Jak stworzyć skuteczny program sugestii dla pracowników

Pułapki źle przemyślanego programu sugestii pracowników są liczne, legendarne i najczęściej - łatwe do uniknięcia. Starannie skonstruowany program sugestii pracowników, który jest wprowadzany z zaangażowaniem organizacyjnym, jasnością i ciągłą komunikacją, może pozytywnie wpłynąć na zyski i motywację i entuzjazm pracowników.

Źle przemyślany, pośpiesznie uruchomiony, nieokreślony program sugestii pracowników może odstraszyć ludzi i wywołać złą wolę, cynizm i nieporozumienia. To jest los wielu programów sugestii pracowników, które są bezmyślnie uruchamiane za pomocą pola sugestii pracowników.

Czy Twoja firma potrzebuje programu sugestii pracowników?

Przed uruchomieniem programu sugestii pracowników, rozważ swoją kulturę korporacyjną. Czy otrzymujesz obecnie świeże i przemyślane pomysły?

Czy sugestie pracowników są już widoczne na spotkaniach personelu iw swobodnej rozmowie? Jeśli tak, to może bardziej nieformalne metody kultywowania nowych pomysłów są uzasadnione niż pełny program sugestii pracowników lub pole sugestii pracowników.

Być może możesz zaplanować sesje burzy mózgów w departamencie lub wygenerować pomysły na konkretne tematy podczas części cotygodniowego spotkania pracowników. Możesz ustawić dzień w miesiącu na lunch, na którym każdy pracownik jest proszony o przesłanie co najmniej jednego pomysłu.

Możesz poprosić swoich menedżerów o przyniesienie trzech pomysłów pracowników na spotkanie każdego menedżera. Kreatywność dobrze ci służy w generowaniu pomysłów.

Jeśli nie, zacznij od pytania, co z twoją kulturą obecnie tłumi pomysły? Czy te problemy będą nadal występować podczas wdrażania programu sugestii pracowników? Jeśli tak, Twój skuteczny program sugestii pracowników musi wyeliminować lub obejść te przeszkody, zanim zaczniesz.

Programy sugestii dotyczące pracowników, w tym często wdrażane pole sugestii, muszą być starannie skonstruowane i wdrożone, ponieważ są nieporęczne, trudne do nadrobienia, czasochłonne, mogą powodować trudniejsze uczucia niż pozytywne wyniki i muszą być ściśle i sprawiedliwie zarządzane.

Elementy programu pomyślnej sugestii pracownika

Kilka programów sugestii pracowników odniosło sukces, ale programy sugestii pracowników, które odniosły sukces, miały wspólne elementy sukcesu. Możesz poczekać na wiele czynników uznanych za istotne dla powodzenia programu sugestii pracowniczych, ale są to czynniki wspólne dla każdego udanego procesu pracy, który wymaga czasu pracownika i oferuje możliwość uzyskania znaczących nagród i uznania.

Jeśli realizujesz program sugestii pracowniczych, dla jego sukcesu musi nastąpić co następuje.

Wyznacz Zespół ds. Przeglądu Sugestii Międzyfunkcyjnych

Zespół interdyscyplinarny musi przejrzeć sugestie, które należy potwierdzić w ciągu 48 godzin. Jeśli ten zespół to wszyscy menedżerowie lub wszyscy dyrektorzy, może to być postrzegane jako brak kontaktu lub zmiana blokady. Będzie jednak miał możliwość wdrożenia sugestii, które otrzymuje.

Jeśli dotyczy innych pracowników, proces może być czasochłonny i postrzegany jako służący interesom własnym. Umowa o wyższym kierownictwie i własność stają się drugim etapem procesu zatwierdzania. Ludzie w zespole muszą być gotowi do zmiany i gotowi zapytać „dlaczego nie” zamiast „dlaczego”?

Finanse, a zwłaszcza wszystkie inne działy, muszą być reprezentowane w zespole przeglądu sugestii. Jeśli menedżerowie lub dyrektorzy przejrzą sugestie, przegląd musi być częścią regularnie zaplanowanego spotkania, z propozycjami dystrybuowanymi i rozważanymi z wyprzedzeniem.

Jeśli zespół spotyka się częściej niż raz w miesiącu, staje się to więcej pracy, niż zwykle ludzie chcą. Obracaj członków tego zespołu 4-6 razy w roku, ale nie wszystkich członków naraz, jeśli wybrany przez ciebie zespół przeglądający sugestie to międzyfunkcyjny zespół pracowników. Wybór członków zespołu do zespołu ds. Przeglądu sugestii powinien odzwierciedlać, w jaki sposób biznes jest ogólnie osiągnięty w twojej kulturze.

Oto więcej pomysłów na zaprojektowanie i administrowanie efektywnego programu sugestii pracowników - poza ramką sugestii.

