiele ruchomych części może powodować problemy, jeśli nie ma jasnego podejścia krok po kroku do uruchomienia wielkiego dnia.

6. Uporządkuj swoją dokumentację

Twoje dokumenty projektowe będą stanowić podstawę tego, co ludzie szukają w przyszłości, aby dowiedzieć się, co powinni wiedzieć o tym, co się stało.

Upewnij się, że archiwizujesz i porządkujesz wszelką dokumentację związaną z projektem, w tym dzienniki projektu, oraz wszelkie raporty projektowe, które pokazują historię i kluczowe decyzje. Ludzie mogą potrzebować odwoływać się do nich w przyszłości.

7. Wykonaj Zarządzanie zmianami

Lub współpracuj z kimś, kto to zrobi, jeśli masz wykwalifikowanych liderów działów lub kierownika ds. Zmian biznesowych w personelu.

Zarządzanie zmianami w projektach jest kluczowym czynnikiem zapewniającym oczekiwane korzyści biznesowe. Może pomóc w osadzeniu nowych procesów lub produktów i powstrzymać ludzi od powrotu do starych sposobów pracy.

8. Sprawdź transfer wiedzy

OK, więc nie sprawisz, że IT Service Desk zda egzamin na twój projekt lub coś, ale poświęć trochę czasu i wysiłku, aby sprawdzić, czy naprawdę wzięli na siebie wiedzę, którą im przekazałeś.

Możesz to zrobić, trzymając się przez pierwszy tydzień na żywo lub angażując się w zajmowanie się projektami, a nawet pozwalając im uruchomić całą implementację.

Bądź tam, jeśli Cię potrzebują, i porozmawiaj z kierownictwem tych zespołów, aby sprawdzić, czy wszyscy czują się pewnie, zanim się wyprowadzisz.

9. Nie zapomnij o danych

Niezależnie od tego, czy wdrażasz coś nowego, czy coś ulepszasz, w jakiś sposób pojawią się dane organizacyjne. Jeśli musisz przenieść dane z jednego miejsca lub systemu do innego, zaplanuj to (i jak sprawdzisz, czy wszystko sprawiło, że wszystko jest OK). Jeśli tworzysz nowe źródła danych - czy to w nowej lokalizacji biurowej, czy w oprogramowaniu - upewnij się, że zgodnie z planem może przesyłać dane z powrotem do głównych systemów firmy.

W wielu przypadkach ostateczny test odbywa się w środowisku na żywo. Miej zespół techniczny i analityków danych w stanie gotowości na wypadek, gdyby sprawy się nie powiodły.

10. Zaplanuj swoje wyjście

Nie chcesz być częścią tego projektu na zawsze, więc musisz wiedzieć, że możesz bezpiecznie wyjść. Chodzi o to, aby uczynić twój zbędny, abyś mógł łatwo przejść do nowego projektu. Gdy zespół jak zwykle może stać sam, nie powinieneś być już potrzebny. Zaplanuj to tak szybko, jak to możliwe!