Uproszczenie i przyspieszenie dostarczania usług HR

Liderzy działu kadr stanowią istotne źródło wsparcia i komfortu dla pracowników zarówno w życiu osobistym, jak i zawodowym. HR to działalność usługowa, która obejmuje pomoc pracownikom w rozwijaniu kariery i rozwiązywaniu problemów między pracownikami a przełożonymi.

HR wspiera ich także w najważniejszych i najważniejszych wydarzeniach w ich życiu, w tym w małżeństwie, porodzie i walce z poważną chorobą.

Jednak zbyt często rutynowe usługi administracyjne, takie jak wielokrotne odpowiadanie na te same pytania lub wykonywanie prostych transakcji, pochłaniają większość czasu HR.

Zmniejsz obciążenie administracyjne

Kluczem do zmniejszenia obciążenia administracyjnego jest szkolenie pracowników, aby stali się bardziej samowystarczalni i automatyzowali bardziej przyziemne zadania.W takim przypadku zastosowanie podejścia do zarządzania usługami może pomóc. Zarządzanie usługami upraszcza dostarczanie rutynowych usług administracyjnych, uwalniając czas na skupienie się na działaniach o wysokiej wartości.

Typowa organizacja HR prawdopodobnie posiada systemy do zarządzania danymi pracowników i czynnościami związanymi z płacami. Jednak prawdopodobnie nie ma zautomatyzowanego systemu do obsługi zapytań pracowników i realizacji żądań.

Zastanów się, co się stanie, gdy pracownik otrzyma wezwanie do obowiązków ławy przysięgłych: są szanse, że firma nadal korzysta z fizycznej dokumentacji lub ciągu e-maili, aby poradzić sobie z prośbą pracownika o czas wolny od pracy.

Ponieważ interakcje pracowników są często śledzone za pomocą wiadomości e-mail i arkuszy kalkulacyjnych, żądania pracowników są często pomijane lub przeoczane. Błędy się wtedy zdarzają, powodując dalszą frustrację i dodatkową pracę dla HR.

Za pomocą poczty e-mail nie ma łatwego sposobu sprawdzenia, czy żądanie jest zablokowane, ani wskazania i wyeliminowania wąskich gardeł procesu. Podobnie trudno jest analizować i odpowiadać na potrzeby pracowników - na przykład identyfikować często wymagane informacje i upewnić się, że są one dostępne online.

Ręczne procesy administracyjne frustrują pracowników i są ogromnym problemem dla zespołów HR. Ostatnie badanie wykazało, że pracownicy działu HR spędzają średnio 12 godzin tygodniowo na rutynowych rozmowach i e-mailach od pracowników.

Podejście do zarządzania usługami do zaspokajania potrzeb pracowników

Podejście do zarządzania usługami eliminuje te żmudne i czasochłonne procesy. To nie tylko zastępuje pocztę elektroniczną, ale zmienia sposób, w jaki HR angażuje pracowników.

Pomyśl o zarządzaniu usługami jako idealnym połączeniu asystenta administracyjnego i kierownika projektu. Reaguje natychmiast na żądania pracowników, postępuje przypadki, automatyzuje powtarzalne procesy ręczne, a nawet zarządza złożonymi działaniami międzyresortowymi, takimi jak wprowadzanie pracowników na pokład i off-boarding.

Zarządzanie usługami nigdy nie zapomina ani nie popełnia błędów, zawsze podąża za ludźmi, aby wszystko zostało zrobione, i pozwala wiedzieć, czy istnieje problem, którego nie może rozwiązać. Pokazuje także, gdzie Twoi pracownicy spędzają czas - dzięki czemu możesz zoptymalizować wdrażanie zasobów i zmaksymalizować wydajność.

Zarządzanie usługami nie zastępuje obecnego systemu zarządzania kapitałem ludzkim - integruje się z nim i uzupełnia go, zapewniając widoczność i kontrolę pracy, którą prawdopodobnie wykonujesz dziś głównie za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Zapewnia również taki sam poziom widoczności pracownikom. Mogą zobaczyć status swoich zapytań, zamiast odczuwać, że ich prośby zniknęły w czarnej dziurze wkrótce po ich przesłaniu.

Zapewnienie pracownikom możliwości nadzorowania postępów w zakresie ich zgłoszeń znacznie zmniejsza liczbę sfrustrowanych wiadomości e-mail dotyczących kontynuacji, połączeń telefonicznych i osobistych wizyt w dziale kadr, dodatkowo zmniejszając obciążenie administracyjne działu kadr.

Zalety podejścia do zarządzania usługami

Zarządzanie usługami rozpoczyna się od uruchomienia internetowego portalu HR, w którym pracownicy mogą znaleźć informacje dotyczące HR i poprosić o usługi HR. Najlepiej byłoby, gdyby pracownicy mieli dostęp do tego portalu na swoich komputerach roboczych, komputerach domowych, laptopach i smartfonach i tabletach.

To pozwala im przejąć kontrolę nad ich podstawowymi potrzebami HR - takimi jak rejestracja świadczeń lub aktualizacje statusu. Pracownicy po prostu wybierają rzeczywiste usługi, których potrzebują z katalogu usług lub szukają informacji w bazie wiedzy portalu.

Gdy pracownik składa wniosek za pośrednictwem portalu, system zarządzania usługami automatycznie tworzy sprawę i przechowuje ją przez cały proces realizacji. Obejmuje to przypisanie sprawy do właściwego eksperta ds. Zasobów ludzkich, automatyczne przekierowanie sprawy z osoby do osoby po zakończeniu każdego etapu realizacji i zachowanie pełnej historii przypadku.

Możesz również rozszerzyć tę usługę na inne działy. Na przykład systemy zarządzania usługami mogą automatycznie konfigurować konta IT lub żądać powierzchni biurowej dla nowych pracowników w ramach procesu wdrażania.

System zarządzania usługami kieruje kompleksowymi procesami dostarczania usług HR i wie, jak te procesy działają. Na przykład może automatycznie poinformować Cię, kiedy sprawa jest zablokowana, abyś mógł podjąć działanie.

Generuje również szeroki zakres wskaźników KPI i innych wskaźników procesu - na przykład, jak dobrze zespół reaguje na zapytania pracowników. Może nawet analizować typy zapytań opartych na wiedzy, ułatwiając identyfikację i uzupełnianie luk w treści.

Wniosek

Specjaliści HR wybierają karierę w HR, ponieważ chcą pomagać ludziom, nie spędzać dni na składaniu dokumentów, aktualizowaniu arkuszy kalkulacyjnych i odpowiadaniu na e-maile. Zbyt często prozaiczne prośby i stosy dokumentów przerywają tę pracę, co frustruje ich i pracowników, którym próbują pomóc.

HR jest dostawcą usług i może spojrzeć na przykład swojego innego dostawcy usług, działu IT. Dział IT przejął wiodącą rolę w wielu przedsięwzięciach mających na celu zastosowanie dyscypliny zarządzania usługami do automatyzacji składania wniosków i wypełniania zgłoszeń pomocy technicznej.

Automatyzacja tych zadań pozwala działom informatycznym skupić się na bardziej strategicznej pracy, która może pomóc firmie w osiągnięciu szerszych celów biznesowych i lepiej zademonstrować wartość IT.

Podejście do zarządzania usługami jest kluczem do podniesienia profilu HR przez liderów biznesu poprzez dostarczanie usług o wyższej jakości i zwiększenie zadowolenia pracowników przy jednoczesnym zmniejszeniu obciążenia pracą. HR może poświęcić swój czas i wiedzę na bardziej strategiczne działania, które przyspieszają rozwój firmy.