Ustal wytyczne dla swojego programu sugestii dla pracowników

Publikuj publicznie proces zgłaszania sugestii i przeglądu

Proces ustalony w celu przedłożenia i przeglądu sugestii w programie sugestii pracowników powinien być publicznie przekazany. Podziel się wszystkimi wytycznymi, a zwłaszcza celami, które starasz się osiągnąć, uruchamiając program sugestii pracowników.

Ustal wytyczne dla procesu sugestii pracowników

Musisz ustawić wytyczne, na przykład, które tematy są otwarte na sugestie. Najprawdopodobniej będą to pomysły, które wpływają na oszczędności kosztów, jakość, produktywność, usprawnienia procesów, generowanie przychodów i poprawę morale.

W przeciwnym razie, jak odkrył mały menedżer firmy na Florydzie, obiecując 25 $ na propozycję pracownika w polu sugestii pracowników; otrzymał szereg sugestii dotyczących pracowników, które obejmowały te. Umieść maszynę do lodów w jadalni, umieść maszynę do wyrzucania kukurydzy w jadalni, a każdy pracownik, który osiągnie dzienną liczbę produkcyjną, powinien móc wrócić do domu bez względu na porę dnia.

Sugestia pracownika musi zawierać szczegóły dotyczące poprawy

Sugestia pracownika musi być czymś więcej niż tylko sugestią. Musi dostarczyć pewnych szczegółów na temat tego, jak wnioskodawca uważa, że ​​sugestię należy wdrożyć. Łatwo jest odrzucić pomysł, więc trzeba wymagać, aby dodatkowy szczegół towarzyszył pomysłowi, a nie pełnowymiarowy plan działania - ale przynajmniej więcej szczegółów niż pomysł.

Sugestia pracownika musi opisać potencjalny wpływ

Zdecydowanie wymaga „dlaczego” i „jak” pomysł wpłynie na firmę, w tym analizę oszczędności kosztów. Jednocześnie w ramach tych parametrów proces sugestii powinien być prosty. Jedna firma, która próbowała uzyskać sugestie od pracowników, miała trójstronny formularz sugestii pracowników, a menedżerowie zastanawiali się, dlaczego nie otrzymali żadnych sugestii dotyczących pracowników.

Radzić sobie inaczej z sugestiami dotyczącymi własnej pracy pracownika

Pomysłów, które są integralnie związane z pracą danej osoby, nie należy traktować lub traktować inaczej. W Toyocie każdego roku generowane są miliony sugestii. Powodem, dla którego mają tak wiele sugestii pracowników, jest to, że ich pracownicy są ściśle skoncentrowani na poprawie własnej pracy.

Pracownik myśli o pomyśle ulepszenia, dzieli się nim ze swoim przełożonym, a następnie, jeśli jest to uzasadnione, pomysł jest natychmiast wdrażany. Nie ma czasochłonnego procesu lub grupy menedżerów, którzy muszą brać pod uwagę większość pomysłów. W tym scenariuszu menedżerowie muszą być w stanie nagradzać ludzi, którzy wymyślają pomysły, które pasują do parametrów programu.

Przekaż pracownika odpowiedzialnego za program sugestii pracowników

Musisz wyznaczyć administratora dla programu sugestii pracowników, który upewni się, że proces zostanie przeprowadzony zgodnie z obietnicą. Średniej wielkości firma produkcyjna z Michigan znalazła się na liście ponad stu sugestii, które ugrzęzły w komisji rewizyjnej, która odkładała spotkania. Co za morale dla ludzi, którzy, miejmy nadzieję, zmienili te sugestie.

Przekazuj proces sugestii i cele

Podaj do wiadomości publicznej proces, który został ustalony zgodnie ze wszystkimi wytycznymi, a zwłaszcza cele, które starasz się osiągnąć, uruchamiając program sugestii pracowników. Ustal wytyczne, takie jak tematy otwarte na sugestie: oszczędność kosztów, jakość, produktywność, usprawnienia procesów, pomysły generujące dochód oraz zwiększona motywacja pracowników i pozytywne morale.

Kierownik wyższego szczebla musi bronić programu sugestii pracowników i zasiadać w komisji oceniającej. Daje to wiarygodność programowi sugestii pracowników i sprawia, że ​​sugestie są ważne.

Oto więcej pomysłów na zaprojektowanie i administrowanie efektywnego programu sugestii pracowników - poza ramką sugestii.

Nagrody i uznanie w programie sugerowania pracowników

Nagroda za zaimplementowane sugestie musi być jasno określona na początku. Jeśli sugestia pracownika jest pomysłem oszczędnościowym, w wielu programach sugestii pracowniczych pracownik otrzymuje procent oszczędności: często ta nagroda może wynosić pięć dwudziestu procent udowodnionych oszczędności.

Zastanawiając się nad programem sugestii pracowników, zdaj sobie sprawę, że oszczędności kosztów „trudno” udowodnić, jeśli nie masz dobrych liczb określających proces przed wdrożeniem propozycji pracownika. Dlatego często pierwszym krokiem we wdrażaniu sugestii oszczędzania kosztów jest „zmierzenie” procesu, aby upewnić się, że wiesz, w jaki sposób proces jest obecnie wykonywany.

Inne, mniej mierzalne pomysły procesu wymagają standardowej nagrody.Często uznanie jest najważniejsze dla pracownika.

Nagrody mogą obejmować towary z logo firmy, bony upominkowe, lunch z kierownikiem wyboru pracownika, kwartalną kolację z nagrodami i wskazówkę na zakup droższych przedmiotów z katalogów.

Rzeczywiście, biorąc pod uwagę trudność mierzenia wyników wielu sugestii pracowników, niektóre firmy oferują te nagrody uznania, nawet jeśli pomysły zostały dodane do dolnej linii znacznie. Nie jest to jednak tak motywujące, jak pracownik otrzymujący część oszczędności zrealizowanych w określonym okresie, takim jak rok.

Informacje zwrotne w programie sugerowania pracowników

Przekaż opinię osobom prywatnym, zwłaszcza jeśli pomysł zostanie odrzucony. W przeciwnym razie ludzie będą niechętnie wyciągać szyki, oferując nietypowe i prawdopodobnie najbardziej owocne sugestie.

Z drugiej strony, gdy sugestia pracownika jest wdrażana i skutkuje nagrodą, należy publicznie potwierdzić wkład na spotkaniu pracowników, za zgodą zaangażowanego pracownika. Dodatkowo możesz zamieścić sugestię pracownika, nazwiska pracowników zespołu wdrożeniowego oraz nagrodę za sugestię.

Utrzymywanie uczestników programu sugestii pracowników na bieżąco z postępami w zakresie ich sugestii w programie jest ważniejsze niż udzielanie sugestii szybkim odpowiedziom. Pracownicy chcą tylko wiedzieć, co dzieje się po drodze z ich pomysłami.

W wielu organizacjach sugestie wydają się zanikać w ciemnej dziurze, z której mogą się nie wydobywać przez miesiące - gwarantowane niepowodzenie programu sugestii pracowników.

Popularnym podejściem do implementacji sugestii jest włączenie sugestii do każdego zespołu wdrożeniowego. Dzięki temu sugestie są rozsądne. Jako minimum, jeśli sugestia zostanie zaakceptowana, musisz mieć harmonogram wdrożenia, który sugestia jest świadomy i rozumie.

Więcej wskaźników dla Twojego programu sugestii odnoszących sukcesy pracowników

Programy sugestii pracowników muszą podkreślać jakość sugestii, a nie liczbę sugestii. Wiele programów zachęca do czegoś przeciwnego, co jest jednym z powodów, dla których ludzie tak łatwo się nimi zniechęcają; nie dostarczają zbyt wiele pieniędzy na zainwestowane pieniądze i czas.

Anonimowe sugestie pracowników nie są zachęcane w ramach procesu sugestii lub pola sugestii pracowników. Ludzie powinni być gotowi publicznie poprzeć swoje pomysły. Przynajmniej taka jest kultura firmy, której potrzebujesz, aby zachęcić do stworzenia udanej organizacji.

W rzeczywistości Peter Block, jeden z najważniejszych guru rozwoju organizacji, działający obecnie, sprzeciwia się anonimowym opiniom (z ankiet pracowniczych itd.), Ponieważ zachęca do anonimowej opinii o kulturze. Czy niektórzy pracownicy nie będą zgłaszać sugestii? Prawdopodobnie, ale zadaj sobie pytanie, jaką firmę chcesz stworzyć? Chcesz zachęcić pracowników do praktykowania odwagi organizacyjnej.

Nagradzaj nie tylko pracowników, którzy składają zwycięskie pomysły. Nagradzaj i rozpoznawaj menedżerów i przełożonych, którzy wykonali najlepszą pracę, zarówno zachęcając do sugestii pracowników, jak i wychodząc z drogi postępu.

Zastanów się także nad tym, jak sugerować klientów i dostawców, zwłaszcza że program sugestii pracowników dojrzewa i jest skuteczny.

Wiele programów sugestii zostało wdrożonych w przeszłości. Większość poniosła porażkę z powodu nieuwzględnienia przez organizacje tych punktów.

Ludzie zaczynają tworzyć źle zdefiniowane, rozmyte programy, które nie definiują nagród, strategii wdrażania i systemów komunikacyjnych. Ludzie, którzy nie otrzymują aktualnych informacji zwrotnych, przestają zgłaszać pomysły.

Jeśli każdy pomysł staje się „dlaczego powinniśmy” zamiast „dlaczego nie powinniśmy”, ludzie szybko się zniechęcają. Proces staje się żartem. Albo proces sugestii lub pole są po prostu ignorowane. Ile pustych pudełek z sugestiami siedzi w firmach w Ameryce? Więcej niż chciałbyś policzyć. Skorzystaj z tych sugestii, aby upewnić się, że proces sugestii pracownika lub program rozwija się.